Робота з кадровим резервом: методи, організація, оцінка

Формування резерву кадрів, робота з кадровим резервом – досить специфічні види управлінської діяльності. Для їх здійснення необхідно вибрати здатних до просування співробітників і грамотно їх підготувати. Розглянемо далі, як здійснюється формування кадрового резерву та робота з ним.

Загальні відомості

Організація роботи щодо формування кадрового резерву передбачає кілька етапів. В першу чергу необхідно визначити конкретні посади, які можуть бути затребувані, оцінити реальну потребу в них. Важливим елементом забезпечення продуктивності розвитку кар’єри службовців виступає знання і застосування мотивів, якими вони керуються у своїй професійній діяльності.

Основні поняття

Що таке кадровий резерв? Він являє собою групу фахівців і керівників, що мають здатність здійснювати управлінську діяльність. Службовці, які будуть включені до її складу, повинні відповідати вимогам, запропонованим посадою того або іншого рангу. Працівники підприємства проходять відбір і систематичну цільову кваліфікаційну підготовку.

Класифікація груп

Існує кілька типів резервів. Класифікація може здійснюватися, наприклад, за видом діяльності. За цим критерієм виділяють резерви:

Розвитку. До такої групи входять фахівці і керівники, які готуються до діяльності за новими напрямами. Необхідність її створення може обумовлюватись, наприклад, диверсифікацією виробництва, розробкою нових технологій або продукції. Службовці, включені в цю групу, можуть вибрати або керівну, або професійну кар’єру.

Функціонування. Діяльність цієї групи пов’язана із забезпеченням ефективної роботи підприємства в майбутньому. Співробітники, що входять до неї, орієнтовані на розвиток керівних навичок.

В залежності від призначення виділяють резерви:

• А. У цю групу включені співробітники, які висуваються на вищі пости в поточному періоді.
• Ст. В цій групі присутні службовці, висунення яких передбачається найближчим часом (протягом 1-2 років).

Специфіка

План роботи кадрового резерву вибудовується з урахуванням ряду особливостей. Існує кілька факторів, без обліку і аналізу яких діяльність не принесе очікуваного результату. В першу чергу до уваги береться актуальність потреби у заміщенні посад. Вона повинна бути обґрунтованою і реальною. Важливе значення має аналіз відповідності кандидата типом групи і посади. Ще один принцип роботи з кадровим резервом полягає у визначенні перспективності співробітника. Перед включенням його до складу групи досліджується його орієнтація на кар’єрне зростання, стаж, динамічність діяльності, стан здоров’я, вік. Формування резерву кадрів, робота з кадровим резервом передбачає облік не тільки загальних, але й спеціальних вимог, яким повинні відповідати керівники конкретного відділу, цеху, підрозділу. Істотне значення мають особисті якості кандидатів.

Джерела

В резерв кадрів можуть бути включені:

Керівні працівники управлінського апарату, дочірніх підприємств.

Провідні та головні спеціалісти.

Молоді працівники, які успішно пройшли стажування.

Фахівці, що володіють відповідною освітою і позитивно зарекомендували себе у виробничій діяльності.

Етапи

Розглянемо особливості технології роботи з кадровим резервом. Результативність діяльності буде залежати від того, наскільки чітко буде дотримуватися схема проведення заходів. В план роботи слід включити:

Аналіз доцільності створення груп.

Складання списку.

Підготовку кандидатів.

Аналіз

Робота з кадровим резервом в організації починається з:

Прогнозування змін у структурі апарату.

Вдосконалення системи просування співробітників.

Визначення ступеня насиченості резервів по окремих посад або їх групами. Зокрема, встановлюється кількість кандидатур, що припадають на кожен пост.

Визначення ступеня забезпеченості резервом номенклатурних посад.

Ці заходи дозволяють визначити потребу в працівниках на поточний та майбутній періоди.

Визначення чисельності

Для оцінки оптимальної кількості кадрів в резерві слід встановити:

Потреба фірми в управлінських працівників на найближчий час або тривалий (до 5 років) період.

Фактична кількість підготовлених груп фахівців на кожному рівні. При цьому значення не буде мати місце, де проходив навчання той чи інший співробітник.

Приблизний відсоток вибуття з окремих груп службовців. Це може обумовлюватись, приміром, невиконання індивідуальної програми підготовки зважаючи виїзду в іншу місцевість.

Кількість вивільнених працівників у зв’язку із змінами у структурі управління керівного апарату, які можуть залучатися до аналогічної діяльності на інших ділянках підприємства.

Усі зазначені вище питання необхідно вирішити до того, як буде розпочато формування кадрового резерву та робота з ним.

Складання списків

В ході цього етапу слід встановити:

Хто саме з працівників може і повинен бути включений в перелік.

Кому із службовців, що входять у списки, слід пройти підготовку.

Яка форма навчання буде застосовуватися до кожного конкретного працівника. При вирішенні цього питання враховуються індивідуальні особливості службовця, перспективи використання його потенціалу на керівній посаді.

Основні прийоми

На практиці використовуються такі методи роботи з кадровим резервом:

Аналіз відомостей, що містяться в документації. Зокрема, досліджуються звіти, характеристики, автобіографії, результати атестації та інші

Бесіди за спеціально складеними планами або вопросникам. В ході такого інтерв’ювання виявляються мотиви поведінки, прагнення, потреби співробітника.

Спостереження за діяльністю службовця в різних ситуаціях і умовах.

Аналіз результатів праці. Досліджуються показники продуктивності, якості виконаної роботи, кількість виконаних належним чином завдань. Аналіз проводиться за період, що найбільш характерний для оцінки діяльності керівництва.

Порівняння якостей співробітників з вимогами, що висуваються до посад відповідного рангу. Під кожен конкретний пост побирається конкретний службовець.

Ключові фактори

Метод підбору кандидатів вимогам посади передбачає створення трьох типів профессіограмм з усієї номенклатури керівних посад, критеріїв якостей та фактографічних даних співробітників. До найбільш вагомих факторів, що підлягає обліку, відносять:

Мотивацію праці. Вона передбачає інтерес до професійних питань і творчої діяльності, прагнення розширювати кругозір, орієнтованість на перспективу, досягнення, успіх, готовність до різних соціальних конфліктів в інтересах підприємства, до обґрунтованого ризику.

Компетентність і професіоналізм. При підборі кандидатів враховується відповідність віковим та освітнім цензам, стаж, рівень профпідготовки, самостійність у прийнятті і реалізації рішень, вміння вести переговори та аргументувати свою думку, відстоювати свою позицію тощо

Індивідуальні якості та потенціал. До уваги беруться такі якості, як уважність, рівень інтелігентності, комунікабельність, гнучкість, авторитетність, мобільність, емоційна і нервово-психічна стійкість, організаторські здібності і так далі.

Основні завдання

На етапі складання списків здійснюється:

Оцінка співробітників.

Порівняння комплексу якостей і вимог, необхідних для конкретної посади.

Порівняння кандидатів на одну посаду і визначення більш відповідного співробітника.

В результаті проведених заходів початковий список може бути відкоректований.

Підготовка

Мета роботи з кадровим резервом полягає у створенні високопрофесійної групи фахівців, які при необхідності займуть посади в управлінському апараті компанії. Для її досягнення вибору підходящих співробітників вкрай недостатньо. Робота з кадровим резервом передбачає грамотну їх підготовку. Вона може здійснюватися різними способами. Серед основних слід відзначити:

Індивідуальну підготовку під керівництвом вищестоящого начальника.

Стажування на посаді. Вона може проходити як на своєму, так і на будь-якому іншому підприємстві.

Навчання в інституті і відвідування курсів в залежності від посади.

Нюанси

Фахівці, що займаються підбором співробітників, чудово знають, як буває складно правильно визначити найбільш перспективний напрям у розвитку кар’єри. Мета роботи з кадровим резервом у багатьох компаніях досягається шляхом застосування прийому “каруселі”. Він припускає тимчасову ротацію працівників усередині підприємства зі зміною підрозділів, виконуваних ними функціональних обов’язків, персональної відповідальності та повноважень. За таким принципом часто ведеться робота з кадровим резервом державної служби. Такий прийом, з одного боку, дозволяє фахівця з персоналу здійснювати спостереження за співробітником в ході вирішення ним різних професійних завдань та виконання тих чи інших функціональних обов’язків. Разом з тим зберігається можливість проведення зворотних перестановок без втрат.

Складності

Перевірка правильності формулювання вихідних пунктів кар’єрних програм співробітників шляхом спостереження дозволяє створити якісні кадрові резерви. Державні роботи, наприклад, вимагають ретельної підготовки фахівців. Тому якщо в програмах були допущені помилки і прорахунки, їх необхідно виявляти якомога раніше з мінімальним збитком і для самого працівника, і для всього органу (підприємства) в цілому. Безумовно, без недоліків не обійтися. Однак цілком можливо їх мінімізувати. Робота з кадровим резервом ускладнюється також і тим, що кожна компанія (структура влади), як, власне, і людина, – унікальні. Для підприємств не існує єдиних, загальних, універсальних законів побудови, функціонування, розвитку. У зв’язку з цим робота з кадровим резервом передбачає врахування багатьох, в тому числі і суб’єктивних факторів. Різні обставини впливають на розрахунок етапів, визначення часових рамок, вибір напрямку розвитку індивідуальної кар’єрної програми. Серед об’єктивних факторів, що підлягають врахуванню, слід зазначити розмір господарської структури, організаційно-управлінської системи підприємства.

Умови розвитку

Вони формують конкретну обстановку, в якій розвиватиметься кар’єра співробітника. До таких об’єктивних умов відносять:

Вищу кар’єрну точку. Вона є тією посадовою позицією, під яку, власне, формується резерв.

Довжина кар’єри. Вона припускає число посадових позицій, які знаходяться на шляху від початкової до вищої точки.

Показник рівня позиції. Він відображає співвідношення кількості співробітників, що знаходяться вище на ієрархічній драбині, до числа фахівців, зайнятих на тому ж рівні, до якого віднесена поточна посада працівника.

Значення потенціалу руху. Цей показник відображає відношення кількості вакансій на більш високому щаблі ієрархії до числа фахівців, зайнятих на рівні, на якому знаходиться поточна посада.

Пояснення

Слід особливо підкреслити, що під вищій кар’єрних точкою розуміється не вищий пост (наприклад, голова, президент правління або генеральний директор). Мова йде конкретно про позиції, під яку створюється кадровий резерв. Ефективність роботи забезпечується формуванням чітких перспектив для співробітника. Дуже важливо, щоб фахівець, кар’єра якого виступає в якості об’єкта управління на підприємстві, бачив не примарні обриси недосяжного посту, а чітку посадову позицію. Її заміщення у такому разі може стати його перспективою і довгостроковою метою.

Мотиви

Робота з кадровим резервом має бути актуальною, затребуваною, обґрунтованою. Одним з ключових елементів, що забезпечують продуктивність кар’єрного росту співробітника, виступає знання та використання його мотивів. До основних з них можна віднести:

Незалежність. Вона передбачає прагнення до автономії в роботі і самостійності в прийнятті рішень. Такі мотиви особливо властиві молодим фахівцям і мають місце на початкових стадіях розвитку кар’єри.

Професіоналізм. Він передбачає прагнення стати кращим у своїй справі, отримати визнання оточуючих. Адміністративне підвищення та матеріальні заохочення при цьому зазвичай мають вторинне значення.

Стабільність. Багато фахівці прагнуть зайняти таке місце в структурі підприємства, на якому вони могли б отримувати постійний і достатній заробіток.

Соціальний статус. До розвитку кар’єри співробітників може підштовхувати прагнення до лідерства, влади.

Творчість. Багато фахівці прагнуть до вільного прояву своїх талантів, створення креативних продуктів.

Змагальність. Вона передбачає бажання завжди і в усьому перевершувати конкурентів.

Добробут. Матеріальна складова в роботі для багатьох співробітників є ключовим фактором, що підштовхує їх до досягнення кар’єрних висот.

Здоров’я. Багато фахівці прагнуть працювати у сприятливих умовах, більш спокійних, не важких у фізичному плані.

Видаткова частина

Безумовно, для формування резерву доведеться витратити певні кошти. Одноразові витрати на удосконалення системи управління включають в себе:

Виробничі витрати.

Капвкладення на впровадження заходів.

Супутні витрати на виробництво і використання продукції, випущеної після реалізації нових програм.

Крім цього, мають місце витрати на науково-дослідну діяльність, розробку планів. При їх розрахунку враховуються:

Кількість спеціалістів, залучених до відбору та підготовки кадрів.

Оплата праці в місяць кожного такого працівника.

Кількість місяців роботи окремого спеціаліста.

Коефіцієнти, що враховують додаткову оплату праці і відрахування на соцпотреби.

Інші витрати, пов’язані зі складанням і впровадженням програми. До них, наприклад, відносять витрати на відрядження, роз’їзди, канцтовари і так далі.

Крім того, може знадобитися нова оргтехніка, засоби зв’язку, периферійні пристрої, допоміжне обладнання, виробничий інвентар, будівництво/реконструкція виробничих приміщень. При розрахунку необхідно врахувати і витрати на установку, налагодження пристроїв, прокладання мереж тощо Перепідготовка, підвищення кваліфікації здійснюється за окрему плату. У витрати включаються витрати на формування матеріально-технічної бази:

Кошторисна вартість споруд, у яких будуть проводитися заняття, перебувати гуртожиток та його основне обладнання.

Капіталовкладення в транспорт.

Кошти для придбання інвентарю для тривалого використання.

Вартість контрольно-навчальної, обчислювальної, іншої оргтехніки.

Слід врахувати, що може виникнути необхідність придбати нові бланки та інші засоби документального оформлення, допоміжні матеріали для комп’ютерів. Поточні витрати на вдосконалення системи управління персоналом слід розраховувати окремо по кожній статті, змінюється зважаючи реалізації заходів. В кінці року проводиться оцінка роботи. Кадровий резерв, зрозуміло, вимагає певних тимчасових і фінансових витрат. Однак при грамотному підході підготовлені фахівці зможуть окупити витрати порівняно швидко.

Висновок

Необхідно ще раз акцентувати увагу на тому, що правильна організація заходів по створенню кадрового резерву виступає, з одного боку, як індикатор компетентності управлінського апарату, з іншого, – як запорука результативності діяльності підприємства в цілому. Розуміння реальної можливості просування по кар’єрних сходах всередині компанії стимулює зацікавленість співробітників у самовдосконаленні, підвищенні рівня знань, особистої компетентності, посилює ступінь лояльності персоналу до керівництва, пов’язуючи таким чином, уявлення фахівців про свої перспективи з нинішнім наймачем. Це, безумовно, сприятливо позначиться на поточній роботі співробітників. Розуміючи і чітко бачить свої перспективи, люди з більшою віддачею працюють в організації. Вони прагнуть проявити себе, шукають нестандартні підходи до діяльності. Підприємство при цьому також виграє. Підвищується продуктивність, якість продукції. Всі співробітники на всіх рівнях працюють як єдиний механізм. Це згодом дозволить розширити підприємство, відкрити дочірні компанії, представництва в інших регіонах або за кордоном. Грамотний підхід до організації роботи з резервами кадрів забезпечить зайнятість фахівців. При цьому кожен співробітник буде розуміти, до чого він прагне.