Ведення особових справ працівників: формування, правила ведення

Особиста справа, як правило, включає спеціальну документацію, що відображає інформацію про співробітника і його трудової діяльності протягом конкретного періоду часу, або про студента та його навчання в тому чи іншому вищому навчальному закладі. Зазвичай формування і ведення особистих справ працівників здійснюється протягом тривалого часового періоду. Вони, так або інакше, включаються в число документів по особовому складу. Який порядок даного заходу на сьогоднішній день? Яку інформацію містить зразок ведення особової справи працівника? Чому? На ці та інші не менш серйозні питання можна знайти відповіді в процесі прочитання даної статті.

Загальні питання

Для початку все-таки слід зауважити, що ведення особистих справ працівників – не обов’язковий процес щодо абсолютно всіх категорій наймачів. У відповідності з російським законодавством особисті справи необхідно вести тільки на громадян, які заміщають посади держслужби. Необхідно доповнити, що відповідний порядок регламентується Указом Президента «Щодо порядку щодо ведення справ осіб, які заміщають державні посади рф в порядку призначення, а також державні щодо федеральної служби» від 01.06.1998 року.

Обов’язок, що включає формування і ведення особистих справ працівників, може покладатися на роботодавця – державне підприємство (організацію) також за допомогою галузевого нормативного акта. Наприклад: наказ Російського споживчого нагляду від 16.03.2005 року, яким затверджується Регламент Федеральної державної служби, що відноситься до нагляду в сфері захисту споживчих прав і людського благополуччя (за пунктом 7.7 цього паперу ведення особових справ покладено саме на управління справами), а також постанова «З приводу Федеральної митної служби» від 21.08.2004 року, за допомогою якого затверджується Положення про ФМС. На підставі даного документа сформовано і введено в обіг Положення про ГУК (головне управління кадрів). Згідно з пунктом п’ятнадцятим Положення, на ГУК ФМС покладається ведення особистих справ усіх співробітників служби.

Крім того, процедура ведення особистих справ співробітників може бути наказана керуючою компанією (іншими словами, організацією). На інших підприємствах і в організаціях керівництво наділене правом прийняття рішення щодо необхідності виконання розглянутого процесу, а також (у разі рішення в позитивну сторону) – на які категорії працівників доцільно вести справи особистого характеру. Положення про ведення особистих справ працівників наказує, що аналізована процедура, як правило, стосується таких категорій громадян:

• Працівників, які здійснюють трудову діяльність на керівних посадах (безпосередній керівник структури, його помічники (заступники), керівництво щодо структурних підрозділів і так далі).
• Співробітників компанії, на яких за чинним російським законодавством встановлюється матеріальна відповідальність (наприклад, головний бухгалтер, його заступники, касир і так далі).

Правила ведення особистих справ працівників, як з’ясувалося, не мають на увазі певної обов’язковості. Однак багато приватні компанії передбачають ведення справ особистого характеру щодо абсолютно всіх своїх співробітників. Це не залежить від статусу і рангу, а також від виконуваної робочої діяльності (до речі, саме тому сюди включається навіть технічний персонал). Чому? Справа в тому, що ведення особистих справ працівників – дуже зручний джерело отримання інформації. Крім того, дане положення стосується абсолютно кожного працівника. В єдиній папці зібрані найважливіші копії наказів по співробітнику, його особиста документація, а також інші необхідні папери. Важливо відзначити, що саме інструкція з ведення особистих справ працівників, що мають особисту природу, служить інструментом закріплення відомостей.

Створення особової справи

Сьогодні створення справ особистісної природи здійснюється для організованого угруповання документованих даних щодо працівника, переданих їм наймачеві при перекладі або прийнятті на ту чи іншу посаду. Інструкція про порядок ведення особових справ працівників передбачає, що всі відповідні операції, так чи інакше, покладаються на спеціально уповноваженого фахівця або на кадровий орган, що несе індивідуальну відповідальність за організацію належного поводження з подібною документацією.

Створення справ особистісного характеру здійснюється відразу ж після прийому або переведення працівника на керівну посаду або посаду, згідно з якою за законодавством забезпечується встановлення матеріальної відповідальності. Порядок ведення особових справ працівників не виключає і іншу посаду тоді, коли це запропоновано допомогою інструкції щодо порядку здійснення тих чи інших операцій над особовими справами працівників.

За методичними рекомендаціями Московського міського архіву, а також ВНДІДАС ФАС РФ в особисті справи, так чи інакше, входить документація, представлена співробітниками при працевлаштуванні, а також формується в процесі їх подальшої професійної діяльності на певному підприємстві або в організації. Так, сюди відносяться наступні папери:

• Особовий листок відповідно з урахуванням кадрів або ж відповідна анкета.
• Додаток до анкети або особистим листом.
• Автобіографія співробітника.
• Копії документації про освіту.
• Другий примірник трудового договору.
• Договір щодо матеріальної відповідальності.
• Рекомендаційні листи з попередніх місць роботи (характеристики).
• Заява з приводу прийому на роботу (переведення на відповідну посаду).
• Копії наказів або виписки з них, відповідні прийому на роботу або переміщення на іншу посаду.
• Витягу з документації (або ж копії паперів) з приводу нагородження або притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності.
• Копії (витягу) документації про атестацію (атестаційні листи, відгуки і так далі).

Схоронність особистого справи

Положення про ведення особистих справ працівників передбачає, що з метою організації абсолютної їх схоронності і зручності поводження з ними у процесі формування паперу поміщаються (а саме, підшиваються за допомогою нитки і голки на чотири проколу) в окрему папку.

Важливо відзначити, що крім перерахованих вище документації в особистих справах можуть розміщуватися і деякі інші папери (наприклад, документи щодо проходження працівником конкурсу, яке відноситься до заміщення вакантної посади; копії паперів з приводу нагородження співробітника, присвоєння звань пошани і так далі). Крім цього, в особисті справи поміщаються завірені фотографії довідки працівника, проте вони не підшиваються.

Порядок ведення особових справ працівників передбачає і первинне їх оформлення. Таким чином:

• Кожній особовій справі присвоюється індивідуальний номер.
• Здійснюється заповнення відповідних позицій на корінці особової справи лицьовій обкладинці.
• В особову справу обов’язково вкладається внутрішній опис.

Ведення трудових книжок та особових справ працівників

Потрібно відзначити, що ведення справи особистісного характеру не припиняється протягом усього періоду роботи кожного зі співробітників тієї чи іншої структури тоді, коли її правила не суперечать цьому. Таким чином, ведення особистого справи в будь-якому разі передбачає наступні пункти:

• Ведення записів у необхідних розділах справи.
• Приміщення документації, що підлягає зберіганню в складі особистого справи.
• Вилучення документації, потреба в якій минула.
• Періодична перевірка стану особистого справи відповідно до предметом збереження включених в нього паперів.

Ведення особової справи працівника в організації передбачає, що внесення записів у документацію особистої справи проводиться на підставі певних документів або їх завірених копій. Важливо доповнити, що необхідні нюанси по виконанню процедури уповноважена посадова особа може уточнювати до внесення конкретних записів при особистій бесіді з працівником. Абсолютно всі записи, які доречні щодо документації при веденні особистого справи, здійснюються кульковою або пір’яний ручкою синього, чорного або фіолетового кольору від руки. Положення про порядок ведення особових справ працівників передбачає виключення в документації виправлень, а також доречність розбірливого письма. Тоді, коли виникає дійсна необхідність, дані записи завіряються за допомогою підпису уповноваженої посадової особи зі служби управління персоналом. Крім цього, ставиться печатка підприємства.

Додаткові відомості

Передбачає наказ, ведення особової справи працівника забезпечується за наступним правилом: тоді, коли документація накопичується, вона підлягає обов’язковому розподілу в особовій справі у відповідності з розділами. Крім того, всередині розділів папери розташовуються в послідовності хронології. Важливо відзначити, що окремі документи, підшиті в особову справу, так чи інакше, підлягають нумерації. Інформацію про даних паперах (з урахуванням нумерації сторінок), в межах яких вона міститься у особовій справі, у будь-якому випадку відображає внутрішній опис.

Стандартна інструкція про ведення особистих справ працівників РБ каже, що співробітники зобов’язуються своєчасним чином надати відомості в кадрову службу. Ця інформація, як правило, трактує зміни у індивідуальних даних, які включені до складу особової справи. Зазвичай це оформляється в письмовому вигляді як заяву. Крім того, документація, що підтверджує зміни, служить додатком. Дещо пізніше, коли всі записи, внесені в особову справу, документація, так чи інакше, повертається працівникові. До речі, в разі необхідності з даних документів спочатку робляться і завіряються копії, які згодом долучаються до особової справи.

Зберігання та облік особових справ

Після того як ведення особистих справ працівників в повній мірі вивчено, доцільно розглянути питання зберігання та обліку. Так, дані процедури організовуються для безпомилкового і швидкого пошуку справ особистого характеру, забезпечення їх абсолютної збереження, а також конфіденційності інформації, яка міститься в документації від несанкціонованого доступу.

Важливо зазначити, що особисті справи працівників тієї чи іншої компанії включено в номенклатуру справ підрозділу кадрів у відповідності з загальною назвою «Особисті справи». Крім цього, там вказуються і терміни їх зберігання. Як правило, період зберігання паперів досягає сімдесяти п’яти років.

Постанова про ведення особистих справ працівників наказує, що документація зберігається в кадровій службі (зазвичай саме для таких цілей там облаштовується приміщення) окремо від інших паперів. Необхідно доповнити, що кадрова служба зберігає лише особисті справи актуальних співробітників. Справи ж звільнених працівників передаються відповідно до встановленого законодавством порядку на зберігання в архів структури або ж в територіальний архів.

Необхідно зазначити, що умови зберігання, так чи інакше, повинні забезпечувати абсолютну схоронність безпосередньо особистих справ, а також вміщеної в них документації (інформації) від розголошення або розкрадання. Саме тому сьогодні рекомендується забезпечувати зберігання особових справ допомогою сейфів (шаф), розташовуючи їх у вертикальному положенні на полицях (корінцями назовні).

Що ж ще?

До речі, всередині шафи або сейфа на дверцятах можуть розміщуватися зведені описи щодо зберігаються особистих справ. Важливо те, що доступ до інформації мають виключно уповноважені посадові особи, а також їх керівники. Тоді, коли кількість особових справ перевищує допустимий, вони враховуються у спеціалізованому реєстрі або журналі. Систематизація справ здійснюється одним з наступних методів:

• Згідно з порядком номерів.
• Відповідно з прямим алфавітним порядком.
• У відповідності з розділами за найменуваннями підрозділів структури згідно зі штатним розкладом, в межах розділів – в алфавітному порядку прямого рахунку або за порядком номерів.

Для того щоб скоротити загальну кількість облікових одиниць, зберігати особисті справи можна у складі так званих нарядів – груп алфавіту для зберігання. Таким чином, абсолютно кожній особовій справі, яке включено в наряд, передує аркуш паперу з ПІБ співробітника. Необхідно доповнити, що особисті справи, які перебувають у наряді, також групуються згідно з алфавітним порядком. На початку ж наряду розташовується зведена опис особистих справ, включених в нього.

Видача особистого справи на час

Видача справ особистої природи співробітникам тієї чи іншої структури в тимчасове користування для того, щоб вони могли ознайомитися з відомостями, внесеними туди, проводиться, як правило, виключно у разі дозволу керівництва кадрової служби. Ознайомлення співробітника з власним особистою справою під розписку зазвичай здійснюється безпосередньо в присутності посадової особи, яка несе відповідальність за поводження з документацією такого плану.

Необхідно зазначити, що ознайомлення працівників з особистими справами відбувається не рідше одного разу протягом року, а також відповідно з проханням зазначених осіб в інших випадках, встановлених російським законодавством. При ознайомленні з власними особистими справами співробітників тієї чи іншої організації суворо забороняється:

• Здійснювати будь-які виправлення у вже зроблених записах особистих справ.
• Вносити в особисті справи нові записи.
• Витягувати з особистих справ наявну там документацію або поміщати в них нову.
• Затримувати особисті справи понад наданого уповноваженими особами періоду часу.

Важливі нюанси

У разі виявлення неточностей в записах або виявлення застарілої документації в складі речі особистого характеру працівник наділений правом заяви з цього приводу в кадрову службу структури. Необхідно доповнити, що до заяви слід додати папери, згідно з якими доцільним буде внесення певних змін в раніше здійснені записи, або ж копії окремих одиниць документації для того, щоб зробити заміну.

Важливо знати, що видача справи особистого характеру на тимчасове користування провадиться саме з того періоду часу, який необхідний для виконання потрібних операцій, згідно переліку осіб, наділених правом на отримання особистих справ, який затверджений керівництвом структури. До речі, факт видачі справи особистої природи, так чи інакше, фіксується у контрольній картці (журналі).

Важливо знати, що ознайомлення (робота) з особистою справою здійснюється в спеціально призначеному для цих цілей приміщенні. Крім того, час ознайомлення (роботи), так чи інакше, обмежується рамками робочого дня. Так, в кінці робочого дня працівник, відповідальний за звернення з особистими справами, зобов’язаний переконатися у факті повернення всіх особистих справ, які були видані на тимчасове користування, на місця зберігання. У разі необхідності посадова особа зобов’язується вжити відповідних заходів щодо повернення або розшуку документації.

Передача особових справ або ж окремих паперів у їх складі на тимчасове користування іншим установам (організаціям, підприємствам) здійснюється виключно в разі дозволу керівництва структури на підставі належно оформленого запиту.

Важливо знати, що з приводу видачі особової справи формується акт, один примірник якого, так чи інакше, передається разом з особовою справою або окремим документом уповноваженій особі запитуючої сторони. Другий примірник зберігається в справах структури безпосередньо до повернення особистого справи або окремого документа на початкове місце зберігання.

Вилучення паперів з особової справи

Важливо відзначити, що вилучення окремих одиниць документації з особової справи здійснюється виключно після дозволу керівництва за умови оформлення відповідного запису, розміщеної у графі «Примітка» внутрішнього опису. У разі тимчасового вилучення папери на її місце (а саме, між листами сусідніх паперів) за правилами вкладається карта-заступник (іншими словами, довідка-заступник), де вказується дата та причина вилучення з підписом особи, яка видала документ, а також підписом того співробітника, який отримав його у відповідності з актуальними для структури правилами тимчасового користування.

Для того щоб забезпечити абсолютний контроль за збереженням особистих справ в тій чи іншій установі (організації, підприємстві) щорічним чином (а саме, не пізніше першого кварталу, який слідує за звітним) здійснюється перевірка їх стану і наявності. Необхідно знати, що виявлені в процесі контрольного заходу недоліки і недоліки у будь-якому випадку фіксуються в акті, який відразу ж після затвердження головою комісії надається керівництву організації для розгляду та подальшого прийняття рішень щодо втраченої або недостовірної документації.