Ведення особових справ працівників: формування, правила ведення

Зберігання та облік особових справ

Після того як ведення особистих справ працівників в повній мірі вивчено, доцільно розглянути питання зберігання та обліку. Так, дані процедури організовуються для безпомилкового і швидкого пошуку справ особистого характеру, забезпечення їх абсолютної збереження, а також конфіденційності інформації, яка міститься в документації від несанкціонованого доступу.

Важливо зазначити, що особисті справи працівників тієї чи іншої компанії включено в номенклатуру справ підрозділу кадрів у відповідності з загальною назвою «Особисті справи». Крім цього, там вказуються і терміни їх зберігання. Як правило, період зберігання паперів досягає сімдесяти п’яти років.

Постанова про ведення особистих справ працівників наказує, що документація зберігається в кадровій службі (зазвичай саме для таких цілей там облаштовується приміщення) окремо від інших паперів. Необхідно доповнити, що кадрова служба зберігає лише особисті справи актуальних співробітників. Справи ж звільнених працівників передаються відповідно до встановленого законодавством порядку на зберігання в архів структури або ж в територіальний архів.

Необхідно зазначити, що умови зберігання, так чи інакше, повинні забезпечувати абсолютну схоронність безпосередньо особистих справ, а також вміщеної в них документації (інформації) від розголошення або розкрадання. Саме тому сьогодні рекомендується забезпечувати зберігання особових справ допомогою сейфів (шаф), розташовуючи їх у вертикальному положенні на полицях (корінцями назовні).