Ведення особових справ працівників: формування, правила ведення

Додаткові відомості

Передбачає наказ, ведення особової справи працівника забезпечується за наступним правилом: тоді, коли документація накопичується, вона підлягає обов’язковому розподілу в особовій справі у відповідності з розділами. Крім того, всередині розділів папери розташовуються в послідовності хронології. Важливо відзначити, що окремі документи, підшиті в особову справу, так чи інакше, підлягають нумерації. Інформацію про даних паперах (з урахуванням нумерації сторінок), в межах яких вона міститься у особовій справі, у будь-якому випадку відображає внутрішній опис.

Стандартна інструкція про ведення особистих справ працівників РБ каже, що співробітники зобов’язуються своєчасним чином надати відомості в кадрову службу. Ця інформація, як правило, трактує зміни у індивідуальних даних, які включені до складу особової справи. Зазвичай це оформляється в письмовому вигляді як заяву. Крім того, документація, що підтверджує зміни, служить додатком. Дещо пізніше, коли всі записи, внесені в особову справу, документація, так чи інакше, повертається працівникові. До речі, в разі необхідності з даних документів спочатку робляться і завіряються копії, які згодом долучаються до особової справи.