Ведення особових справ працівників: формування, правила ведення

Вилучення паперів з особової справи

Важливо відзначити, що вилучення окремих одиниць документації з особової справи здійснюється виключно після дозволу керівництва за умови оформлення відповідного запису, розміщеної у графі «Примітка» внутрішнього опису. У разі тимчасового вилучення папери на її місце (а саме, між листами сусідніх паперів) за правилами вкладається карта-заступник (іншими словами, довідка-заступник), де вказується дата та причина вилучення з підписом особи, яка видала документ, а також підписом того співробітника, який отримав його у відповідності з актуальними для структури правилами тимчасового користування.

Для того щоб забезпечити абсолютний контроль за збереженням особистих справ в тій чи іншій установі (організації, підприємстві) щорічним чином (а саме, не пізніше першого кварталу, який слідує за звітним) здійснюється перевірка їх стану і наявності. Необхідно знати, що виявлені в процесі контрольного заходу недоліки і недоліки у будь-якому випадку фіксуються в акті, який відразу ж після затвердження головою комісії надається керівництву організації для розгляду та подальшого прийняття рішень щодо втраченої або недостовірної документації.