Ведення особових справ працівників: формування, правила ведення

Створення особової справи

Сьогодні створення справ особистісної природи здійснюється для організованого угруповання документованих даних щодо працівника, переданих їм наймачеві при перекладі або прийнятті на ту чи іншу посаду. Інструкція про порядок ведення особових справ працівників передбачає, що всі відповідні операції, так чи інакше, покладаються на спеціально уповноваженого фахівця або на кадровий орган, що несе індивідуальну відповідальність за організацію належного поводження з подібною документацією.

Створення справ особистісного характеру здійснюється відразу ж після прийому або переведення працівника на керівну посаду або посаду, згідно з якою за законодавством забезпечується встановлення матеріальної відповідальності. Порядок ведення особових справ працівників не виключає і іншу посаду тоді, коли це запропоновано допомогою інструкції щодо порядку здійснення тих чи інших операцій над особовими справами працівників.

За методичними рекомендаціями Московського міського архіву, а також ВНДІДАС ФАС РФ в особисті справи, так чи інакше, входить документація, представлена співробітниками при працевлаштуванні, а також формується в процесі їх подальшої професійної діяльності на певному підприємстві або в організації. Так, сюди відносяться наступні папери:

• Особовий листок відповідно з урахуванням кадрів або ж відповідна анкета.
• Додаток до анкети або особистим листом.
• Автобіографія співробітника.
• Копії документації про освіту.
• Другий примірник трудового договору.
• Договір щодо матеріальної відповідальності.
• Рекомендаційні листи з попередніх місць роботи (характеристики).
• Заява з приводу прийому на роботу (переведення на відповідну посаду).
• Копії наказів або виписки з них, відповідні прийому на роботу або переміщення на іншу посаду.
• Витягу з документації (або ж копії паперів) з приводу нагородження або притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності.
• Копії (витягу) документації про атестацію (атестаційні листи, відгуки і так далі).