Ведення особових справ працівників: формування, правила ведення

Важливі нюанси

У разі виявлення неточностей в записах або виявлення застарілої документації в складі речі особистого характеру працівник наділений правом заяви з цього приводу в кадрову службу структури. Необхідно доповнити, що до заяви слід додати папери, згідно з якими доцільним буде внесення певних змін в раніше здійснені записи, або ж копії окремих одиниць документації для того, щоб зробити заміну.

Важливо знати, що видача справи особистого характеру на тимчасове користування провадиться саме з того періоду часу, який необхідний для виконання потрібних операцій, згідно переліку осіб, наділених правом на отримання особистих справ, який затверджений керівництвом структури. До речі, факт видачі справи особистої природи, так чи інакше, фіксується у контрольній картці (журналі).

Важливо знати, що ознайомлення (робота) з особистою справою здійснюється в спеціально призначеному для цих цілей приміщенні. Крім того, час ознайомлення (роботи), так чи інакше, обмежується рамками робочого дня. Так, в кінці робочого дня працівник, відповідальний за звернення з особистими справами, зобов’язаний переконатися у факті повернення всіх особистих справ, які були видані на тимчасове користування, на місця зберігання. У разі необхідності посадова особа зобов’язується вжити відповідних заходів щодо повернення або розшуку документації.

Передача особових справ або ж окремих паперів у їх складі на тимчасове користування іншим установам (організаціям, підприємствам) здійснюється виключно в разі дозволу керівництва структури на підставі належно оформленого запиту.

Важливо знати, що з приводу видачі особової справи формується акт, один примірник якого, так чи інакше, передається разом з особовою справою або окремим документом уповноваженій особі запитуючої сторони. Другий примірник зберігається в справах структури безпосередньо до повернення особистого справи або окремого документа на початкове місце зберігання.