Ведення особових справ працівників: формування, правила ведення

Ведення трудових книжок та особових справ працівників

Потрібно відзначити, що ведення справи особистісного характеру не припиняється протягом усього періоду роботи кожного зі співробітників тієї чи іншої структури тоді, коли її правила не суперечать цьому. Таким чином, ведення особистого справи в будь-якому разі передбачає наступні пункти:

• Ведення записів у необхідних розділах справи.
• Приміщення документації, що підлягає зберіганню в складі особистого справи.
• Вилучення документації, потреба в якій минула.
• Періодична перевірка стану особистого справи відповідно до предметом збереження включених в нього паперів.

Ведення особової справи працівника в організації передбачає, що внесення записів у документацію особистої справи проводиться на підставі певних документів або їх завірених копій. Важливо доповнити, що необхідні нюанси по виконанню процедури уповноважена посадова особа може уточнювати до внесення конкретних записів при особистій бесіді з працівником. Абсолютно всі записи, які доречні щодо документації при веденні особистого справи, здійснюються кульковою або пір’яний ручкою синього, чорного або фіолетового кольору від руки. Положення про порядок ведення особових справ працівників передбачає виключення в документації виправлень, а також доречність розбірливого письма. Тоді, коли виникає дійсна необхідність, дані записи завіряються за допомогою підпису уповноваженої посадової особи зі служби управління персоналом. Крім цього, ставиться печатка підприємства.