Ведення особових справ працівників: формування, правила ведення

Видача особистого справи на час

Видача справ особистої природи співробітникам тієї чи іншої структури в тимчасове користування для того, щоб вони могли ознайомитися з відомостями, внесеними туди, проводиться, як правило, виключно у разі дозволу керівництва кадрової служби. Ознайомлення співробітника з власним особистою справою під розписку зазвичай здійснюється безпосередньо в присутності посадової особи, яка несе відповідальність за поводження з документацією такого плану.

Необхідно зазначити, що ознайомлення працівників з особистими справами відбувається не рідше одного разу протягом року, а також відповідно з проханням зазначених осіб в інших випадках, встановлених російським законодавством. При ознайомленні з власними особистими справами співробітників тієї чи іншої організації суворо забороняється:

• Здійснювати будь-які виправлення у вже зроблених записах особистих справ.
• Вносити в особисті справи нові записи.
• Витягувати з особистих справ наявну там документацію або поміщати в них нову.
• Затримувати особисті справи понад наданого уповноваженими особами періоду часу.