Ведення особових справ працівників: формування, правила ведення

Що ж ще?

До речі, всередині шафи або сейфа на дверцятах можуть розміщуватися зведені описи щодо зберігаються особистих справ. Важливо те, що доступ до інформації мають виключно уповноважені посадові особи, а також їх керівники. Тоді, коли кількість особових справ перевищує допустимий, вони враховуються у спеціалізованому реєстрі або журналі. Систематизація справ здійснюється одним з наступних методів:

• Згідно з порядком номерів.
• Відповідно з прямим алфавітним порядком.
• У відповідності з розділами за найменуваннями підрозділів структури згідно зі штатним розкладом, в межах розділів – в алфавітному порядку прямого рахунку або за порядком номерів.

Для того щоб скоротити загальну кількість облікових одиниць, зберігати особисті справи можна у складі так званих нарядів – груп алфавіту для зберігання. Таким чином, абсолютно кожній особовій справі, яке включено в наряд, передує аркуш паперу з ПІБ співробітника. Необхідно доповнити, що особисті справи, які перебувають у наряді, також групуються згідно з алфавітним порядком. На початку ж наряду розташовується зведена опис особистих справ, включених в нього.