Ведення особових справ працівників: формування, правила ведення

Особиста справа, як правило, включає спеціальну документацію, що відображає інформацію про співробітника і його трудової діяльності протягом конкретного періоду часу, або про студента та його навчання в тому чи іншому вищому навчальному закладі. Зазвичай формування і ведення особистих справ працівників здійснюється протягом тривалого часового періоду. Вони, так або інакше, включаються в число документів по особовому складу. Який порядок даного заходу на сьогоднішній день? Яку інформацію містить зразок ведення особової справи працівника? Чому? На ці та інші не менш серйозні питання можна знайти відповіді в процесі прочитання даної статті.

Загальні питання

Для початку все-таки слід зауважити, що ведення особистих справ працівників – не обов’язковий процес щодо абсолютно всіх категорій наймачів. У відповідності з російським законодавством особисті справи необхідно вести тільки на громадян, які заміщають посади держслужби. Необхідно доповнити, що відповідний порядок регламентується Указом Президента «Щодо порядку щодо ведення справ осіб, які заміщають державні посади рф в порядку призначення, а також державні щодо федеральної служби» від 01.06.1998 року.

Обов’язок, що включає формування і ведення особистих справ працівників, може покладатися на роботодавця – державне підприємство (організацію) також за допомогою галузевого нормативного акта. Наприклад: наказ Російського споживчого нагляду від 16.03.2005 року, яким затверджується Регламент Федеральної державної служби, що відноситься до нагляду в сфері захисту споживчих прав і людського благополуччя (за пунктом 7.7 цього паперу ведення особових справ покладено саме на управління справами), а також постанова «З приводу Федеральної митної служби» від 21.08.2004 року, за допомогою якого затверджується Положення про ФМС. На підставі даного документа сформовано і введено в обіг Положення про ГУК (головне управління кадрів). Згідно з пунктом п’ятнадцятим Положення, на ГУК ФМС покладається ведення особистих справ усіх співробітників служби.

Крім того, процедура ведення особистих справ співробітників може бути наказана керуючою компанією (іншими словами, організацією). На інших підприємствах і в організаціях керівництво наділене правом прийняття рішення щодо необхідності виконання розглянутого процесу, а також (у разі рішення в позитивну сторону) – на які категорії працівників доцільно вести справи особистого характеру. Положення про ведення особистих справ працівників наказує, що аналізована процедура, як правило, стосується таких категорій громадян:

  • Працівників, які здійснюють трудову діяльність на керівних посадах (безпосередній керівник структури, його помічники (заступники), керівництво щодо структурних підрозділів і так далі).
  • Співробітників компанії, на яких за чинним російським законодавством встановлюється матеріальна відповідальність (наприклад, головний бухгалтер, його заступники, касир і так далі).

Правила ведення особистих справ працівників, як з’ясувалося, не мають на увазі певної обов’язковості. Однак багато приватні компанії передбачають ведення справ особистого характеру щодо абсолютно всіх своїх співробітників. Це не залежить від статусу і рангу, а також від виконуваної робочої діяльності (до речі, саме тому сюди включається навіть технічний персонал). Чому? Справа в тому, що ведення особистих справ працівників – дуже зручний джерело отримання інформації. Крім того, дане положення стосується абсолютно кожного працівника. В єдиній папці зібрані найважливіші копії наказів по співробітнику, його особиста документація, а також інші необхідні папери. Важливо відзначити, що саме інструкція з ведення особистих справ працівників, що мають особисту природу, служить інструментом закріплення відомостей.