Запис у трудовій книжці про прийом на роботу. Правила оформлення трудової книжки

Запис у трудовій книжці про прийом на роботу – це дуже важлива складова будь-якого офіційного працівника, так як саме цей документ юридично засвідчує робочий стаж і трудовий досвід. Детальніше про нього читайте в цій статті.

Що таке трудова книжка?

Трудовою книжкою називають офіційний державний документ, в якому підтверджується робоча діяльність власника, його трудовий стаж, досвід і місця роботи та інша подібна інформація щодо офіційного оплачуваної праці. Вся ця інформація (наприклад, випробувальний термін при прийомі на роботу) потрібна не тільки самому громадянинові для вступу на якусь посаду за бажаної їм вакансії або отримання певних пільг, що надаються суспільством, але і людям, які на роботу беруть, для повного аналізу трудової діяльності претендента та оцінки її потенційної корисності в рядах даної компанії.

За регулювання стандартів щодо заповнення та ведення трудової книжки відповідальні Трудовий кодекс Російської Федерації, а також деякі нормативно-правові документи, такі як офіційні постанови міністерства праці та органів управління Російської Федерації.

Як виглядає трудова книжка?

Це вид як самої трудової книжки, так і вкладиша до неї. Дана “зовнішність” разом з усім великим переліком правил, що відносяться до ведення та зберігання цього важливого юридичного документа, друку бланків трудової книжки і розсилка їх до всіх офіційних роботодавцям прийнята спеціальною урядовою постановою, яка так і називається: “Про трудових книжках”. Прийняте воно було 16 квітня 2003 року, хоча безпосередньо сам трудовий документ став так виглядати тільки після 1 січня 2004 року.

Незважаючи на те, що в цій постанові міститься опис виду розглянутого нами сьогодні документа, жодного натяку на те, як його правильно заповнювати (а ця інформація дійсно дуже важлива для оформлення трудової книжки) там не є; хіба що якісь короткі правила, що стосуються самого процесу заповнення громадянином.

Найперше оформлення документа

Порядок оформлення на роботу такий: якщо громадянин на офіційному рівні працевлаштовується вперше, трудова книжка видається йому на руки від самого роботодавця після того, як між ними буде укладено контракт (трудовий договір). У відповідності з цим, з боку організації видається наказ, після чого протягом п’яти днів після укладення та оформлення контракту в бланк робочого документа вноситься відповідна відмітка.

Відповідно, якщо у претендента на посаду відсутня трудова книжка – це не привід відмовляти йому в оформленні працевлаштування і позбавляти людину шансів. Навпаки, такі дії є протиправними, бо як громадянин раніше міг просто не працювати, а іншим шляхом трудову книжку йому не отримати (та і не треба). В такому випадку людина при вступі на нову робочу посаду повинен особисто написати заяву, яку в подальшому адресується роботодавцю, і запитує безпосередньо оформлення бланка (все це відбувається у відповідності зі статтею номер 65 Трудового кодексу Російської Федерації). Потім документ проходить процес реєстрації в обліковій базі даних про трудових книжках і їх рухах.

Тому на запитання, чи візьмуть на роботу без трудової книжки, відповідь – так. Правда, тільки якщо співробітник підходить організації, тут вже чудес чекати не варто.

Хто оформляє трудову книжку?

Все, що стосується організації зберігання і ведення звітності за трудовими книжками всіх працівників будь-якої організації, а також внесення до них нових записів – все це лежить на плечах наймача. А ось всі ці пункти вже на фактичній основі виконує спеціальний співробітник відділу кадрів (хоча іноді це може бути який-небудь бухгалтер або керівник, це не так принципово), який призначається окремим наказом з боку організації. Співробітник цей володіє правом ведення та заповнення трудових книжок, внесення в них нової інформації і записів, а також розписуватися в них і закріплювати всі дані офіційною печаткою. Вся ця діяльність (так само, як і саме розпорядження про призначення обраного кандидата на дану посаду) в подальшому може піддаватися перевіркам трудової інспекції.

Дуже важливо враховувати, що призначити на посаду керуючого всіма процесами, пов’язаними з трудовими книжками, роботодавець може тільки того співробітника, у якого подібні зобов’язання прописані безпосередньо в його трудовому договорі або посадової інструкції. Якщо ж наймач займається кадровим обліком особисто, він зобов’язаний окремим наказом прийняти всі ці функції на себе.

Необхідні документи

Для оформлення трудової книжки претендента на посаду необхідно подати своєму роботодавцю перелік документів, які вимагаються для реєстрації документа, точно так само, як і роботодавець вносить свою лепту у цей процес. Ось весь список потрібних документів:

Документ про освіту (атестат, диплом тощо).

Паспорт або інший документ, що офіційно засвідчує особу.

Статут приймаючої компанії або свідоцтво про здійснення індивідуального підприємництва.

Обліковий журнал, в якому ведуться трудові книжки.

Гербова печатка, що підтверджує вступ трудової книжки в законну силу.

Зміст трудової книжки

Трудова книжка являє собою документ з обкладинки і трьох різних частин всередині, кожна з яких відповідає за певну інформацію про її власника. А саме:

Титульний аркуш. Він містить в собі інформацію про власника трудової книжки (Ф. В. О., дата народження, паспортні дані тощо).

Дані про роботу. Вони враховують весь робочий стаж власника даного документа, включаючи назву організації, посаду, яку людина там обіймав, тривалість надання трудових послуг і т. д., точно як і запис у трудовій книжці про тимчасове прийомі.

Відділ про нагороди. Тут виділяються всі особливі досягнення працівника, які в подальшому можуть принести йому численні бонуси, у тому числі і при прийомі на нову роботу.

Оформлення титульного аркуша

Заповнювати титульний аркуш такого важливого юридичного документа, як трудова книжка, необхідно з великою акуратністю, тому займається цим спеціально навчений співробітник, який і несе відповідальність за зберігання, ведення та внесення в бланки необхідної інформації. Призначається цей співробітник безпосередньо керівником організації.

У титульний аркуш вносяться дані, які виглядають наступним чином:

Ф. В. О. працівника.

Дата його народження.

Отримана освіта.

Професія, за якою було отримано освіту.

Спеціальність цієї професії.

Перші два пункти вписуються в трудову книжку точно так само, як і в паспорті, без будь-яких скорочень. Інформація про освіту береться з диплома і переноситься в титульний лист з точністю. Якщо на роботу влаштовується, припустимо, студент, тобто у претендента не є закінченого освіти, тоді інформація про його професії з’являється у бланку виключно після отримання цим студентом диплома.

Громадянину, яким оформляють трудовий документ, необхідно самостійно перевірити всю внесену інформацію і підтвердити його дійсність підписом, а якщо їм була знайдена допущена при заповненні помилковий запис у трудовій книжці (про прийняття або чимось ще), бланк знищується і заводиться новий, який знову вноситься вся необхідна інформація. Якщо ж ніяких помилок допущено не було, в спеціальній графі вказується прізвище заповнив трудову книжку працівника, його підпис і печатку компанії.

Внесення змін

У тому випадку, якщо інформація, що міститься на титульному аркуші, з якихось причин змінилася, вона закреслюється, а поруч пишеться нова, після чого на внутрішній стороні обкладинки перераховуються документи, що є підставою для зміни інформації (до них відносяться паспорт і паперу, за видачу яких відповідальний ЗАГС). Таким чином можна анулювати запис в трудовій книжці про прийом на роботу, і про це важливо знати.

Оформлення відомостей про роботу

Оформлення трудової книжки є необхідною умовою для вступу на робочу посаду, що грунтується на статті номер 66 Трудового кодексу Російської Федерації. Навіть у звичайній роботі співробітники кадрових служб різних організацій використовують при прийомі кандидатів на роботу бланки, по оформленню схожі з трудовою книжкою.

Запис у трудовій книжці про прийом на роботу виконується наступним чином:

• У розділі під назвою “Відомості про роботу” вписується назва самої організації, після чого у першій графі під ним ставиться порядковий номер запису.
• В другу графу необхідно вписати дату, коли фактично співробітник приступив до своїх трудових обов’язків.
• У третю ж записується інформація про посади, на яку набуває власник робочого документа (наприклад, “прийнята на посаду бухгалтера” у трудовій книжці – це норма).
• Четверта ж графа – це реквізити, за яким був зроблений наказ.

Випробувальний термін при прийомі на роботу враховується.

Однак і це не все. Також важливо враховувати, що прийом перекладом (запис у трудовій книжці) проводиться в тому випадку, якщо працівник звільнився зі своєї колишньої організації шляхом офіційного перекладу на нову.

Розділ відомостей про нагородження

Цей розділ виглядає так:

Зразок запису в трудову книжку про прийом на роботу ви можете побачити вище.

Основні правила заповнення

Щоб правильно зробити процес заповнення трудової книжки необхідними даними, дотримуйтесь наступних пунктів:

Записи в трудовій книжці робляться авторучками (пір’яними, гелевими, роликовими – значення не має) з синім, чорним або фіолетовим кольором. Чорнило інших кольорів не допускаються до оформлення документа.

Цифри в трудовій книжці повинні бути арабськими, а дати – у форматі дд/мм/рррр.

Мова оформлення – українська. Однак якщо в якихось окремих суб’єктах Російської Федерації додатково є інший мову на рівні державної, то в процесі внесення в трудову книжку всієї необхідної інформації можна використовувати його.

Всі слова і словосполучення вписуються в документ у повній формі, тобто без будь-яких скорочень. Це стосується і посад, і різних наказів – загалом, все, що міститься всередині нас цікавить бланка.

Всі дані у трудовій книжці повинні відповідати офіційно виданим з боку організації наказам.

Для внесення всіх необхідних даних у працівника, відповідального за заповнення і ведення звітності за трудовими книжками, є не більше тижня з моменту безпосереднього події. Винятки стосуються запису про прийом на роботу, яка, як ми пам’ятаємо, провадиться протягом п’яти днів, а також записи про звільнення з посади: вона проводиться в день набрання звільнення чинності.

Будь-який запис у трудовій книжці обов’язково супроводжується її порядковим номером. Хоча і в разі номерів запису в трудовій книжці, втім, теж є кілька винятків:

• у разі, якщо роботодавець сам змінює свою назву, необхідність ставити порядковий номер відпадає;
• якщо проводиться створення дубліката трудової книжки запис про стаж працівника також позбавляється потреби в прикріпленні до неї порядкового номера;
• заголовки розділу відомостей про роботу не підлягають нумерації.

Власник трудової книжки повинен бути ознайомлений з усіма записами в ній під розпис.

Можна володіти двома трудовими книжками?

У відповідності з трудовим законодавством у будь-якого працівника повинна бути в наявності тільки одна трудова книжка, безпосередньо з якою співробітник організації, відповідальний за внесення даних, і веде роботу. Проте бувають ситуації, у яких з якихось причин у людини з’являється і друга трудова книжка: наприклад, якщо працівник після звільнення з якоїсь посади втратив свій трудовий документ, а потім знайшов, але вже після видачі нового при вступі на таку посаду.

У такому разі працівнику не загрожують якісь штрафи або санкції, тому як в законодавстві подібних заходів взагалі не передбачено. Роботодавець також не має права яким би то не було чином карати співробітника, тим більше штрафувати або навіть відмовляти в прийомі на роботу, якщо мова йде поки лише про кандидата. Йому тільки важливо враховувати, що вписування всіх необхідних робочих відомостей провадиться лише в одну єдину трудову книжку, так як володіння відразу двома, знову-таки, в законі юридично не прописується.

В принципі, ви можете просто викинути зайвий трудовий документ.

Подработка

Деякі категорії громадян (наприклад, неповнолітні, водії, медичні працівники та ін) мають право бути прийнятими за сумісництвом. Запис у трудовій книжці у такому випадку доповнюється після записування посади формулюванням “за сумісництвом”.

Також існує і окреме правило для тих, хто укладає договір з роботодавцем, будучи учнем (студентом, стажистом). Точно також в документі все це зазначається. “Прийнятий учнем” – запис у трудовій книжці в даному випадку виглядає саме так.

Оформлення документа в подальшому працевлаштуванні

А ось працювати в різних організаціях по двом різним трудовим книжкам – це незаконно і строго карається судом. Тому пам’ятайте, що заява наймачеві з проханням про видачу нового бланка повинно бути зроблено тільки в тому випадку, якщо ви дійсно втратили свою трудову книжку і у вас її просто немає.

Внесення ж інформації в документ при вступі в нові робочі посади після першої здійснюється по тому ж принципу, що і до цього (хіба що титульний аркуш залишається без змін). Зразок запису в трудову книжку про прийом на роботу, ви вже бачили.

Зразки заповнення у випадках прийому на роботу і звільнення

Як уже згадувалося в цій статті, коли працівник вступає в нову посаду, роботодавець не пізніше п’яти днів записує інформацію про дії, зроблений на підставі офіційного наказу, безпосередньо в саму трудову книжку. Якщо ж громадянин працевлаштовується вперше, то він ставить свій підпис на титульному аркуші свого нового трудового документа, підтверджуючи тим самим відсутність яких-небудь помилок у заповненні даних (хоча він і не у відповіді за це горезвісне правильне заповнення).

Не варто забувати, що в тому випадку, якщо наймачем є фізична особа, не оформлене, як індивідуальний підприємець, то він позбавлений права на законодавчому рівні здобувати нові трудові книжки (а все це здійснюється виключно у відповідності з законами про офіційне оформлення на роботу). В такому випадку всі дані про стаж та робочої діяльності співробітника будуть нотаріально завірені письмовим договором, який укладається спеціально в таких випадках.

В той день, коли працівник звільняється з роботи (тобто закінчує останній день відпрацювання, також передбаченої законодавством і за ігнорування якої передбачено серйозний штраф), роботодавець зобов’язаний видати йому всі пов’язані з посадою документи, в тому числі і трудову книжку. Після наймач здійснює розрахунок співробітника, видає йому останню заробітну плату, та на тому їх шляхи розходяться.

Бувають випадки, в яких роботодавець з яких-небудь причин не може видати працівникові трудову книжку. Тоді їм складається письмовий протокол, з якого працівник дізнається про необхідність забрати документ і дає згоду на відправлення її до нього поштою. З того моменту, як роботодавець відправив даній людині це повідомлення, він не несе ніякої відповідальності за можливі затримки в отриманні його колишнім співробітником трудової книжки. Також цієї відповідальності він уникає тоді, коли фактичний останній день трудівника є відмінним від дня, зазначеного в дату закінчення дії складеного при вступі на посаду трудового договору.

Подібних ситуацій буває багато, і всі вони різноманітні, тому співробітнику організації, який є головним у питаннях кадрових справ і ведення трудових книжок необхідно вивчити всі можливі підстави для юридичних дій, пов’язаних з працевлаштуванням, а також формулювання, які необхідно буде вписувати в кожному окремому випадку.

Запис у трудовій книжці про прийом на роботу – це зрозуміло, проте коли робиться запис про звільнення, дуже важливо враховувати, що його підстави і причина зобов’язані так чи інакше відповідати тому, що прописано на цей рахунок у законодавстві Російської Федерації. Звільнений працівник особисто повинен розписатися під записом про звільнення, точно, як і роботодавець, після чого вся ця інформація отримує спеціальну печатку організації, після чого вважається юридично завіреної і достовірною.

Нюанси і цікаві факти

Власникам трудових книжок старого зразка не обов’язково робити заміну на нові, а федеральний орган, відповідальний за службу, пов’язану з працею і зайнятістю громадян (який називається Роструд), ще в квітні 2017 року схвалив скасування трудових книжок, розмови про яку тривали вже багато років.

Пов’язано це з бажанням влади підвищити захист прав трудящих громадян, а також значно спростити або й зовсім упередити багато бюрократичні процеси, пов’язані з веденням, зберіганням і пересиланням трудових книжок. Більше того, буде скорочена стаття витрат державного бюджету, які йдуть безпосередньо на виробництво і розповсюдження по паперовій пошті цих документів. У кількох країнах пострадянського простору навіть вже був проведений відмова від трудових книжок як таких.

Поки що не ясно, коли чекати цього скасування в Росії, проте вже зараз можна відзначити, що це позитивно позначиться на всіх юридичних викладках. Особливо зручний перехід від паперових трудових книжок до електронних (а це буде згодом здійснено саме в електронному форматі) буде тим працівникам, які здійснюють свою трудову діяльність віддалено або за допомогою так званого вахтового методу.

Підсумок

Ця стаття була присвячена загальних питань з придбання і внесення інформації в трудову книжку. Сподіваємося, всі ваші питання були роз’яснені.