Введення у посада і адаптацію нових працівників. Навчання нових співробітників, посадова інструкція, наставник. Нова робота

Чи відомо вам, що ефективна робота будь-якої без винятку компанії неможлива без таких процедур, як введення в посаду та адаптацію нових працівників? Якщо керівник ігнорує цей факт, його може чекати розчарування. Здавалося б, до цього людина показував відмінні результати. А у вас, на новому місці роботи через два тижні все ніяк не освоїться і більше заважає, ніж приносить користі.

Чому так буває? Будь-якому керівнику слід усвідомити собі, що навіть самий перспективний співробітник-новачок не може знати всіх тонкощів і положень, прийнятих на новому місці роботи. Він, приступаючи до трудових обов’язків, виходить із власних ідей та набутого досвіду, який далеко не завжди виявляється потрібним.

Розкажіть йому про компанію

Насамперед новий співробітник з самого початку повинен бути впевнений у надійності компанії, її цінності для клієнтів і його самого як працівника. Його неодмінно треба познайомити з основними цілями та історією розвитку організації. Прояв непідробного інтересу слухача при цьому – хороший показник.

Слід дати зрозуміти, що нова робота передбачає непогану перспективу розвитку і зростання в професійному плані. З самого початку слід окреслити можливі кар’єрні перспективи і дії, необхідні для їх досягнення. Навчання нових співробітників бажано вести з допомогою ознайомлювальних матеріалів. Вони можуть бути представлені у вигляді інформаційних брошур, презентацій або відеороликів, що містять інформацію про роботі у вашій фірмі. В ідеалі навчальні матеріали повинні випереджатися привітанням і зверненням до керівника співробітникам-новачкам.

Знання асортименту тих послуг і товарів, які пропонує на ринку організація, істотно прискорить введення нових співробітників в робочий ритм. Наявність у руках у них довідкових матеріалів у друкованому або електронному вигляді – гарантія того, що співробітник не буде відволікати вас на рішення безлічі дрібних питань.

Більше конкретики

Дуже важливо окреслити новачкові, які конкретні результати очікуються від його діяльності. Його подання з цього питання не повинно розходитися з думкою керівництва. Не розраховуйте, що людина за замовчуванням зрозуміє речі, очевидні для вас. Будь-які деталі потрібно прояснювати.

Чітка посадова інструкція для кожного працівника – неодмінна умова діяльності будь-якої компанії. Оцінити конкретний результат праці можна за допомогою чітко сформульованих критеріїв, з якими новачка також слід познайомити.

На початковому етапі слід поставити перед ним зовсім певне завдання з результатом, вимірюваний у конкретних цифрах або інших показниках. Вона повинна бути реально здійсненним на базі тих знань і навичок, якими володіє людина без додаткового навчання.

Так як засвоєння великої кількості нової інформації – завдання не з легких, наставник для працівника не тільки бажаним, але і необхідним. Вибирають такого з числа найбільш компетентних працівників. Зарезервуйте час на обговорення завдань і результатів з наставником.

Людський фактор

У перший трудовий день починається адаптація нового працівника в колективі. Його слід представити колегам, що реально зробити під час загальних зборів або шляхом обходу по черзі всіх в офісі. Окремо зверніть увагу новенького на тих людей, з якими йому доведеться постійно взаємодіяти з обов’язку своїх обов’язків.

Поясніть, які прийняті в компанії способи комунікації. Якщо у вас заведено спілкування по скайпу між колегами, не забудьте додати новачка в загальний чат і забезпечити усіма необхідними на роботі контактами. Те ж саме відноситься до використання корпоративного телефону з видачею списку службових номерів. У цілому перелік на паперовому або електронному носії прізвищ колег із зазначенням посад та кола виконуваних обов’язків – незамінна річ для будь-якого новачка.

Не завадить і екскурсія по офісу. Спочатку “свіжий” співробітник може соромитися сам питати про якісь дрібниці. Підказавши, де що лежить, як приготувати каву і т. п., ви дасте людині відчути турботу про його комфорт.

У кожній компанії, як правило, є власні корпоративні норми поведінки. Введення у посада і адаптацію нових працівників увазі, серед іншого, ознайомлення і з ними теж. Це може стосуватися певного дрес-коду, заборони на використання мобільних телефонів з особистих питань в робочий час або ж необхідності співробітникам вранці відзначатися в спеціальному журналі. Поставити в популярність про новачка даних правилах необхідно відразу ж, щоб уникнути непорозумінь.

Введення у посада і адаптацію нових працівників – основні віхи шляху

Давайте розглянемо, які ж етапи слід розбити процедуру адаптації співробітника-новачка. Таких періодів декілька, і кожному відповідають свої заходи і адаптаційні методи. Перший з них починається ще до приходу в колектив нового співробітника. Інший – вступний – триває протягом його першого робочого дня.

На першій трудової тижня відбувається процес ознайомлення і загальної орієнтації новачка. Мова йде про введення в організацію в цілому і в конкретне її підрозділ. Потім йому належить входити в посаду. Наступні етапи позначаються як діюча адаптація персоналу до повноцінного функціонування.

Завершується весь процес оцінкою досягнутих результатів і прийняттям керівництвом позитивного або негативного рішення щодо подальшого перебування працівника на займаній посаді.

А тепер – у всіх подробицях

Організація адаптації нових працівників починається з з’ясування, на якому рівні підготовленості перебуває кожен із них. Виходячи з цього, підбирається набір заходів по адаптації (в кожному випадку індивідуально). До першого приходу співробітника слід підготувати робоче місце. Якщо мова йде про виробничої діяльності, потрібно забезпечити наявність потрібних інструментів та комплекти робочого одягу (її розмір може бути вказаний в анкеті при прийомі на роботу). Якщо нова робота – офісного характеру, організується повністю вільний стіл зі стільцем, комп’ютером та іншою потрібною технікою.

Коли робоче місце потрібно доповнити яким-небудь новим обладнанням, необхідність цього повинна бути заздалегідь відображена в спеціальній заявці, що подається в адміністративно-господарський відділ.

Приблизний план входження в робочий ритм повинен бути набросан керівником заздалегідь або існувати у вигляді стандартної заготовки “Адаптація персоналу” для основного кола наявних посад. Цим документом об’ємом не слід перевищувати сторінку.

Новачкові повинен бути визначений наставник, а також з ним з’ясовано питання з проходженням медичного огляду. Колектив інформується про прихід нового колеги. Якщо розглядається кандидат на керівну посаду, йому, як правило, пропонується до моменту виходу на роботу познайомитися з майбутніми підлеглими.

Що відбувається в перший день роботи

У перший же день явки працівника на нове робоче місце слід провести оформлення у відділі кадрів та ознайомити його з усіма необхідними документами. Список їх зазвичай включає в себе посадову інструкцію та перелік необхідних локальних нормативних актів. Одночасно повинен бути підписаний трудовий договір і вивчені правила внутрішнього розпорядку.

Проводиться в той же день ознайомча бесіда з новачком складається з обов’язкових моментів – обговорюються основні пункти інструктажу по ТБ, оплата праці з уточненням інформації про бонуси і премії, а також умови, на яких можливі переробки або зміни заробітної плати. Прояснюються всі можливі питання, що стосуються робочого графіка, надання відпусток та оплати лікарняних.

Належним чином новачка інформують про штрафи і покарання, а також про обов’язки в рамках випробувального терміну і пред’являються протягом його вимоги. Слід обов’язково пояснити йому, які параметри будуть піддаватися особливому контролю, і до кого звертатися з виникаючих питань.

Якщо є “комплект новачка” (збірка інформаційних матеріалів), а також свіжий випуск корпоративної газети, їх потрібно обов’язково вручити новому співробітнику.

В цей же день повинна бути організована невелика екскурсія по підрозділу і знайомство з колегами. Особливу увагу слід приділити бесіді з керівником і наставником, що містить роз’яснення з пунктами плану, згідно з яким доведеться входити в посаду. Важливе питання – організація умов для впровадження в базу даних інформаційної корпоративної системи з створенням окремого електронного адреси.

Ознайомлення з організацією підприємства

Перший робочий тиждень вважається етапом ознайомлення і загальної орієнтації. В цей час співробітник знайомиться з компанією як такої, прийнятими в ній корпоративними правилами, трудовим розпорядком, а також її традиціями, історією та негласними нормами та установками. Якщо новачок має досвід роботи в аналогічних структурах, адаптаційний період пройде швидко і безболісно, але в будь-якому випадку, ситуація в тій чи іншій мірі буде незнайомій йому у зв’язку зі специфікою конкретної діяльності.

Які організаційні заходи слід передбачити для цього періоду? Необхідно влаштувати участь новенького у вступному корпоративному тренінгу, що складається з докладною екскурсії по всьому підприємству, перегляду інформаційного відеоролика або фільму, відвідування (за наявності) корпоративного музею. Працівника знайомлять з керівництвом інших підрозділів і передають йому для вивчення необхідну документацію.

Від того, наскільки якісно проведено цей етап, залежить ступінь залученості майбутнього колеги в систему цінностей і установок, схвалюваних організацією. В цей час закладаються паростки відданості і лояльності. Співробітник отримує масу нової інформація про кількість підрозділів і порядок роботи в кожному з них, їх розташування та особливості діяльності. Він засвоює собі політику керівництва щодо персоналу, утримання вимог дисципліни, наявність можливостей кар’єрного зростання та наявних пільг.

У свідомості новенького відкладається необхідна інформація аж до дрібниць – організації обідів, перекурів, прийнятому стилі спілкування між колегами та інших побутових подробицях. Введення у посада і адаптацію нових працівників у тому, що стосується подібних дрібниць, може бути доручена менеджеру з персоналу.

У своєму відділі

Процедура введення в підрозділ полягає у формуванні установки на роботу в команді. Новий працівник повинен бути ознайомлений з усіма, з ким доведеться спілкуватися по ходу діяльності. Йому повинні стати відомі внутрішні правила свого відділу. З наставником – налагоджено плідну співпрацю, причому заміна останнього можлива з переходом на новий етап адаптації.

У перші дні в якості наставника може виступати менеджер групи або один із самих досвідчених співробітників. Ідеально, коли керівник відділу зможе викроїти частина власного робочого часу для виконання таких обов’язків. Зазвичай безпосередній начальник відає теоретичними питаннями. На етапі освоєння та практичної діяльності супроводжує новачка інструктор-наставник. Найчастіше це стосується відділу продажів і спільних виїздів до клієнтів.

Продовжуємо звикати

На другому етапі, подразумевающем входження в посаду, встановлюються стосунки з колегами і засвоюються основні функції як підрозділу, так і самого працівника, а також основні правила і процедури. Це триває звичайне перші три робочих місяця. Наставником або безпосереднім керівником здійснюється видача новачкові документації, що містить основні моменти, потрібні в роботі.

Співробітник освоюється на новому робочому місці, уточнює, де зберігаються ті чи інші документи, освоює офісну техніку (ксерокс, факс, власний робочий комп’ютер). Уточнюються і конкретизуються навички, необхідні для здійснення роботи на даній посаді.

На цьому етапі наставнику слід змалювати ті цілі і завдання, результат досягнення яких буде оцінено в кінці випробувального терміну. Працівника потрібно належним чином інформувати, за якими саме критеріями належить судити про його роботу. Його слід познайомити з періодичністю звітності, а також її формами. Необхідно всіляко підтримувати з співробітником зворотний зв’язок для з’ясування окремих питань та коригування взаємних очікувань.

Міняємо статус

Етап дієвої орієнтації полягає в поступовому входженні новачка в новий статус і налагодженні з колегами міжособистісних відносин. В його рамках слід заохочувати активні дії співробітника в самих різних сферах діяльності, перевіряючи й уточнюючи, як засвоюється інформація. Тут, як ніколи, важлива максимальна підтримка його з оцінкою ефективності тих або інших дій.

По завершенні його співробітник входить в етап повноцінного функціонування. Він характеризується завершенням подолання проблем – як виробничих, так і міжособистісних з переходом в стан стабільної роботи. При належній ефективності адаптаційного процесу таке можливо лише через кілька місяців з дати прийому. Подібне скорочення періоду входження допомагає організації отримати значну фінансову користь, особливо при прийомі нового персоналу у великій кількості.

На всіх етапах адаптації дуже важливо забезпечити ефективну взаємодію з тим, хто призначений на роль наставника, контролювати дотримання наміченого, стежити за участю співробітника в навчальних програмах і за забезпеченням його будь-якими необхідними матеріалами та інструментами.

Підводимо підсумки

На завершальному етапі повинен бути проведений аналіз успішності процесу адаптації та його окремих елементів. Зазвичай цей етап буває приурочений до закінчення випробувального терміну. За два тижні до запланованої дати слід нагадати про майбутню процедуру керівнику і забезпечити його разом з наставником і самим співробітником бланками для оцінки роботи останнього в випробувальний термін. Не пізніше трьох днів до дати завершення строку слід провести контроль заповнення таких форм оцінки, обговорити результати адаптації і підвести необхідні підсумки.

Якщо прийняте рішення буде негативним, співробітнику пропонується або нова посада (перекладом), або його ставлять до відома про звільнення. Коли прийнято позитивне рішення, слід вітання з успішним завершенням випробувального терміну і проводиться бесіда, зміст якої – постановка ключових завдань на найближчий робочий рік і розробка плану індивідуального розвитку.

І ще…

На кожному з етапів можливі труднощі, іменовані адаптаційними кризами, що загрожує станом тривоги і стресу.

Якщо (як це часто буває в наш час) співробітників переміщують між підрозділами компанії в різних регіонах, служба персоналу повинна заздалегідь опрацювати всі організаційні та інші питання, пов’язані з такими змінами. Будь-якої компанії не завадить володіти необхідною статистикою, що стосується середньої тривалості періоду адаптації новачків, що дозволить максимально успішно організувати роботу знову прийнятого персоналу.

Повністю завершеним процес адаптації можна вважати тоді, коли співробітник остаточно вливається в колектив і перестає бути новачком.