Видача в підзвіт: правила. Зразок заяви на видачу грошей у підзвіт
У касових операціях чимале значення мають авансові звіти. У разі неправильного заповнення документів податкова може донарахувати ПДФО, а також штраф. Щоб знизити ризик пені, потрібно дотримуватися правил видачі в підзвіт коштів: видавати гроші на основі заяви і отримувати звіт у термін. Але є інші нюанси оформлення операцій.
Мета
Видача в підзвіт грошей під звіт може знадобитися з метою:
- придбання ТМЦ;
- оплати витрат на відрядження;
- розрахунків за договорами.
Такі операції регулюються вказівкою Банку Росії № 3210 «Про порядок ведення касових операцій».
Алгоритм
Перш ніж приймати нову заяву, потрібно перевірити, чи не значиться за співробітником аналогічна заборгованість. Якщо така є, то документ приймати не можна. Співробітник повинен скласти заяву на видачу в підзвіт (директору) у довільній формі. У тексті повинні бути зазначені сума і термін отримання коштів. Керівник повинен підписати заяву. Далі бухгалтер оформляє і підписує видатковий касовий ордер (КО-2). На підставі цього документа касир, за пред’явленням паспорта співробітником, видає йому готівку. Ордер підписується касиром і одержувачем. Операція повинна бути відображена в касовій книзі.
Заява на видачу грошей у підзвіт повинен писати також і керівник. З ним у компанії укладений такий договір, як і з іншими працівниками. Якщо заява відсутня, податкові органи можуть утримати додаткові суми ПДФО.
Документи
Працівник повинен відзвітувати про використання грошей. Авансовий звіт повинен бути наданий протягом 3 робочих днів після повернення з поїздки, виходу на роботу або закінчення строку, на який надавалися гроші. Документ здається бухгалтеру або керівнику. Приймаюча сторона перевіряє повне використання коштів, наявність підтверджуючих документів та правильність оформлення звіту. Якщо помилок немає, то документ підписує керівник, після чого гроші списуються. Ось як здійснюється видача коштів у підзвіт. Про те, як писати заяву, читайте нижче.
Заява на видачу в підзвіт: зразок
Директору ТЗОВ «(назва)» Ф. В. О.
від водія Ф. В. О.
ЗАЯВА
Прошу видати під звіт грошові кошти в сумі 6 000 (шість тисяч) рублів на строк вісім календарних днів для покупки тосола для робочого автомобіля «ТАТА».
12.02.2016 (підпис) Ф. В. О.
Далі документ заповнюється бухгалтером.
Баланс розрахунків за раніше виданими сумами:
заборгованість працівника за раніше виданими сумами в підзвіт відсутня.
Бухгалтер ____________ Ф. В. О.
Директор _____________ Ф. В. О.
12.02.20__ р.
Нюанси
Якщо витрачено менше коштів, ніж було видано, то залишок повертається в касу, і на нього оформляється прибутковий ордер. У зворотній ситуації суму перевитрати організація повинна повернути працівникові на реквізити, вказані в звіті. Ця операція, як і видача в підзвіт, оформляється видатковим ордером.
Якщо кошти не повернені в касу, то вони мають бути утримані з зарплати (ст. 137 ТК РФ). Працівник повинен дати на цю операцію письмову згоду. В іншому випадку стягнення буде здійснюватися через суд. Сума утримання за місяць не може перевищувати 20 % зарплати працівника.
Ліміти
Видача грошей у підзвіт з каси обмежена 100 тис. руб. Є деякі умови. Якщо співробітник підзвітними коштами від свого імені оплатив надані йому послуги (наприклад, під час відрядження), ліміт не застосовується. Якщо він використовує підзвітні гроші для розрахунків за договорами, укладеними від імені організації, потрібно дотримуватися ліміт – 100 тис. рублів по одній угоді. Максимальний термін в законодавстві не прописаний. Але якщо гроші видаються на тривалий період, інспектори можуть розцінити як суму позику і нарахувати усі податки.
Якщо облікової політикою передбачена видача підзвітних коштів шляхом перерахування їх на карту, необхідно, щоб у підприємства був укладений відповідний договір з банком.
Якщо заява на видачу в підзвіт не містить дати повернення коштів, то вважається, що гроші видані на один день. У разі порушення строків здачі звітності на витрачену суму нараховується ПДФО. З метою регулювання строків надання документів можна скласти наказ на видачу в підзвіт. Зразок:
ТОВ «(назва)»
Наказ № 1
про затвердження строків видачі сум в підзвіт
В цілях контролю витрат підзвітних сум встановлюю такі правила:
1. Працівники, які отримали кошти, повинні подати звіт про їх використання:
- з госп. потреб – не пізніше 15 днів з дати видачі коштів;
- за витратами на відрядження – протягом 3 днів після повернення.
2. Кошти повинні витрачатися тільки за призначенням.
3. На господарські витрати на купівлю товарів гроші можуть видаватися в межах 100 тис. руб.
4. Відповідальність за виконання наказу покладається на головного бухгалтера.
Директор ______________ Ф. В. О.
Спірні операції
Для зручності і кращого сприйняття матеріал даного блоку ми вирішили помістити в таблицю.
| Операція | Рішення |
| Працівнику потрібні гроші під звіт, але керівник відсутній | На підставі довіреності оформити операцію може бухгалтер або фіндиректор |
| Директор усно просив бухгалтера видати йому грошові кошти | Видача в підзвіт повинна бути оформлена письмово |
| Працівнику потрібна сума, що перевищує ліміт розрахунків (більше 100 тис. руб.) | Такі угоди оформляються, тільки якщо мова йде про готівкових розрахунках з іншими організаціями |
| Для купівлі матеріалів за цивільно-правовим договором кошти видаються підряднику | З 01.06.14 особа, працевлаштовану за цивільно-правовим договором, вважається працівником організації. Тобто ніяких порушень касової дисципліни немає |
| Бухгалтер наполягає на підписанні договору про повну матеріальну відповідальність | Видача в підзвіт не є підставою для укладення такого договору. Якщо співробітник не поверне гроші, їх можна буде утримати з зарплати. |
Перевірка звіту
Кошти повинні бути витрачені цілеспрямовано. Кожен витрата повинен бути підтверджений чеками. Також повинно бути оформлене посвідчення про відрядження, транспортні документи. Якщо дійде до суду, важливо, щоб первинна документація була оформлена правильно. Тоді суд прийме сторону компанії. Розглянемо детальніше реквізити документів.
Якщо працівник перед від’їздом у відрядження отримав готівкою гроші на квитки і добові, а потім поїздка була продовжена, додаткову суму можна перевести на карту. Виходить, що працівник отримав кошти повторно. Але, оскільки вони перераховуються по одній і тій же поїздці, працівник повинен відзвітувати в один день за всі суми відразу.
Касовий чек
Якщо в ньому відсутнє повне найменування покупки або погано пропечатані реквізити, то він приймається до обліку, тільки якщо додатково надається товарний чек. Товар повинен бути куплений в робочий час. За переробку покладається донарахування зарплати. Касовий чек, який підтверджує факт передачі коштів. Щоб включити витрати в цілях оподаткування, потрібні інші документи з такими реквізитами: Ф. В. О. посадових осіб, їх підписи.
Товарний чек
У ньому часто відсутня печатка або номер. Хоча ці реквізити не є обов’язковими для заповнення, податківці можуть не прийняти документ. Гірше йдуть справи, якщо дати на касовий і товарний чеки не збігаються. Такі витрати можна буде відстояти тільки через суд.
ТОРГ-12
У ТТН обов’язково повинні бути вказані вантажоодержувач, адреси вантаження і вивантаження, номер подорожнього листа, марка та номери автомобілів. Без них документ не приймається до обліку. У товарній накладній часто відсутні посада особи, яка підписала документ, друк вантажоодержувача, дата. Ці реквізити вважається обов’язковими для заповнення.
Перерахування коштів на карту
Працівник може просити перевести підзвітні кошти на банківську картку. Дана операція не суперечить законодавству. Але в такому разі потрібно:
- отримати від працівника заяву на видачу грошей у підзвіт з відповідним проханням і вказати в ньому реквізити рахунка;
- в платіжці вказати, що перераховується підзвітна сума;
- відзначити в нормативних актах (Положення про розрахунки з підзвітними особами), що кошти перераховано з р/р на карту;
- в обліковій політиці розробіть власний бланк звіту з позначкою, що видача сум в підзвіт здійснюється в безготівковій формі;
- попросити співробітника зберігати сліпи після кожної оплати картою і прикріпити їх до звіту.
ТОВ «Компанія»
НАКАЗ
Про внесення змін в облікову політику на 2016 рік
10.01.2016 р.
НАКАЗУЮ:
Доповнити облікову політику розділом 6:
6. Порядок розрахунків з підзвітними особами.
6.1 Компанія видає працівникам кошти на відрядження або господарські потреби готівкою або перераховує їх на зарплатну картку.
6.2. Спосіб видачі коштів регулює директор в кожному конкретному випадку.
6.3. Співробітник надає в бухгалтерію документи, що підтверджують витрати. В незалежності від способу отримання, залишок повертається готівкою в касу.
Облік операцій в БУ
У день видачі коштів оформляється ВКО. В БУ робиться проводка: ДТ71 КТ50 (51).
Якщо працівник після відрядження частина коштів повертає в касу, то оформляється ПКО. В БУ робиться зворотна проводка: ДТ 50 (51) КТ 71.
Розглянемо, як оформляється видача в підзвіт. Зразок:
Офіс-менеджер ТОВ 25 травня 2015 р. отримав 2000 (дві тисячі) грн. на 4 дні для придбання канцелярського приладдя. Бухгалтер видав кошти на підставі його заяви. Співробітник 27 травня витратив 1000 (одну тисячу) руб., надав чеки та авансовий звіт. Невикористану суму менеджер повернув у касу.
- ДТ71 КТ50 – 2000 руб. – видані кошти з каси;
- ДТ50 КТ71 – 1000 руб. – внесено залишок невитрачених коштів;
- ДТ10 КТ71 – 1000 руб. – канцтовари прийняті до обліку.
Перерахування коштів на корпоративну карту
Альтернативою зарплатній картці є корпоративна. На неї можна перераховувати кошти під звіт співробітникам. Працівнику достатньо лише написати заяву у вільній формі на користування карткою. Переказ коштів здійснюється на підставі наказу директора. Бажано затвердити порядок використання карт:
- Власники пластику не мають права розголошувати відомості про PIN-код третім особам.
- Звіт про витрату коштів на картці потрібно надати не пізніше 3 днів після списання коштів або повернення працівника з відрядження. До нього повинні додаватися чеки, що підтверджують оплату операції картою.
- Якщо документи відсутні або директор не підтвердив цільове використання коштів, вони утримуються з зарплати співробітника.
- Окремо має бути складений список працівників, які мають доступ до засобів.
- Видача і повернення карт повинні відображатися в журналі обліку.
- У разі розкрадання пластику держатель повинен негайно повідомити про це в банк.
Момент передачі співробітникові картки не є датою видачі грошей під звіт. Записи в БО роблять у момент зняття коштів. Всі операції з корпоративною карткою відображаються на рахунку, відкритому до рахунку 55.
Приклад
Маркетологу ТОВ 10 липня 2015 року видали карту для оплати реклами. 15 липня співробітник зняв з рахунку 2 000 руб. Виписка з банку підтверджує списання коштів. Бухгалтер відображає видачу грошей проводкою: ДТ71 КТ55.
Облік операцій в НУ
Дані операції розглядаються як видача авансу. Поки співробітник не надасть звіт, витрати з НПП не списуються. Також на підзвітні суми не нараховуються страхові внески і ПДФО.
Але якщо співробітник не може підтвердити витрачені суми, краще утримати з нього податок. Навіть якщо чоловік втратив первинні документи, написав про це пояснювальну записку, компанія все одно має доходи. Але в цьому питанні судді на боці платників податків. Якщо працівник приніс товари без документів, у нього не виникає заборгованості перед роботодавцем. Організація просто прибуткує цінності.
Приклад
15 лютого 2012 працівник отримав кошти для закупівлі товарів. Строк подання звіту, затверджений наказом, становить два місяці. Тобто з 16 березня 2012 року борг буде вважатися простроченим. Термін давності по ньому складе три роки. Неповернений борг збільшить оподатковувані доходи у березні 2015 року. Якщо до цього часу працівник підпише зобов’язання погасити заборгованість, то потрібно буде знову відраховувати трирічний термін.
Якщо в лютому 2015 року працівник напише лист з проханням про відстрочку боргу, доход почне зростати з лютого 2017 року (якщо до того часу заборгованість не буде погашена).
ПДФО потрібно нарахувати, якщо організація самостійно спише заборгованість. Дохід збільшиться в місяці, коли підприємство пробачила борг. Внески у позабюджетні фонди потрібно буде нарахувати також після списання коштів.
Тривалий термін
Як говорилося раніше, законом не визначений максимальний період використання коштів. Потрібно тільки, щоб термін був зазначений у самій заяві. Позначку може зробити директор, бухгалтер або сам співробітник. Навіть якщо кошти на відрядження буду видані на рік, ніякі штрафи за такий тривалий період для компанії не передбачені.
Важливо пам’ятати, що працівникові не можна видавати новий аванс, поки він не відзвітує по старому. Наприклад, працівник, отримавши гроші на півроку, не поспішає оформляти звіт. Якщо терміново потрібно буде відправити його у відрядження, то оформляти новий підзвіт не можна. Також забороняється вимагати достроковий звіт про використання коштів. Виняток — звільнення співробітника.
Припустимо, що, крім боржника, більше нема кого послати у відрядження. Тоді керівник може взяти на себе відповідальність і видати новий аванс працівнику. Якщо таку схему виявлять інспектори, вони оштрафують керівника на суму 5 000 руб., а компанію — на суму до 50 тис. руб. за порушення касової дисципліни. Тому таких ситуацій краще уникати.
