Видача в підзвіт: правила. Зразок заяви на видачу грошей у підзвіт

Облік операцій в БУ

У день видачі коштів оформляється ВКО. В БУ робиться проводка: ДТ71 КТ50 (51).

Якщо працівник після відрядження частина коштів повертає в касу, то оформляється ПКО. В БУ робиться зворотна проводка: ДТ 50 (51) КТ 71.

Розглянемо, як оформляється видача в підзвіт. Зразок:

Офіс-менеджер ТОВ 25 травня 2015 р. отримав 2000 (дві тисячі) грн. на 4 дні для придбання канцелярського приладдя. Бухгалтер видав кошти на підставі його заяви. Співробітник 27 травня витратив 1000 (одну тисячу) руб., надав чеки та авансовий звіт. Невикористану суму менеджер повернув у касу.

• ДТ71 КТ50 – 2000 руб. – видані кошти з каси;
• ДТ50 КТ71 – 1000 руб. – внесено залишок невитрачених коштів;
• ДТ10 КТ71 – 1000 руб. – канцтовари прийняті до обліку.

Перерахування коштів на корпоративну карту

Альтернативою зарплатній картці є корпоративна. На неї можна перераховувати кошти під звіт співробітникам. Працівнику достатньо лише написати заяву у вільній формі на користування карткою. Переказ коштів здійснюється на підставі наказу директора. Бажано затвердити порядок використання карт:

• Власники пластику не мають права розголошувати відомості про PIN-код третім особам.
• Звіт про витрату коштів на картці потрібно надати не пізніше 3 днів після списання коштів або повернення працівника з відрядження. До нього повинні додаватися чеки, що підтверджують оплату операції картою.
• Якщо документи відсутні або директор не підтвердив цільове використання коштів, вони утримуються з зарплати співробітника.
• Окремо має бути складений список працівників, які мають доступ до засобів.
• Видача і повернення карт повинні відображатися в журналі обліку.
• У разі розкрадання пластику держатель повинен негайно повідомити про це в банк.

Момент передачі співробітникові картки не є датою видачі грошей під звіт. Записи в БО роблять у момент зняття коштів. Всі операції з корпоративною карткою відображаються на рахунку, відкритому до рахунку 55.

Приклад

Маркетологу ТОВ 10 липня 2015 року видали карту для оплати реклами. 15 липня співробітник зняв з рахунку 2 000 руб. Виписка з банку підтверджує списання коштів. Бухгалтер відображає видачу грошей проводкою: ДТ71 КТ55.