Видача в підзвіт: правила. Зразок заяви на видачу грошей у підзвіт

У касових операціях чимале значення мають авансові звіти. У разі неправильного заповнення документів податкова може донарахувати ПДФО, а також штраф. Щоб знизити ризик пені, потрібно дотримуватися правил видачі в підзвіт коштів: видавати гроші на основі заяви і отримувати звіт у термін. Але є інші нюанси оформлення операцій.

Мета

Видача в підзвіт грошей під звіт може знадобитися з метою:

  • придбання ТМЦ;
  • оплати витрат на відрядження;
  • розрахунків за договорами.

Такі операції регулюються вказівкою Банку Росії № 3210 «Про порядок ведення касових операцій».

Алгоритм

Перш ніж приймати нову заяву, потрібно перевірити, чи не значиться за співробітником аналогічна заборгованість. Якщо така є, то документ приймати не можна. Співробітник повинен скласти заяву на видачу в підзвіт (директору) у довільній формі. У тексті повинні бути зазначені сума і термін отримання коштів. Керівник повинен підписати заяву. Далі бухгалтер оформляє і підписує видатковий касовий ордер (КО-2). На підставі цього документа касир, за пред’явленням паспорта співробітником, видає йому готівку. Ордер підписується касиром і одержувачем. Операція повинна бути відображена в касовій книзі.

Заява на видачу грошей у підзвіт повинен писати також і керівник. З ним у компанії укладений такий договір, як і з іншими працівниками. Якщо заява відсутня, податкові органи можуть утримати додаткові суми ПДФО.