Видача в підзвіт: правила. Зразок заяви на видачу грошей у підзвіт

Нюанси

Якщо витрачено менше коштів, ніж було видано, то залишок повертається в касу, і на нього оформляється прибутковий ордер. У зворотній ситуації суму перевитрати організація повинна повернути працівникові на реквізити, вказані в звіті. Ця операція, як і видача в підзвіт, оформляється видатковим ордером.

Якщо кошти не повернені в касу, то вони мають бути утримані з зарплати (ст. 137 ТК РФ). Працівник повинен дати на цю операцію письмову згоду. В іншому випадку стягнення буде здійснюватися через суд. Сума утримання за місяць не може перевищувати 20 % зарплати працівника.

Ліміти

Видача грошей у підзвіт з каси обмежена 100 тис. руб. Є деякі умови. Якщо співробітник підзвітними коштами від свого імені оплатив надані йому послуги (наприклад, під час відрядження), ліміт не застосовується. Якщо він використовує підзвітні гроші для розрахунків за договорами, укладеними від імені організації, потрібно дотримуватися ліміт – 100 тис. рублів по одній угоді. Максимальний термін в законодавстві не прописаний. Але якщо гроші видаються на тривалий період, інспектори можуть розцінити як суму позику і нарахувати усі податки.

Якщо облікової політикою передбачена видача підзвітних коштів шляхом перерахування їх на карту, необхідно, щоб у підприємства був укладений відповідний договір з банком.

Якщо заява на видачу в підзвіт не містить дати повернення коштів, то вважається, що гроші видані на один день. У разі порушення строків здачі звітності на витрачену суму нараховується ПДФО. З метою регулювання строків надання документів можна скласти наказ на видачу в підзвіт. Зразок:

ТОВ «(назва)»

Наказ № 1
про затвердження строків видачі сум в підзвіт

В цілях контролю витрат підзвітних сум встановлюю такі правила:

1. Працівники, які отримали кошти, повинні подати звіт про їх використання:

• з госп. потреб – не пізніше 15 днів з дати видачі коштів;
• за витратами на відрядження – протягом 3 днів після повернення.

2. Кошти повинні витрачатися тільки за призначенням.
3. На господарські витрати на купівлю товарів гроші можуть видаватися в межах 100 тис. руб.
4. Відповідальність за виконання наказу покладається на головного бухгалтера.

Директор ______________ Ф. В. О.