Видача в підзвіт: правила. Зразок заяви на видачу грошей у підзвіт
Спірні операції
Для зручності і кращого сприйняття матеріал даного блоку ми вирішили помістити в таблицю.
| Операція | Рішення |
| Працівнику потрібні гроші під звіт, але керівник відсутній | На підставі довіреності оформити операцію може бухгалтер або фіндиректор |
| Директор усно просив бухгалтера видати йому грошові кошти | Видача в підзвіт повинна бути оформлена письмово |
| Працівнику потрібна сума, що перевищує ліміт розрахунків (більше 100 тис. руб.) | Такі угоди оформляються, тільки якщо мова йде про готівкових розрахунках з іншими організаціями |
| Для купівлі матеріалів за цивільно-правовим договором кошти видаються підряднику | З 01.06.14 особа, працевлаштовану за цивільно-правовим договором, вважається працівником організації. Тобто ніяких порушень касової дисципліни немає |
| Бухгалтер наполягає на підписанні договору про повну матеріальну відповідальність | Видача в підзвіт не є підставою для укладення такого договору. Якщо співробітник не поверне гроші, їх можна буде утримати з зарплати. |
Перевірка звіту
Кошти повинні бути витрачені цілеспрямовано. Кожен витрата повинен бути підтверджений чеками. Також повинно бути оформлене посвідчення про відрядження, транспортні документи. Якщо дійде до суду, важливо, щоб первинна документація була оформлена правильно. Тоді суд прийме сторону компанії. Розглянемо детальніше реквізити документів.
Якщо працівник перед від’їздом у відрядження отримав готівкою гроші на квитки і добові, а потім поїздка була продовжена, додаткову суму можна перевести на карту. Виходить, що працівник отримав кошти повторно. Але, оскільки вони перераховуються по одній і тій же поїздці, працівник повинен відзвітувати в один день за всі суми відразу.
Касовий чек
Якщо в ньому відсутнє повне найменування покупки або погано пропечатані реквізити, то він приймається до обліку, тільки якщо додатково надається товарний чек. Товар повинен бути куплений в робочий час. За переробку покладається донарахування зарплати. Касовий чек, який підтверджує факт передачі коштів. Щоб включити витрати в цілях оподаткування, потрібні інші документи з такими реквізитами: Ф. В. О. посадових осіб, їх підписи.
Товарний чек
У ньому часто відсутня печатка або номер. Хоча ці реквізити не є обов’язковими для заповнення, податківці можуть не прийняти документ. Гірше йдуть справи, якщо дати на касовий і товарний чеки не збігаються. Такі витрати можна буде відстояти тільки через суд.
ТОРГ-12
У ТТН обов’язково повинні бути вказані вантажоодержувач, адреси вантаження і вивантаження, номер подорожнього листа, марка та номери автомобілів. Без них документ не приймається до обліку. У товарній накладній часто відсутні посада особи, яка підписала документ, друк вантажоодержувача, дата. Ці реквізити вважається обов’язковими для заповнення.
