Положення про структурні підрозділи: загальні положення, права і повноваження

На багатьох державних і комерційних підприємствах в якості одного з локальних документів розробляється Положення про структурних підрозділах. В цьому акті, крім питань, що стосуються розвитку колективу, можуть висвітлюватися правила спілкування персоналу, порядок участі працівників у розподілі прибутку, особливості підвищення кваліфікації службовців і так далі. Розглянемо докладно, як складається Положення про структурному підрозділі. Зразок документа також буде представлений в статті.

Особливості

Аналізований документ виступає як організаційно-технологічний акт. В ньому визначаються:

Місце відділу в системі підприємства.

Функціональне навантаження, технологічна відповідальність.

Взаємодія з іншими відділами.

Нормативні документи, якими регламентується діяльність підрозділу організації.

Складання акта здійснюється безпосередньо у відділі підприємства. Відповідальність за це несе його начальник. Керівник організації повинен розглянути і підписати документ. Не підприємстві може бути один відділ або кілька. Створення підрозділів повинно здійснюватися за принципом доцільності. Їх діяльність повинна бути обґрунтована та ефективна.

Розділи

Структурний підрозділ (приклади: кадрова служба, бухгалтерія, фінансовий відділ тощо) виконує певні функції. При складанні документації враховується специфіка діяльності, графік, наявність/відсутність матеріальної відповідальності службовців. У цьому акті присутні наступні розділи:

Загальні положення.

Завдання.

Структура.

Функції.

Взаємодія з іншими відділами.

Обов’язки, права та повноваження.

Відповідальність.

Розділ “Загальні положення” встановлює підпорядкованість відділу конкретній особі. У ньому може визначатися область розповсюдження документа. Зокрема, мова йде про вимоги до змісту, правила складання, прийняття, реєстрації, внесення доповнень/змін акта. Тут же встановлюється правове становище підрозділу. У розділі “Завдання” формулюються ключові напрями діяльності відділу. На будь-відокремлений підрозділ покладаються обов’язки вирішувати питання з урахуванням вимог сучасності. Так, задачі відділу кадрів можуть припускати не тільки прийом та звільнення співробітників. В його обов’язки може входити комплексне вирішення питань щодо формування ефективно діючого колективу.

Система та функції

У цьому розділі висвітлюється організація роботи відділу. Зокрема, встановлюється чисельний склад, конкретні обов’язки працівників. В процесі складання цього розділу може застосовуватися матриця розподілу управлінських функцій. Якщо ж вона відсутня, то застосовуються відомості підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців. При встановленні функцій працівників можна скористатися також нормами ДСТУ.

Службові зв’язки з іншими відділами

Організація роботи повинна здійснюватися таким чином, щоб взаємини між різними ділянками підприємства були максимально ефективними. При складанні розділу необхідно врахувати, що описувати не потрібно взаємодію окремих працівників, а цілих відділів. Тому необхідно орієнтуватися, в першу чергу, на службові зв’язки між начальниками. У розділі можна вказати на необхідність узгодження взаємодій між рядовими співробітниками різних відділів. Тобто, Положення про структурних підрозділах визначає, чи службовця отримувати дозвіл на взаємодію з іншими фахівцями. Окремо обмовляється, з ким саме слід погоджувати ті чи інші заходи: зі своїм начальником або посадовою особою іншого відділу.

Компетенція та відповідальність

Розділи “Відповідальність” і “Права та обов’язки” складається відповідно до покладених на відділ функцій. Зміст цих розділів можна взяти з посадових інструкцій. Однак при цьому слід враховувати, що Положення про структурних підрозділах наділяє можливостями, встановлює відповідальність і обов’язки не конкретного співробітника, а весь відділ у цілому. При бажанні можна розписати їх і щодо кожного службовця. Однак доцільніше встановити повноваження, обов’язкові для всіх працівників, виділивши окремо їх для начальника відділу. Відповідальність можна встановити індивідуальну і колективну. Перша, відповідно, буде ставитися до начальника, а остання – до співробітників. Затвердження Положення про структурному підрозділі здійснюється після його погодження з юристом підприємства.

Вимоги до змісту

Положення про структурних підрозділах не вважається обов’язковим документом, передбаченим трудовим законодавством. Але саме в цьому акті закріплюється розподіл завдань, обов’язків і функцій між відділами і службовцями всередині одного підприємства. Вимоги до змісту можуть встановлюватися локальними документами (стандартами). Якщо вони відсутні на підприємстві, то можна використовувати “шаблонне” Положення про структурному підрозділі – зразок. У будь-якому разі в процесі складання документа необхідно виходити з того, що в ньому повинні бути такі відомості:

Місце в системі підприємства (відокремлений підрозділ або входить до складу управління, департаменту тощо).

Нормативна база. Тут вказуються документи, що регламентують діяльність (ФЗ, Статут тощо).

Структура відділу.

Безпосередній начальник.

Ключові завдання.

Відповідальність, обов’язки, права.

Щоб уникнути виникнення спорів з питань компетенції необхідно ретельно продумати зміст документа, постаратися скласти його ємним і докладним.

Положення про структурному підрозділі організації: призначення

Документ виступає внутрішнім (локальним) актом. Він складається для організаційно-юридичного закріплення за відділом управлінських функцій, раціонального поділу компетенції між співробітниками. Акт визначає відповідальність і обов’язки начальника. Положення виступає як складовий елемент документації підприємства. Він є підставою для розробки типових, персональних (при необхідності) посадових інструкцій службовців. Документ розробляється згідно з чинним організаційно-управлінських актів.

Елементи

Положення включає в себе:

Титульний аркуш.

Назва.

Основне призначення.

Нормативне підґрунтя діяльності відділу.

Опис структури.

Функції відділу і розподіл відповідальності.

Інформаційне та матеріальне забезпечення.

Взаємодія.

Конфіденційність і діловодство.

Забезпечення безпеки та належних умов праці.

Склад і порядок розділів, назви окремих блоків можуть змінюватися відповідно до специфіки підрозділу.

Характеристика відділу

Розділ “Основне призначення” описує:

Місце підрозділу в системі підприємства.

Підпорядкованість.

Цільове призначення.

Правила формування та ліквідації відділу.

У блоці “Нормативне підґрунтя діяльності” наводиться перелік документів, згідно з якими розробляється Положення, і буде функціонувати підрозділ. У наступному розділі наводиться інформація з урахуванням специфіки відділу. У ньому, зокрема, описується:

Структура підрозділу, порядок, згідно з яким вона формується і затверджується.

Правила призначення на посаду начальника, звільнення і заміщення. При необхідності описуються кваліфікаційні вимоги (стаж, категорія, освіта).

Завдання керівника відділу.

Наявність і кількість заступників, порядок, згідно з яким між ними розподіляються посадові обов’язки.

Правила затвердження Положень, що регламентують діяльність структурних одиниць підрозділу, службових інструкцій для співробітників.

Порядок, згідно з яким формується штат відділу.

Способи відображення інформації

Структура підрозділу може описуватися:

Графічним методом. Він являє собою схематичне відображення структурних одиниць. Адміністративні взаємозв’язку виділяються суцільними лініями, функціональні – пунктирними.

Текстовим способом. У цьому випадку використовується перерахування структурних одиниць (груп працівників, що виконують обов’язки по конкретних напрямках, або окремих службовців), наводиться опис взаємодій.

Функції та розподіл відповідальності

В даному розділі описують:

Основні види діяльності або роботи, які повинен виконувати відділ для реалізації завдань, поставлених перед ним.

Порядок розподілу відповідальності і функцій між співробітниками.

Посадові обов’язки, індивідуальні права начальника у відповідності з діючими нормативними актами. Тут же описується його відповідальність.

Функції викладаються в порядку черговості виконання або їх значущості. У Положенні, як правило, обмовляється, що відповідальність працівників визначається їх посадовими інструкціями.

Взаємодія

У цьому розділі визначаються:

Взаємовідносини підрозділів з іншими відділами та посадовими особами на рівні інформаційних і матеріальних потоків. До останніх відносять зв’язку, що стосуються діяльності, руху цінностей. Інформаційна взаємодія здійснюється за допомогою передачі документації.

Терміни і періодичність виконання робіт, надання відомостей, матеріальних цінностей та ін

Порядок, згідно з яким здійснюється вирішення конфліктних ситуацій, що виникають між відділами.

Інформаційне і матеріальне забезпечення

Цей розділ містить відомості про:

Внутрішніх і зовнішніх джерелах, порядок оснащення відділу меблями, обладнанням, організаційно-технічними засобами і так далі.

Ведення обліку та забезпечення схоронності цінностей.

Порядок надання нормативних документів, літератури та інших інформаційних ресурсів.

Конфіденційність та діловодство

Цей блок включає в себе відомості про номенклатуру тих справ, які веде підрозділ. Також в цьому розділі вказується особа, яка несе відповідальність за їх виробництво. У разі великого обсягу номенклатура справ наводиться в окремому документі (додатку). При необхідності в розділ включають види конфіденційних відомостей, правила поводження з ними і відповідальність за розголошення.

Забезпечення безпечних умов праці

У цьому розділі наводяться правила підтримання належного санітарно-гігієнічного стану приміщень, закріплених за підрозділом. У ньому також описується порядок забезпечення безпеки діяльності. У розділі можуть наводитися посилання на нормативні документи, що встановлюють такі правила. В обов’язковому порядку указуються відповідальні особи.

Складання і узгодження документа

Розробка Положення здійснюється підрозділом самостійно. Як правило, це завдання покладається на начальника відділу. Спочатку складається проект документа. Він погоджується з вищестоящою адміністрацією і зацікавленими службовцями. До останніх, зокрема, можуть відноситися:

Керівники підрозділів, з якими взаємодіє відділ.

Начальник кадрової служби.

Керівник юридичного відділу.

Конкретний перелік погоджувальних одиниць і службовців встановлюється начальником. Він же організовує ознайомлення працівників з Положенням.

Зміни, скасування і перегляд документа

Коригування до Положення вносяться начальниками відділів у наступних випадках:

При плановому перегляд документа.

При перейменування, реорганізації відділу, зміну його підпорядкованості, коригування штатного розпису.

За ініціативою співробітників та начальника підрозділу для підвищення ефективності діяльності.

При зміні нормативної бази.

Порядок, згідно з яким узгоджуються зміни, аналогічний тому, що встановлений для прийняття самого Положення. Термін для внесення коригувань – 1 міс. У випадку, якщо необхідно внести велику кількість змін, складається нова редакція Положення. Плановий перегляд документа здійснюється не рідше 1 разу в 5 років. Скасування Положення провадиться при прийнятті нової редакції або в разі ліквідації відділу. У разі необхідності зміни вносяться до статутних або установчі документи підприємства.

Візування

Керівник підприємства визначає перелік співробітників, які повинні поставити грифи погодження в Положенні, згідно з наказом про розподіл обов’язків. Щоб уникнути неточностей, також дублювання тих чи інших службових взаємодій, функцій і, відповідно, для запобігання ймовірних розбіжностей між начальниками відділів згодом, практикується візування документів для конкретних служб адміністрацією тих ділянок підприємства, з якими вони перебувають у постійній службового зв’язку. Якщо грифів більше трьох, то вони оформлюються на окремій сторінці або складається “Аркуш погодження”. На деяких підприємствах передбачається візування Положень начальником юридичної служби або юрисконсульта. Підписання документа проводиться, як вище було сказано, генеральним директором. Цим правом, однак, можуть наділятися й інші керівні працівники. Ними можуть бути заступники директора, що забезпечують функціонування груп відділів.

Додатково

З затвердженим Положенням про підрозділи повинні ознайомитися всі співробітники підприємства. Службовці зобов’язані поставити свої підписи в документі. Для цього передбачається спеціальна графа про доведення або ознайомленні працівників з Положенням. Підписи ставляться по старшинству – спочатку розписується начальник відділу, потім всі службовці. Для фіксації ознайомлення з документом може використовуватися метод, передбачений для посадових інструкцій. Він полягає в складанні окремого аркуша доведення Положення до відома службовців. В якості підстави для внесення змін в документ виступає наказ директора підприємства.

Способи і порядок його оформлення аналогічні тим, що встановлені для коригування посадових інструкцій. Разом з цим необхідно врахувати важливий момент. Внесення коригувань до Положення про підрозділах може, а в ряді випадків обов’язково має спричинити зміну посадових інструкціях працівників. В іншому випадку виникне неузгодженість у діяльності всього підприємства. Положення про підрозділах не обов’язково, але бажано розробити, оскільки воно істотно оптимізує діяльність відділів. За допомогою цього документа стає більш чітким і злагодженим взаємодія між співробітниками підприємства, начальниками та заступниками. Цей документ значно спрощує контроль і управління підприємством.