Аудит персоналу. Аудит розрахунків з персоналом з оплати праці. Аудит і контролінг персоналу

Щоб компанія працювала ефективно, в колективі повинна панувати доброзичлива здорова атмосфера. Не завжди власник підприємства в змозі адекватно оцінити кожного працівника і розібратися, звідки беруться проблеми взаємин у персоналу. Щоб дозволити неприємні ситуації і виключити можливі конфлікти, позбутися від неефективних співробітників і проконтролювати фінансові витрати на кадри, необхідно організувати повноцінний аудит персоналу організації.

Про що йдеться?

Що прийнято розуміти під терміном «аудит»? Персонал організації – це головний ресурс, більш важливий, ніж гроші. А аудит – це метод визначення того, наскільки ефективні кадри. При проведенні перевірки вдається з’ясувати, наскільки хороша система контролю персоналу, а також методи оптимізації та підвищення ефективності. Головна мета такого заходу – оцінка продуктивності в розрізі кожного конкретного працівника, дозволяє в цілому обчислити, наскільки корисний співробітник з точки зору прибутковості.

При проведенні спеціалізованого аналізу вдається провести аудит розрахунків з персоналом з оплати праці, оцінити, наскільки вироблена система ефективна і дозволяє контролювати відносини всередині організації:

• економічні;
• соціальні;
• трудові.

Незамінна система аудиту персоналу при високих показниках плинності кадрів на підприємстві, так як дозволяє виявити причину явища.

Завдання аналізу

Головні завдання, поставлені перед проводять аудит праці персоналу фахівцями, зазвичай такі:

• визначення, чи відповідає кадровий потенціал стратегії зростання компанії;
• виявлення відповідності управлінської структури і робочого процесу нормами права держави;
• оцінка ефективності працівників, які вирішують поставлені перед ними завдання;
• виявлення причин проблем взаємодії персоналу, знаходження шляхів вирішення ситуацій, а також скорочення негативного впливу.

Як це відбувається?

В загальному випадку проведення аудиту персоналу поділяється на:

• підготовку;
• збір даних;
• аналіз інформації;
• підведення підсумків.

Підготовка

Починається аудит і контролінг персоналу з визначення того, які цілі переслідує захід. Виходячи з цього готують документальний супровід та встановлюють строки. На підготовчому етапі призначають виконавців за проектом, вибирають учасників та створюють план, згідно з яким будуть збиратися та аналізуватися дані. Також необхідно визначитися на користь того чи іншого типу звітності.

Робота з інформацією

Збір даних передбачає заходи з моніторингу робочого процесу відібраних співробітників. При цьому фахівці, які проводять кадровий аудит персоналу, вивчають документацію, звіти, проводять опитування і збирають анкети, організують інтерв’ю з працівниками компанії. Статистика, отримана в ході такого дослідження, проходить попередню обробку, після чого піддається ретельному аналізу.

Третій крок аудиторської роботи – це обробка всіх даних, зібраних раніше. На основі отриманої інформації формуються:

• таблиці;
• графіки;
• діаграми;
• схеми.

Такі методи подачі даних наочні і зрозумілі, дозволяють швидко проаналізувати ситуацію. Аудит системи управління персоналом проводиться при обліку заздалегідь обраного алгоритму аналізу інформації, а також оцінки ефективності працівників. Обчислені показники наочно порівнюють з аналогічними компаніями, науково обгрунтованими нормативами.

Завершальний крок

На заключному етапі аудит розрахунків з персоналом (праці, його оплати) власне робочого процесу дозволяє сформувати висновки. Фахівці, що проводили заходи, формулюють рекомендації щодо поліпшення ефективності робочого процесу. На основі виявлених ситуацій стає ясно, яким чином можна оптимізувати кадрові ресурси і скоротити витрати на них.

Що це дає?

Навіщо потрібен аудит? Персонал до таких заходи відноситься категорично насторожено, заздалегідь переконуючи себе, що керівники просто хочуть когось звільнити. Фактично користь аудиту значно ширше, ніж може собі уявити неспеціаліст. По мірі завершення перевірки можна:

• оцінити, необхідні інші працівники;
• перевірити, чи забезпечена кадрами компанія;
• виявити структуру управлінців;
• визначити, чи потрібно навчати працівників;
• зрозуміти, який стиль управління застосовується;
• оцінити психологічний, соціальний клімат в організації;
• виявити, звідки починається опір нововведенням;
• зрозуміти, великий інноваційний потенціал;
• визначити, яким є розподіл кадрів в компанії.

Якщо був проведений якісний аудит, персонал і керівник стають згуртованим єдиним цілим. В ході дослідження виявляються небезпечні працівники, непродуктивні, а також вишукуються заходи до усунення конфліктних ситуацій. Аудит дозволяє сформувати таку мотиваційну систему. Яка буде застосована до умов конкретної організації.

Рівні аудиту

Аудит системи управління персоналом ділиться на три рівні:

• соціально-психологічний;
• фінансовий;
• організаційно-технологічний.

Що стосується грошових питань, то тут увагу приділяють:

• конкурентоспроможності компанії, для оцінки якої порівнюють показники з середніми та найкращими для цієї області;
• ефективності кадрового відділу, його ролі у поліпшенні якості робочого процесу;
• тому, як співвідносяться витрати на аудиторські заходи та їх підсумки.

Організаційно-технологічний рівень, який передбачає вивчення документів, аналіз показників, що дозволяють говорити про законність функціонування, ефективності. В цьому аспекті аудит і контролінг персоналу передбачає детальний аналіз:

• плинності;
• випадків, коли працівники не виходили на робоче місце;
• скарг;
• отриманих на робочих місцях травм;
• відношення співробітників до своїх завдань;
• рівня задоволення працівників;
• програми розвитку.

Нарешті, соціально-психологічний – такий аудит, який передбачає аналіз відносин усередині компанії, що дозволяє виявити мотиваційні фактори. При цьому ставляться завдання визначення, яким чином можна поліпшити діяльність компанії в цілому і кожного працівника зокрема.

Важливі особливості

Керівник повинен відразу чітко донести до всіх працівників, з якою метою заплановано аудит. Персонал буде готовий йти назустріч лише у випадку, коли кожен працівник зрозуміє, що захід йому вигідно і корисно. Проведення спеціального тренінгу або семінару з роз’ясненням основних цілей, моментів аудиторської перевірки може бути кращим рішенням проблеми та гарним стартом комунікацій між запрошеними фахівцями і постійним штатом.

При перевірці показники, отримані в ході описаних раніше етапів, аналізують як єдине ціле, тобто комплексно. Такий підхід – гарант того, що результат відобразить динаміку розвитку компанії.

При цьому аудит – це не просто перевірка того, наскільки ефективно працює співробітник або підрозділ. В ході заходів аналізується система управління персоналом, впроваджена в організації. Чималу увагу перевіряючі будуть приділяти керівникам компанії, а також керівникам різних рівнів.

Керований фірмою уміючи

Управління підприємством – це в першу чергу вміле управління кадровими ресурсами. При цьому робота поділяється на три рівні:

• лінійний;
• стратегічний;
• функціональний.

З цього випливає, що перевірка повинна також дотримуватися цих рівнів. А ось результати аудиту повинні бути такими, щоб принести користь у довгостроковому плануванні майбутнього фірми. Деякі висновки дозволять зрозуміти, які короткострокові потреби тих чи інших працівників. Нарешті, аудит дозволяє з’ясувати, чи є необхідність у більшій кількості управлінців в організації.

Стратегічний аудит являє собою аналіз з точки зору вищих чинів компанії. При цьому фахівці досліджують управлінські практики в фірмі і аналізують, як працює кадрова служба. Для отримання даних необхідно опитати увесь керівний склад, вивчити бізнес-план, оцінити роботу кадрової служби. Такий підхід дозволяє зрозуміти, як зробити компанію більш конкурентноздатної за рахунок виявлення сильних, слабких особливостей, ризиків, потенціалу підприємства.

Конкурентоспроможність як шлях до успіху

При аудиті вдається підвищити конкурентоспроможність компанії на ринку за рахунок наступних заходів:

• усунення структурних недоліків при збереженні кадрового потенціалу таким чином, щоб фірма зміцнила своє становище, позбувшись зайвих, непотрібних елементів у своїй структурі. Як правило, процес пов’язаний з реорганізацією підприємства, при якій деякі підрозділи виключаються, працівники звільняються, а стратегії фірми змінюються;
• виявлення унікальних особливостей організації, що дозволяють зробити її привабливою для потенційних працівників і покупців.

У цілому конкурентоспроможність визначається тим, наскільки ефективно використовується потенціал кожного працівника. Управління персоналом здійснюється не тільки через відомі механізми документообігу, але й опосередковано через:

• інновації;
• маркетинг;
• сервіс.

Пам’ятайте, що тим вищою буде продуктивність фірми, чим сильніше кожен працівник поважає свою компанію.

Важливі нюанси

Для оцінки фірми на кадровому ринку використовуються показники:

• укомплектованість компанії;
• рівень задоволеності співробітників.

Аудиторська перевірка дозволяє оцінити стратегію фірми на операційному рівні, коли аналізуються безпосередньо результати роботи. Аудитор вивчає:

• співвідношення мети і результату;
• можливість поліпшення, спрощення робочого процесу;
• можливість отримання того ж результату з меншими вкладеннями.

Застосовуючи ефективні методики, можна розвинути кадрові ресурси, підвищити укомплектованість, поліпшити управлінську інформаційну систему. Уважному вивченню піддаються всі процеси, що стосуються кадрової служби безпосередньо і опосередковано.

Особливості проведення

При дослідженнях на підприємстві:

• виділяється відповідальний;
• формулюються цілі;
• вивчається політика, практичні методи досягнення мети;
• аналізуються звіти кадровиків;
• готуються звіти з рекомендаціями по ситуації;
• формується план розвитку компанії;
• аналізуються наслідки виправлення виявлених недоліків з складанням плану.

Не все так просто

Кожне напрям аудиторської перевірки вимагає чимало часу і сил. Зовнішня аудиторська перевірка коштує досить дорого й є доступною лише фірмам, які «надійно стоять на ногах». У той же час аудит необхідний, якщо є бажання підвищити ефективність і досягти кращих результатів, ніж наявні.

Багато великі компанії у наш час вводять в свій штат фахівців, що займаються аудиторською перевіркою всередині організації. Ця практика показала результативність при децентралізованій кадровій службі і наявності регіональних філій.

При правильному оформленні процесу внутрішній аудит дозволяє своєчасно виявити недоліки в роботі компанії і прийняти заходи по їх усуненню. Принципи такого аудиту:

• незалежності фахівців;
• відповідальність;
• компетентність.

А що з грошима?

При комплексних заходах обов’язковий аудит розрахунків з персоналом з оплати праці. Увага приділяється тому, наскільки у фірмі дотримуються вимоги нормативних, правових актів, законів, що регулюють трудові відносини. Фахівці, що займаються перевіркою, аналізують, наскільки точно і правильно розраховуються:

• утримання;
• оплата;
• податкові відрахування;
• платежі ФОП;
• соціальна складова.

Аудит розрахунків з персоналом базується на кодексах, що регламентують трудові відносини, цивільне право і податкові закони.

Для отримання даних необхідні документи з перекладу, набору, звільнення штату, первинні, звітні, реєстри бухгалтерії.

А що потрібно?

Якщо запланований аудит розрахунків з персоналом з оплати праці, пам’ятайте, що аналіз можливий при наявності первинного обліку, для якого застосовують уніфіковані форми.

Керівник компанії зобов’язаний надати документи:

• накази про найм працівників;
• карти Т2;
• накази, відправляють персонал у відпустки, на інші посади;
• документи про розірвання трудових відносин.

Коректний аудит з персоналом по оплаті праці можливий, якщо займається перевіркою фахівець має у своєму розпорядженні:

• платіжні відомості;
• табеля відпрацьованого часу;
• табеля розрахунку оплати;
• відомості Т-49;
• особовий рахунок.

Додаткові відомості перевіряючий отримує з первинних документів, що фіксують відрядну оплату, також враховують вироблення.

Комплекс заходів

При аудиті увага приділяється наступним регістрів:

• зведені;
• з 76-го рахунку;
• журнали № 8, 10;
• баланс;
• головна книга.

При аудиті перевіряють:

• дотримання вимог закону;
• облік, контроль виплат оплати при сдельщине;
• контроль за часом;
• розрахунок утримань;
• звід за оплатою;
• ФОП, податки;
• депоновану зарплату.

Це важливо!

Аналітичний облік компанії враховує всіх фізичних осіб:

• в списках;
• не внесених до них.

Враховуються:

• оплата;
• преміальні;
• допомоги;
• інші;
• різні удержки, включаючи податкові.

Інформація про це зазвичай зберігається на особовому рахунку, у розрахункових, платіжних паперах. Вивчення даних спрощується веденням документації в електронному форматі. Рекомендовано вести окремі реєстри для різних пунктів з числа перераховані вище.

При перевірці найнятий фахівець вивчає, чи є облік як такий, дізнається, як довго зберігаються дані, з яких можна вивести річну прибутковість підприємства, річний дохід працівників цієї фірми.

Сукупний дохід формується за рахунок:

• прямих нарахувань;
• натуральної прибутку;
• прибутку за результатами певного періоду;
• цін на поїздки співробітників компанії в ряд регіонів;
• безоплатного харчування;
• разових виплат.

До спеціалізованим регіонах відносять:

• північні;
• прирівняні до них території;
• Далекий Схід.

Контроль розрахунків аудитор робить, аналізуючи такі документи з внутрішнього документообігу організації:

• відомості, платіжки;
• первинна документація;
• особові рахунки працівників.

При цьому звіряються підсумки по компанії та підсумки кожного відділу фірми. Потім аудитор визначає, чи правильно проводилися відрахування і виплачувалася заробітна плата. Обов’язково приділяється увага єдиному соціальному податку. Щоб проконтролювати ситуацію, спеціаліст запитує доступ до бази оподаткування. Відрахування зачіпають такі сфери:

• пенсійне забезпечення;
• медична страховка;
• соціальна страховка.

При аналізі коректності оплати праці в обов’язковому порядку увагу приділяють 76-ому рахунку, по якому відбувається взаємодія з кредиторами, дебіторами. При цьому аудитор з’ясовує, які картки велися і яким чином заповнювалися, а також було приділено увагу депонованим сумам, як вони видавалися працівникам.

Слід пам’ятати, що є кілька типових помилок при розрахунку заробітної плати, властивих великому числу компаній. Аудитор в обов’язковому порядку перевіряє кожне підприємство на предмет таких, тому власник підприємства, заздалегідь готуючись до перевірки, може і сам проконтролювати такі моменти. Мова йде про таких серйозних недоліках:

• відсутність табелів робочого часу;
• відсутність типових форм первинної платіжної документації;
• неправильне нарахування податків;
• невірний розрахунок сум по різним видам оплат;
• некоректний облік сукупного доходу працівників (у нього часто не включають премії, подарунки та інше подібне).

Підводячи підсумки

Проведення аудиторської перевірки персоналу та розрахунків з працівниками дозволяє сформулювати ряд пропозицій по поліпшенню ефективності робочого процесу. В рамках персоналу це виражається в рекомендації реорганізувати роботу підприємства, впровадити нові системи мотивації або застосувати інші методології.

Що стосується розрахунків по оплаті праці, то найбільш часто зустрічається рекомендація – запровадити автоматизовану систему розрахунку заробітної плати, що містить типові форми документів. Це спрощує процес, робить його швидше, практично виключає ймовірність помилки, спровокованої людським фактором.