Як робиться запис у трудовій книжці: зразок. Звільнення: запис в трудовій книжці

Трудова книжка — один із ключових документів, закріплюють юридичні факти, які стосуються правовідносин між роботодавцем і найманим співробітником. Тому працівникам кадрових служб слід підходити з особливою відповідальністю до заповнення цього документа, а також до внесення корегувань до нього. На які нюанси, що стосуються даних дій, слід звертати увагу?

Записи про роботу

Розглянемо, яким чином слід робити запис в трудовій книжці, якщо перед інспектором ОК стоїть завдання внести у відповідний документ дані про роботу. Яка специфіка роботи з книжкою в даному аспекті? Які вимоги законодавчих регламентів, що стосуються вирішення подібних завдань?

Один з поширених дискусійних моментів, отосящихся до внесення відомостей до відповідного розділу трудової книжки, стосується того, слід вписувати в документ фразу, що відображає той факт, що людина до вступу на роботу не мав трудового стажу. Багато кадровики дана дія практикують. Але законодавство цього не вимагає. Тому, оформляючи на роботу людину, для якої вступ у компанію — перший досвід, ми не будемо фіксувати у відповідному документі відомості, що відображають цей факт.

Вписуючи в розглянутий розділ документа необхідні відомості, фахівець кадрової служби у всіх випадках зобов’язаний фіксувати дані про кваліфікацію працівника — такі вимоги норм, які регламентують те, як робляться записи у трудовій книжці. Наприклад, це можуть бути такі формулювання: «Прийнятий в такій-то цех фрезерувальником такого-то розряду».

Інший важливий нюанс, що стосується процедури внесення відомостей до розділу про роботу трудкнижки: завіряти відповідну інформацію печаткою організації та підписом керівника або іншого уповноваженого працівника не потрібно. Справа в тому, що реквізити, які засвідчують відомості трудкнижке, а саме підпис і печатку, повинні міститися в документі, тільки коли працівник звільняється.

Сумісництво

Досить примітні факти, що стосуються такої правової категорії, як сумісництво. Запис у трудову книжку, яка фіксує, що працівник і наймач взаємодіють у рамках відповідного типу правовідносин, повинна вноситися при дотриманні низки нюансів. Розглянемо їх.

Корисно відзначити, що стосовно такого явища, як сумісництво, записи в трудову книжку можуть вноситися тільки якщо найманий працівник сам цього забажає. Відповідні відомості фіксуються у документі кадровою службою за основним місцем трудової діяльності людини на підставі документів, що підтверджують той факт, що співробітник десь ще працює — зазвичай це оформлена належним чином довідка від іншого наймача.

Цікавий нюанс: навіть якщо людина звільнилася з місця роботи за сумісництвом, то він тим не менш може відобразити у трудовій книжці дані про те, що займався відповідною діяльністю, в іншій фірмі. Фахівець кадрової служби основної компанії-роботодавця не наділений правом відмовляти співробітнику фіксації відомостей, про які йде мова.

Яким чином внести дані про сумісництво за умови, що людина вже звільнився з додаткового місця роботи? Дуже просто. У 1-й графі документа вказується дата прийому співробітника на роботу на іншому підприємстві, в 2-й графі фіксуються відомості про прийняття його в штат відповідної організації, в 4-й — інформація про документ, який є підставою для внесення записів до трудкнижку. Аналогічним чином фіксується запис в трудовій книжці, що відображає факт звільнення людини з додаткового місця роботи.

Переклад

Коли людина переводиться з однієї організації в іншу, чи це відображати в трудкнижке? Так, це необхідно. Як тільки оформлений переклад, запис у трудову книжку, що засвідчує дану процедуру, повинна бути внесена. Проте на практиці рішення даної задачі може супроводжуватися певними труднощами. З чим вони пов’язані?

В числі найпоширеніших дискусійних моментів — ситуація, при якій повинна бути запис в трудовій книжці, що відображає той факт, що людина переводився на іншу роботу тимчасово. Але потім оформився там на постійній основі в силу того, що попередня вакансія була скасована, і працівник вирішив продовжити роботу на новому місці. Подібний сценарій відображено в 722 статті ТК РФ.

Специфіка подібних випадків у тому, що відомості про тимчасових перекладах з однієї роботи на іншу не можуть вноситися в трудкнижку. Тільки якщо людина згодом оформився на нове місце постійно, відповідна запис в трудовій книжці може бути здійснена. При цьому дата внесення запису повинна відповідати моменту юридично закріпленого переведення працівника на постійну роботу. У законодавчих джерелах, які б регламентували внесення таких даних, відсутні приклади необхідних формулювань.

Але як же все-таки робляться такого типу записи в трудових книжках? Зразок схеми внесення таких відомостей може бути таким. У 2-й графі документа вказується дата, що відображає факт внесення в трудову книжку запису про переведення (як тільки роботодавець видає відповідний наказ, який підтверджує те, що людина починає виконувати свої функції на постійній основі). У 3-й графі фіксується запис, що відображає переведення, але також додатково вказується дата фактичного початку трудової діяльності людини на новому місці роботи. В 4-ю графу вписуються дані про двох наказах: про те, за яким людина перейшла в нову компанію, а також про те, за яким він почав працювати на постійній основі.

Виправлення в трудкнижке

Якими критеріями керуватися співробітникові кадрової служби, якщо перед ним стоїть завдання виправити запис в трудовій книжці? Практична значимість подібних дій виникає у випадках, коли фахівцю необхідно відкоригувати неточні або недостовірні відомості. Найчастіше це стосується розділів, що містять інформацію про роботу, а також про нагородження співробітника. У відповідності з діючими регламентами, закреслювати невірні дані в трудкнижках не можна. Їх слід повністю переписувати — з урахуванням поправок. Дана процедура характеризується низкою нюансів.

Насамперед, запис, що містить помилки, повинна бути не просто переписана, а й доповнена відповідним поясненням: навіщо фахівець кадрової служби дану процедуру здійснює. Як правило, достатньо обмежитися коментарем, що відображає той факт, що запис, закріплена за таким-то номером, визнається недійсною. Потім у трудову книжку вносяться необхідні відомості з посиланням на документи, які засвідчують правомірність вказівки нової інформації.

Звільнення

Одна з найскладніших процедур, що відображають правовідносини за участю працівника і наймача, — звільнення. Запис у трудовій книжці, яка фіксує звільнення людини від займаної посади, може проводитися на різних підставах. Розглянемо деякі з них.

Стандартний сценарій — коли працівник звільняється відповідно до п. 3 статті 77 ТК РФ, тобто за власним бажанням. Основний дискусійний момент стосовно нього — яке формулювання вписувати, фіксуючи звільнення. Запис у трудовій книжці, яка проведена фахівцем кадрової служби одного підприємства, може бути не схожа на формулювання колег з інших фірм.

Наприклад, деякі кадровики можуть писати, що чоловік звільнений відповідно до пункту 3 статті 77 ТК РФ, інші ж фіксують, що трудовий договір розірваний у відповідності з даним положенням закону. Як правильно?

Експерти відзначають, що допустимі обидві формулювання. Все залежить від того, яким конкретно законодавчим актом керується кадровик. Основних документів, що регламентують те, як повинні вноситися записи в трудкнижку при звільненні, два. Перший — це Постанова Мінпраці № 69, видане 10.10.2003 р. У відповідності з ним в трудову книжку вноситься запис про те, що людина звільнений. Інше джерело права — власне ТК, а саме стаття 84.1. Згідно з її положеннями кадровик має право вписати в трудкнижку формулювання, що відображає не звільнення працівника, а розірвання договору за відповідним основи.

Можливий варіант, при якому співробітник ініціює своє звільнення з причин, що передбачає деякі пільги і преференції, встановлені законодавством. Наприклад, це може бути необхідність залишити роботу в силу того, що людині потрібно доглядати за дитиною.

Інший сценарій — звільнення, що передбачає перехід працівника з однієї компанії в іншу. Підстав для цього у законодавстві може бути кілька: переклад на особисте прохання працівника і за ініціативою роботодавця, але за згодою спеціаліста. Такі положення пункту 5 статті 77 ТК РФ. Вибір конкретного формулювання зумовлює те, які записи в трудовій книжці будуть проводитися.

Найважливіший нюанс, на який варто звертати увагу фахівців кадрових служб підприємств при роботі з трудкнижками при звільненні, полягає в наступному: не можна, визначаючи законодавче підставу для припинення правовідносин з найманим працівником, посилатися на статтю 80 ТК РФ. Вона не може бути підставою для звільнення — в ній лише містяться положення, які роз’яснюють, в якому порядку повинен розриватися контракт, якщо співробітник йде за власним бажанням.

Припустимо виправляти помилки в титульному аркуші?

Інший поширений в практиці роботи російських кадровиків проблемний аспект — виправлення в титульному аркуші трудкнижки. На що звертати уваги фахівців? Припустимо вносити виправлення в трудову книжку, якщо мова йде про коригування відомостей на її титульному аркуші?

Цікавий той факт, що в діючих джерелах права немає положень, які б офіційно регламентували те, яким чином кадровик повинен виправляти помилкові дані у відповідній частині бланка. Тому багато юристи схильні вважати, що коригування титульний лист документа не підлягає. Необхідно відразу зробити правильні записи у трудовій книжці, у даному її елементі. Якщо людина, що заповнює документ, помилився, то такою вважається недійсним.

Але є й інша точка зору. Відповідно до неї внести запис в трудову книжку в порядку коригування її титульного аркуша допустимо, оскільки законом це не заборонено. Зміни будуть фіксуватися відповідно тими ж нормами, що встановлені для роботи з розділами документа, у яких міститься ПІБ співробітника. Тобто потрібно закреслити неправильну інформацію і вписати правильні. З іншого боку, якщо врахувати, що такого роду відомості вносяться при первинному заповненні бланка, набагато простіше (і правильніше) було б оформити новий документ.

Де взяти друк на титульному аркуші?

Розглянемо ще один цікавий аспект роботи з трудовими книжками, що стосується оформлення титульного аркуша документа. Відповідно до законодавства, що регламентує роботу з такого роду документацією, у відповідному розділі повинна бути печатка організації, яка вперше оформила книжку для людини. У практиці трудових правовідносин зустрічаються випадки, коли фірма з якихось причин не проставляє відповідний реквізит. Вважати документ недійсним у таких випадках? Ні, він не втрачає своєї законної сили. Однак його необхідно привести у відповідність з критеріями, прописаних в законодавстві.

У загальному випадку попередня компанія-роботодавець повинна, як зазначають юристи, сприяти людині у забезпеченні коректності заповнення головного трудового документа і все-таки поставити печатку. Але цілком можливо, що фірма вже ліквідована. І в цьому випадку співробітник може зробити наступні кроки.

По-перше, він може звернутися в архів з тим, щоб попросити там документи, які допоможуть йому довести, що він працював в конкретній організації. По-друге, людина може звернутися в суд, склавши заяву, за яким факт його трудової діяльності в компанії повинен бути встановлений.

Кадровик нової фірми, отримавши документи, які співробітник зумів дістати за допомогою зазначених способів, може поставити печатку на титульному аркуші. Але цим підприємство засвідчує той факт, що відомості, вписані в трудову книжку попереднім роботодавцем, можна вважати коректними.

Хто може коригувати запису?

У загальному випадку вносити зміни в трудкнижку повинен фахівець кадрової служби тільки тій компанії-роботодавця, яка допустила фіксацію в документі співробітника некоректних відомостей. Але можливий сценарій, при якому також і інший наймач має право виправляти інформацію у трудовій книжці. Для цього в розпорядження кадровика фірми повинен потрапити документ, який буде вважатися офіційною підставою для внесення змін. Це може бути копія наказу про прийом працівника на роботу, а також про його звільнення.

Зміна статусу фірми

Інший поширений випадок: компанія-роботодавець реорганізується. Наприклад, це може бути її поглинання більш великою фірмою. У підсумку співробітники компанії, що увійшла до складу іншої структури, починають працювати на іншу юридичну особу. Чи є в цьому випадку необхідність оновлювати запис у трудовій книжці? Посади можуть залишитися ті ж, є чи юридичний сенс у здійсненні відповідних коригувань?

У 75-й статті ТК РФ сказано, що зміна власника майна фірми не може виступати підставою для анулювання трудових контрактів. Виключення встановлено лише для топ-менеджерів фірми. Керівництво організації, його заступники, а також головний бухгалтер в ряді випадків зобов’язані оформляти нові трудові договори. Відповідно, інформація в їх трудкнижках повинна бути оновлена.

Заповнення трудкнижек підприємцями

Як відомо, ІП, так само як і юридичні особи, зобов’язані заводити трудові книжки для найманих працівників. Які особливості заповнення цього документа підприємцями? Принципових відмінностей між процедурами, характерними для роботи з документацією юросіб та ІП, небагато. Законодавство, що регламентує те, яким чином кадровик може зробити запис в трудову книжку, повинно трактуватися юрособами і ІП однаково. Але деякі нюанси, що відображають специфіку роботи з документом в організаціях, що працюють в статусі ІП, все ж є.

Записи, що вносяться у відповідний документ, поки працівник здійснює трудову діяльність в організації, повинні завірятися підписом роботодавця або ж компетентного фахівця кадрової служби. Якщо ПІДПРИЄМЕЦЬ найняв кадровика або секретаря, який відповідає за ведення трудових книжок, то ніяких проблем немає: заповнює бланки і ставить необхідні реквізити на них найнятий фахівець.

Але як бути, якщо ПІДПРИЄМЕЦЬ вирішив не наймати помічників і займається веденням трудових книжок самостійно? Підприємець де-юре не є співробітником своєї ж фірми. Що стосується ТОВ, то з цим зазвичай проблем немає: навіть якщо кадровик в штат не прийнятий, його функції може виконувати керівник — він має повне право на ведення роботи з таким документом, як трудова книжка. Запис директор може внести, відкоригувати, доповнити, тобто зробити будь-які необхідні дії з документом.

ІП, звичайно, може себе оформити як керівник, незважаючи на те, що це невигідно (в силу необхідності сплати ПДФО і відрахувань в фонди). Але законодавець стосовно аспекту роботи з трудкнижками досить ліберальний: ІП повною мірою може мати статус «роботодавець», що прямо передбачено ТК РФ. Яким чином у цьому випадку слід робити записи в трудових книжках? Зразок заповнення відповідної схеми для ІП може бути таким. Припустимо, ми приймаємо людину на роботу. У 2-й графі пишемо дату оформлення відповідного наказу (ПІДПРИЄМЕЦЬ також повинен видавати). Далі робимо запис у трудовій книжці, яка відображатиме інформацію про те, куди чоловік прийшов працювати і на яку посаду — відомості вносяться в 3-ю графу. Пишемо повністю: «Індивідуальний підприємець Іванов Петро Сидорович». Нижче фіксуємо, що людина «прийнятий на посаду таку-то». У 4-й графі вказуємо, на підставі якого наказу людина зараховується в штат організації. ОГРНИП та інші реквізити, які ідентифікують підприємця, вписувати в даний розділ трудової книжки не обов’язково.