Використання особистого автомобіля в службових цілях: договір, компенсація, проводки
Сьогодні бізнес розвивається все стрімкіше. Час визначає гроші і навпаки. Чим більш мобільні співробітники фірми, тим міцніше її позиція на ринку. Тому автомобіль став не тільки засобом пересування, але і способом отримання прибутку і досягнення успіху.
В даний час використання особистого автомобіля в службових цілях застосовується на багатьох підприємствах, де у персоналу робота роз’їзного характеру. Керівники також використовують особистий транспорт в цілях врегулювання різних робочих питань на виїзді.
Способи оформлення взаємин з працівником на використання транспорту
У цій статті розберемося, як це документально позначити. Оформляються відносини з працівником, який використовує свою машину для виконання службових обов’язків, різними способами.
По-перше, можна вказати пункт про експлуатацію власності в трудовому договорі і виплачувати компенсації, які передбачені законодавством.
По-друге, можна також скласти і підписати з працівником договір (який називається цивільно-правовим) із зазначенням оренди власного транспорту з наданням допомоги управління і технічного використання. При цьому дотримуючи норми використання особистого автомобіля в службових цілях.
Переваги і недоліки кожного з варіантів
У кожного варіанту є достоїнства і недоліки. Розглянемо їх більш докладно.
Відмінність з іншими видами придбання транспорту в користування полягає в тому, що в цьому випадку авто експлуатується як в робочих, так і в особистих справах. Відповідно, виплати за користування автомобілем працівника можуть бути менше оренди, яка мається на увазі згідно з договором оренди автомобіля з водієм. Але, як показує практика, експлуатація власного автомобіля обумовлена областю його використання: зазвичай це відрядження по службі, куди на власному автомобілі легше доїхати, чи це місця, де не ходить громадський або інший транспорт. Різні ділові зустрічі часто передбачають використання автомобіля. Де ще може знадобитися особистий транспорт? Наприклад, діяльність співробітника припускає постійні пересування по місту, від одного клієнта до іншого. Робити це пішки не вийде, оскільки витрачається багато часу. Компанії вигідно наймати на роботу людини з машиною. Він буде встигати об’їжджати клієнтів, а фірма компенсує йому витрати.
Також експлуатацію власного авто в межах трудових відносин можна розцінити як виконання працівником своїх посадових зобов’язань. А компенсація за використання особистого автомобіля в службових цілях, яка належить працівникові, не повинна обкладатися податками і зборами. Але ці компенсації, як правило, мають свої нюанси по трудовому законодавству. Загальносуспільне право надає сторонам взаємин вибір. Це дозволяє розглянути різні варіанти та обсяги оплати, які пов’язані з експлуатацією авто, так, щоб всі зацікавлені учасники залишилися задоволені. Але це передбачає, що від величини компенсації віднімуться податкові збори і внески.
Облік використання службового автомобіля в особистих цілях
Неважливо, який спосіб буде обраний, фірмі краще, якщо працівник буде їздити на власному транспорті. Підприємству не потрібно нести тягар великих витрат на купівлю або оренду автомобіля, відповідно витрати цього періоду не збільшаться. Зменшаться витрати на утримання і використання: частково сплачує підприємство, частково – співробітник (власник транспорту), який використовує його для власних потреб. Крім зниження витрат, у підприємства скорочується документообіг і робота з обліку використання автомобіля.
Взаємовідносини працівника і роботодавця врегульовані правилами трудового законодавства, що передбачають компенсаційні виплати за знос транспорту, його амортизація і витрати, які пов’язані з експлуатацією співробітником власного авто для службових потреб. Тому повинен бути оформлений наказ на використання службового автомобіля в особистих цілях.
Як вже було зазначено, правила повернення витрат співробітникові та обсяг компенсацій передбачаються трудовим законодавством, а в разі відсутності таких правил визначаються погодженням учасників трудового договору, який укладається в письмовому вигляді. Тоді перед бухгалтером постає питання: як правильно скласти акт про експлуатацію власного транспорту співробітником?
Оплата використання особистого автомобіля в службових цілях
Як варіант, за основу береться існуюча нормативна документація щодо компенсаційних виплат за експлуатацію власного автомобіля, приміром, затверджена Урядом Російської Федерації (тут йдеться тільки про норми виплат, але не про їх розмірах):
Незважаючи на те, що документація адресована різних підкатегоріях осіб, принципи призначень і компенсаційних виплат однакові:
Якщо все правильно оформити, то проблем з отриманням компенсаційної виплати не виникне. Давайте розберемося, який пакет документів співробітник повинен зібрати.
Документація, що надається співробітником
Із заявою співробітник надає іншу необхідну документацію:
Бухгалтером також повинен заповнюватися шляховий лист, оскільки це первинний документ, що підтверджує використання співробітником особистого транспорту в службових цілях. Форму цього листа затвердив Постанова Держкомстату РФ. Інші організації можуть застосовувати подорожній лист своєї форми або інший документ, який буде підтверджувати витрати на горючі матеріали. Всі реквізити, передбачені законом, повинні бути вказані:
- назва документа;
- дата оформлення;
- організація, складова документ;
- господарська операція та її зміст;
- одиниці виміру;
- посади відповідальних осіб;
- підписи зазначених осіб.
Крім того, потрібно вказати конкретне місце проходження автомобіля. В іншому випадку можуть виникнути труднощі у виплаті компенсації. Коли застосовується уніфікована форма, конфліктів виникає менше.
Вся надана документація повинна підтверджувати експлуатацію для потреб підприємства, а не для потреб працівника. Але варто мати на увазі, що рішення про оплату використання особистого автомобіля в службових цілях керівник приймає в певний період часу, при цьому необхідно враховувати:
Відшкодування витрат підприємством
Використання особистого автомобіля в службових цілях несе різні витрати, але не всі з них відшкодує підприємство. На практиці використання власного транспорту, розтрати між працівником і підприємством повинні розподілитися таким чином: співробітникові покладено повернення витрат на придбання пального та мастильних матеріалів за фактом, підтвердженим документацією (чеки, квитанції тощо). Виплачується компенсація роздільно з відшкодуванням перерахованих витрат.
Виплата компенсації працівникові не проводиться в наступних ситуаціях:
- під час відпустки;
- в період відрядження;
- у період тимчасової непрацездатності, яку підтверджує лікарняний лист;
- в інших випадках, коли не відбувається експлуатація автомобіля.
При експлуатації власного транспортного засобу (після заповнення згоди на використання особистого автомобіля в службових цілях за зразком) працівник не отримає окрему виплату за допомогу в його управлінні і технічному обслуговуванні. Сама експлуатація власного транспортного засобу проводиться в межах трудових обов’язків, за що працівникові покладається винагороду, в якості якого виступає заробітна плата. Нарахування компенсаційних виплат за користування автомобіля є аналогом оплати за оренду, яку включають амортизацію транспортного засобу.
Коли договір найму транспортного засобу передбачає орендну плату, то вона обкладається ПДФО за загальним порядком. Не нараховується ПДФО тільки на компенсацію за експлуатацію особистого автомобіля співробітника і ті витрати, які він поніс. Більш докладно про це буде розказано нижче.
Відображення витрат в бухгалтерії
Облік по компенсаційних виплатах за експлуатацію власного транспортного засобу для службових потреб і повернення витрат, які пов’язані з використанням особистого автомобіля, ведуть на рахунку 302 12 «Інші виплати».
В бухобліку підприємства вказують тільки дві проводки за використання особистого автомобіля в службових цілях:
В бухгалтерії бюджетного або автономного підприємства фізичної культури і спорту роблять такі записи обліку за змістом операції:
Але якщо використання власного автомобіля працівника у службових цілях здійснюється за договором найму, то використовують рахунок 302 24 «Орендна плата та розрахунки за неї». У стовпці «Кредит» по даному рахунку вказується зарахування плати за оренду, а в стовпці «Дебет» – її переклад на рахунок працівника або видачу з каси підприємства.
В бухгалтерії бюджетного або автономного підприємства фізичної культури і спорту роблять такі записи обліку за змістом операції:
Але варто відзначити, що за спрощеним проведеннями немає записів за податковими зобов’язаннями. Має обкладається податками та використання особистого автомобіля в службових цілях.
В яких ситуаціях компенсаційні суми оподатковуються ПДФО?
Тепер поговоримо про податки. Весь прибуток, яку отримують фізичні особи, в тому числі співробітники підприємств, оподатковується податком на доходи фізичних осіб Звільняються від оподаткування всі типи передбачених трудовим законодавством компенсацій.
Тобто неоподатковувана сума та, яку вказали в договорі про використання особистого автомобіля в службових цілях. При цьому повинна бути документація, що підтверджує належність експлуатованого транспортного засобу платнику податків. Також за допомогою документів потрібно буде підтвердити фактичну експлуатацію транспортного засобу для інтересів підприємства і суму витрат, з нею зв’язану.
Але ні в трудовому, ні в податковому законодавстві не міститься:
Звідси випливає, що керівник підприємства може сам створити правила визначення неоподатковуваних компенсаційних виплат для працівників, які використовують особистий автомобіль у службових цілях, передбачивши самостійно їх розмір.
Якщо для роботи співробітники підприємства використовують особисті автомобілі, компенсації за це не оподатковуються, але при наступних умовах:
- використання транспорту і компенсація письмово зафіксовані (укладається окрема угода, чи це передбачає трудовий договір);
- працівники надали документи на авто (свідоцтво про реєстрацію, ПТС);
- організацією оформляються маршрутні листи.
Страхові внески
При обчисленні страхових внесків необхідно пам’ятати, що їх стягують з оплат і нагороджень, які нараховуються фізичній особі в межах трудових відносин і цивільно-правового договору. Нарахування компенсаційних виплат за користування транспортного засобу для роботи в межах суми, встановленої договором між роботодавцем і працівником, не є оплатою праці, винагородою за виконання трудових чи інших обов’язків, матеріальною вигодою. Відповідно, такі компенсаційні кошти не оподатковуються страховим внеском.
Якщо співробітник організації використовує службовий автомобіль, при цьому шляхові листи та інші підтверджуючі документи відсутні, то виникає у такої фізичної особи економічна вигода в тому розмірі, в якому вона оцінюється. Цей вид доходу оподатковується ПДФО при використанні службового автомобіля в особистих цілях.
В доповнення за роз’ясненнями чиновників стає зрозумілим, що надання автомобіля по довіреності не має переходу прав власності, і даний автомобіль не може вважатися власністю довіреної особи. Відповідно до статті 185 Цивільного кодексу Російської Федерації довіреність – письмове препоручение, яке видається однією особою іншій для репрезентації перед третьою особою.
Також не обкладається страховим внеском компенсаційна виплата за договором найму за експлуатацію власного транспортного засобу, що надано працівникові для управління за дорученням. Слід пам’ятати, що за використання службового автомобіля в особистих цілях відповідальність несе водій.
Розрахунки за договором найму автомобіля з водієм не можна сприймати як компенсаційну виплату працівникові, якому надали доручення для керування транспортним засобом. Таким чином, суб’єкт для обкладання страховими внесками для позабюджетних фондів відсутня.
Коли необхідний подорожній лист?
Багато бухгалтери задають питання: «чи Потрібен подорожній лист при компенсаційних виплатах за експлуатацію власного транспортного засобу?». При цьому всім відомо, що такий лист примушує заповнювати Федеральний закон «Статут автомобільного транспорту та міського наземного електричного транспорту», що забороняє перевезення багажу, вантажу, пасажирів громадським транспортом (автобуси, тролейбуси, трамваї), легковими та вантажними машинами без складеного подорожнього листа на належний транспорт, як в наказі про використання службового автомобіля в особистих цілях. Подорожній лист входить в перелік необхідних документів для експлуатації автомобіля, що належить юридичній особі.
Що говорить нам транспортне законодавство про цьому? Без подорожнього листа не обійдуться установи і підприємства, що використовують транспортні засоби для перевезень пасажирів і вантажів. Якщо автомобіль експлуатується особою для власних потреб, то необхідність у складанні такого листа немає, як це передбачається у вищезазначених нормативних актах для юридичних осіб та підприємців, що використовують транспортні засоби.
Подорожній лист при використанні власного автомобіля працівника
Схожу думку складається щодо використання працівником власного автомобіля в службових цілях. Але тут необхідність його оформлення диктують не правила транспортного законодавства, а норми трудового та податкового законодавства, які зобов’язують підтверджувати саме службову експлуатацію власного транспортного засобу працівника. Для підтвердження витрат на придбання пально-мастильних матеріалів для потреб загальновиробничих робіт потрібен правильно складений шляховий лист, в якому вказано розхід палива за фактом. Інформація, не дозволяє перевірити витрати на ПММ в якості загальновиробничих, може зіграти на руку контролерам.
У підведенні підсумків слід зазначити наступне. Щоб виплати за експлуатацію власного транспортного засобу працівника були компенсаційними, необхідно дотримуватися порядок використання особистого автомобіля в службових цілях:
Якщо дані правила не виконані, то варто підписати з працівником угоду або договір про використання особистого автомобіля в службових цілях з водієм і враховувати всі податки та внески.
