Використання особистого автомобіля в службових цілях: договір, компенсація, проводки

Відшкодування витрат підприємством

Використання особистого автомобіля в службових цілях несе різні витрати, але не всі з них відшкодує підприємство. На практиці використання власного транспорту, розтрати між працівником і підприємством повинні розподілитися таким чином: співробітникові покладено повернення витрат на придбання пального та мастильних матеріалів за фактом, підтвердженим документацією (чеки, квитанції тощо). Виплачується компенсація роздільно з відшкодуванням перерахованих витрат.

Виплата компенсації працівникові не проводиться в наступних ситуаціях:

• під час відпустки;
• в період відрядження;
• у період тимчасової непрацездатності, яку підтверджує лікарняний лист;
• в інших випадках, коли не відбувається експлуатація автомобіля.

При експлуатації власного транспортного засобу (після заповнення згоди на використання особистого автомобіля в службових цілях за зразком) працівник не отримає окрему виплату за допомогу в його управлінні і технічному обслуговуванні. Сама експлуатація власного транспортного засобу проводиться в межах трудових обов’язків, за що працівникові покладається винагороду, в якості якого виступає заробітна плата. Нарахування компенсаційних виплат за користування автомобіля є аналогом оплати за оренду, яку включають амортизацію транспортного засобу.

Коли договір найму транспортного засобу передбачає орендну плату, то вона обкладається ПДФО за загальним порядком. Не нараховується ПДФО тільки на компенсацію за експлуатацію особистого автомобіля співробітника і ті витрати, які він поніс. Більш докладно про це буде розказано нижче.