Ведення табеля обліку робочого часу працівників в організаціях

Віктор Кузьмін

1 minute

Компанії повинні враховувати, яку кількість часу фактично відпрацьовують всі співробітники підприємства протягом дня або зміни. Для цього потрібно ведення табеля обліку робочого часу працівників. Даний документ складається за спеціальною формою. Кожна компанія і ІП повинні заповнювати цю документацію. Користуватися для цього треба обліковими бланками Т-12 і Т-13, розроблених Держкомстатом. Заповнювати табель досить просто, але для цього повинні враховуватися деякі правила і вимоги, щоб звіт був коректним. Від його змісту залежить правильність розрахунку зарплати працівників підприємства.

Поняття документа

Спеціальна форма табеля була затверджена ще в 2004 році Держкомстатом. Ведення табелів обліку робочого часу в організаціях здійснюється працівниками кадрової служби або бухгалтерського відділу.

На підставі даної форми керівництво підприємства може виконувати різні дії:

враховувати весь відпрацьований час кожним працівником підприємства;
контролювати дотримання дисципліни на робочому місці;
відображати всі явки і неявки працівників на роботу;
фіксувати факт запізнення кожного спеціаліста;
володіти відомостями, що дозволяють визначити, наскільки повно була виконана робота спеціалістом в компанії;
користуватися цією інформацією для грамотного нарахування зарплати;
вносити дані у статистичні форми.

Найбільш часто використовується цей документ співробітниками бухгалтерського відділу, коли вони розраховують оптимальну зарплату, премії та надбавки іншим працівникам підприємства. Ведення табеля обліку робочого часу співробітників для кадрової служби дозволяє контролювати явки і запізнення. Якщо виявляються порушення, то залучаються відповідні працівники підприємства до відповідальності, а також можуть застосовуватися різні види дисциплінарного стягнення.

Нюанси використання документа

У ПК міститься інформація про те, що кожна людина, яка офіційно працює в якій-небудь компанії, може при звільненні запитувати табель обліку разом з іншими документами, до яких належить і трудова книжка. Ці відомості зазначаються у ст. 84.1 ПК.

З 2013 року керівники підприємства за ведення табеля обліку робочого часу працівників не можуть користуватися уніфікованими формами, так як вони були скасовані. Але зазвичай фахівці підприємства користуються саме цими документами. Зразок ведення табеля обліку робочого часу розташовується нижче.

Допускається, щоб фахівці бухгалтерського відділу або кадрової служби самостійно вносили в цей документ різні зміни. Вони залежать від специфіки роботи всього підприємства та наявної кількості працівників у штаті.

Бланк, введений Держкомстатом, вважається зручним, тому його можна легко обробляти і змінювати. Нерідко він використовується без будь-яких змін.

Які форми є зручними?

Існує три форми документа, які вважаються простими у використанні. В них без праці можна внести різні коригування. Вибір залежить від напряму діяльності підприємства і кількості посад у компанії.

Ведення табеля обліку робочого часу може здійснюватися з використанням в якості основи трьох форм:

Т-13. Зазвичай використовується цей бланк компаніями, в яких встановлюється на вході турнікет або інше обладнання, на підставі якого в автоматичному режимі фіксується, коли саме приходить на роботу той чи інший фахівець. Заповнюється документація як ручним методом, так і з застосуванням різних комп’ютерних програм.
Т-12. Цей варіант представлений універсальним бланком. Він зазвичай заповнюється фахівцями підприємства вручну. У ньому є додатковий розділ, в який можуть вноситися відомості про розмір оплати за виконану роботу.
0504421. Цей бланк вважається специфічним, так як застосовується лише бюджетними організаціями. Найбільш актуальним серед вчителів або викладачів, які працюють у різних освітніх установах.

Кожен документ має свої особливості, тому заповнюється специфічним чином.

Хто заповнює табель?

Спеціально в компанії повинен призначатися конкретний відповідальний за ведення табеля обліку робочого часу. Зазвичай для цього вибирається працівник кадрової служби або бухгалтерії. Для цього повинен спочатку видаватися наказ, на підставі якого фахівця передаються відповідні повноваження.

На самому табелі повинні ставити підписи відповідальний за ведення табеля обліку робочого часу і керівник відділу кадрів. Не потрібно в компанії окремо виділяти посаду для такого співробітника, так як впоратися із завданням може кожна людина, наделяемый керівництвом підприємства відповідними повноваженнями. Обов’язок ведення табеля обліку робочого часу передається на підставі наказу. У ньому вказується, який саме працівник підприємства, відповідальний за ведення цього документа.

У трудовій договір обраного фахівця треба внести окремий пункт. У ньому вказується, що громадянин наділяється конкретними повноваженнями. Якщо цей процес не буде виконаний, то фахівець може відмовитися від додаткової роботи.

Людина, вибраний для ведення табеля обліку робочого часу, повинен вносити відомості протягом усього місяця, після чого документація передається керівнику відділу кадрів. Директор відділу звіряє інформацію з іншими джерелами, після чого підписує форму. Вона далі передається у бухгалтерію для розрахунку зарплати кожному співробітникові підприємства.

Правила заповнення

Працівник підприємства, отримує повноваження щодо заповнення цього документа, повинен розібратися в нюансах процесу внесення відомостей. Правила ведення табеля обліку робочого часу вважаються простими і зрозумілими. Бажано спочатку в них добре розібратися, що дозволить зручно і легко працювати з звітом. Від цього залежить продуктивність діяльності не тільки кадрової служби та бухгалтерії. На підставі правильно внесених даних працівники бухгалтерського відділу зможуть правильно розрахувати оплату праці кожного працівника підприємства.

До основним правилам заповнення документа відноситься наступне:

спочатку правильно вибирається актуальна форма ведення табеля обліку робочого часу;
заповнюється документ тільки в одному примірнику;
допускається для цього вручну вносити дані або користуватися комп’ютером;
у співробітника, що займається даним процесом, повинні мати відповідні повноваження, для чого попередньо роботодавцем видається наказ;
готувати табель треба на початку нового місяця;
у титульний аркуш вносяться відомості про назву компанії та наявних підрозділах;
вказується дата початку обліку;
в кінці місяця прописується дата закінчення ведення звіту;
основний аркуш табеля представлений таблицею, в яку вносяться дані про кожного працівника організації, причому важливо правильно вносити всі прізвища, щоб не допустити плутанини або помилок;
обов’язково про кожного співробітника повинна бути достовірна інформація, а також прописується присвоєний фахівцю номер, який можна взяти в особовій справі;
стовпці табеля представлені конкретними днями місяця;
навпроти прізвищ є комірки, в які вносяться відомості про всіх відпрацьованих годинах або змінах;
якщо є вихідні або свята, то треба вказувати цю інформацію спеціальними позначками;
відомості відповідальною особою повинні вноситися щодня, для чого спеціаліст орієнтується на офіційні документи, до яких відносяться різні накази, заяви, лікарняні листи або розпорядження керівництва компанії;
якщо фіксуються запізнення або прогули, то вони закріплюються спеціальними кодами, що складаються з цифр і букв.

Скріплюється документ підписом керівника підприємства. Без підпису, він не буде вважатися дійсним. Порядок ведення табеля обліку робочого часу вважається простим, тому впоратися з цим процесом може кожен працівник кадрової служби. Якщо виявляються помилки або порушення, то саме призначений фахівець несе відповідальність за ці відомості.

Нюанси внесення різних відомостей

Заповнити цей документ насправді досить просто. Для цього треба тільки розібратися в призначенні кожної клітинки. Відповідальні особи, наділені повноваженнями заповнення документації, повинні добре вивчити склад документа. До особливостей процесу заповнення відносяться:

допускається збільшувати кількість граф;
вгорі відображаються коди витрат годин, а знизу вказується, скільки фактично було відпрацьовано фахівцем в конкретний день;
у кожного працівника організації повинен бути особистий номер в табелі, який застосовується для розрахунку зарплати та вчинення інших дій;
за сумісниками закріплюється два номери;
вказувати потрібно як відпрацьовані дні, так і кількість годин, які були фактично відпрацьовані фахівцем кожен день;
в кінці кожного місяця табель передається в кадрову службу, причому фахівці даного відділу перевіряють правильність складання документа, а також слід переконатися, що пропущені працівниками робочі години не є прогулами;
якщо звільняється будь-який фахівець, то з наступного місяця його номер не використовується при заповненні табеля;
вказувати потрібно дані про прогули, вихідних днях, а також про відгули, відпустки, відрядження чи інші причини, по яких відсутній спеціаліст на робочому місці.

Якщо тривалість робочого дня вказується в годинах, то не потрібно фіксувати неповні годинник.

Специфіка для бюджетних організацій

Підприємства, які є бюджетними, користуються під час роботи за іншою формою. Вона називається №0504421. У цьому бланку є певні відмінності від стандартної форми Т-12 або Т-13. Це обумовлено тим, що в ньому відображаються всі нюанси роботи саме бюджетної організації. У таблицю можна ввести різні коди, які вказують на вихідний при навчанні або навчальні відпустки.

До основних нюансів ведення табеля обліку робочого часу працівників у бюджетній сфері відноситься наступне:

у титульний аркуш важливо вписувати не тільки найменування даної установи, але й присвоєний цифровий код;
якщо потрібно внести певні зміни в документ, то прописується код коригування;
існують графи, куди треба вносити відомості про проміжні підсумки.

Не потрібно при використанні даного бланка прописувати додаткові розрахунки. При заповненні документа використовуються стандартні правила.

Які застосовуються кодові позначення?

При заповненні цього документа потрібно мати відомості про те, які саме коди повинні вноситися. Вони складаються з цифр і букв. На титульному аркуші цього звіту є розшифровка всіх кодів. Нерідко потрібно ввести додаткові коди, для чого випускається керівником підприємства спеціальне положення про ведення табеля обліку робочого часу.

До основних кодами, що використовуються при заповненні цього табеля, відносяться:

тривалість денної зміни – Я01;
нічна робота – Н02;
діяльність, яку доводиться вести працівникам у вихідні або святкові дні, – РВ03;
виконання понаднормових завдань – С04;
відправка спеціаліста у відрядження – К06;
оформлення обов’язкового оплачуваної відпустки – ОТ9;
надання фахівця додаткової оплачуваної відпустки – ОД10;
знаходження людини на лікарняному – Б19;
оформлення тимчасової непрацездатності без оплати – Т20.

Зазвичай стандартних кодів, введених законодавчо, вистачає для грамотного заповнення документа.

Які часто трапляються помилки?

Існують деякі поширені порушення, які призводять до появи значних помилок у документі. До них відносяться:

зазначаються тільки ініціали працівників, а при цьому відсутня інформація про займаної ними посади;
свята прописуються як робочі дні;
у передсвятковий день не відзначається, що скорочується робоча зміна на одну годину.

Якщо в компанії працює громадянин за сумісництвом, то потрібно багато уваги приділяти точної тривалості його робочого дня. Нерідко фахівці вирушають у відрядження, а при таких умовах просто використовується код К06, тому не потрібно вказувати, яка кількість годин працює співробітник в день.

Як заповнюється при відрядній оплаті?

Досить часто підприємства користуються відрядною оплатою праці, що призводить до складнощів при заповненні табеля. Інструкція з ведення табеля обліку робочого часу для відрядників полягає в наступному:

оплата праці залежить від обсягу виконаної роботи спеціалістом;
у документі повинна враховуватися вироблення по кожному працівнику підприємства;
допускається вимірювати працю в годинах, наприклад, це потрібно в школах або інших освітніх установах, тому в табелі слід прописувати час роботи;
в інших ситуаціях використовується код Я01, тому не потрібно заповнювати останній рядок цієї документації;
окремо оплачується робота у святкові дні, причому розмір оплати залежить від інформації, що міститься у колективному договорі.

Таким чином, навіть при наявності відрядної форми оплати праці заповнити табель досить просто.

Відповідальність за помилки

Конкретний фахівець компанії наділяється повноваженнями вести табель, для чого роботодавець видає відповідний наказ. Він повинен добре розібратися в тому, як правильно заповнювати таблицю. Для спрощення процесу часто використовується спеціальна програма для ведення табеля обліку робочого часу. У неї достатньо вносити потрібні рядки актуальні дані, після чого документ роздруковується та підписується. При необхідності досить просто внести різні зміни.

Якщо будуть виявлятися помилки в цьому документі наглядовими державними органами, то компанія буде притягуватися до відповідальності. Найбільш часто інспектор виявляє, що є розбіжності у відомостях, зазначених у табелі, з тими даними, які містяться в первинних документах. Нерідко відомості про зарплату відрізняються від даних у розрахунковій документації.

Якщо встановлюється факт наявності порушень, то компанія притягується до адміністративної відповідальності, тому сплачує штраф у розмірі 5 тис. руб. При виявленні повної відсутності даного документа збільшується штраф до 50 тис. руб., причому він стягується з керівника підприємства на підставі положень ст. 5.27 КоАП. Для запобігання цій ситуації керівництво компанії повинно стежити за правильністю і своєчасністю складання табелю.

Висновок

Таким чином, ведення табелю обліку робочого часу працівників є обов’язковим для кожної організації. Даний процес виконується відповідальним фахівцем, наделяемым відповідними повноваженнями з допомогою видання спеціального наказу керівником підприємства.

Важливо розібратися в правилах заповнення всіх клітинок даного документа. Якщо в ньому є помилки або він зовсім відсутній в компанії, то наглядові органи можуть залучити компанію до адміністративної відповідальності. На підставі відомостей з табеля проводиться розрахунок оплати праці фахівців. Оптимально для ведення документа користуватися спеціальними комп’ютерними програмами, які спрощують цей процес.