Ведення табеля обліку робочого часу працівників в організаціях

Правила заповнення

Працівник підприємства, отримує повноваження щодо заповнення цього документа, повинен розібратися в нюансах процесу внесення відомостей. Правила ведення табеля обліку робочого часу вважаються простими і зрозумілими. Бажано спочатку в них добре розібратися, що дозволить зручно і легко працювати з звітом. Від цього залежить продуктивність діяльності не тільки кадрової служби та бухгалтерії. На підставі правильно внесених даних працівники бухгалтерського відділу зможуть правильно розрахувати оплату праці кожного працівника підприємства.

До основним правилам заповнення документа відноситься наступне:

• спочатку правильно вибирається актуальна форма ведення табеля обліку робочого часу;
• заповнюється документ тільки в одному примірнику;
• допускається для цього вручну вносити дані або користуватися комп’ютером;
• у співробітника, що займається даним процесом, повинні мати відповідні повноваження, для чого попередньо роботодавцем видається наказ;
• готувати табель треба на початку нового місяця;
• у титульний аркуш вносяться відомості про назву компанії та наявних підрозділах;
• вказується дата початку обліку;
• в кінці місяця прописується дата закінчення ведення звіту;
• основний аркуш табеля представлений таблицею, в яку вносяться дані про кожного працівника організації, причому важливо правильно вносити всі прізвища, щоб не допустити плутанини або помилок;
• обов’язково про кожного співробітника повинна бути достовірна інформація, а також прописується присвоєний фахівцю номер, який можна взяти в особовій справі;
• стовпці табеля представлені конкретними днями місяця;
• навпроти прізвищ є комірки, в які вносяться відомості про всіх відпрацьованих годинах або змінах;
• якщо є вихідні або свята, то треба вказувати цю інформацію спеціальними позначками;
• відомості відповідальною особою повинні вноситися щодня, для чого спеціаліст орієнтується на офіційні документи, до яких відносяться різні накази, заяви, лікарняні листи або розпорядження керівництва компанії;
• якщо фіксуються запізнення або прогули, то вони закріплюються спеціальними кодами, що складаються з цифр і букв.

Скріплюється документ підписом керівника підприємства. Без підпису, він не буде вважатися дійсним. Порядок ведення табеля обліку робочого часу вважається простим, тому впоратися з цим процесом може кожен працівник кадрової служби. Якщо виявляються помилки або порушення, то саме призначений фахівець несе відповідальність за ці відомості.