Що таке номенклатура справ і для чого вона призначена? Діловодство

Як оформляти справи в папки? Навіщо потрібна номенклатура і що взагалі прийнято розуміти під цим терміном? Як зберігати справи, папки і яким ще чином можна організовувати документацію на підприємстві? В даний час діловодство – це такий комплекс завдань, який вимагає систематичного підходу і граничної акуратності. Про те, що таке номенклатура справ і для чого вона призначена, повинні знати не тільки працівники, відповідальні за документообіг всередині компанії, але і весь керівний персонал, зацікавлений у підтримці контролю над робочими процесами організації.

Загальна термінологія

Розглядаючи, що таке номенклатура справ, необхідно в першу чергу зазначити, що цим терміном прийнято позначати такий метод систематизації, який передбачає формування переліку заведених всередині підприємства, установи справ. Для кожного з них чітко прописуються терміни зберігання, при цьому орієнтуються на правила, введені в силу чинними законами нашої країни.

Теорія і повсякденність

Що таке номенклатура справ практичному використанні? Це така розподільна схема, яка допомагає групувати виконану документацію, створюючи таким чином справи. Для цього на підприємстві затверджується схема, класифікація, застосовувана потім на практиці. Також вводиться покажчик індексів для справ, документів. Необхідно задати тривалість зберігання і визначити схему побудови картотеки, що використовується як довідковий матеріал і застосовуваної для пошуку документації з числа невиконаної. Відповідаючи на питання, що таке номенклатура справ, необхідно відзначити, що терміном прийнято позначати такий обліковий документ, яким регламентують роботу відділів, відповідальних за діловодство, архіви. У номенклатурі чітко прописані всі ті справи, тривалість зберігання – в межах десятиліття, тобто належать до числа документації тимчасового зберігання.

Навіщо це потрібно?

Кому потрібно знати, що таке номенклатура справ, як застосовувати її на практиці? В першу чергу це особи, відповідальні за організацію документообороту на підприємстві, а також власне керівник установи, юридичної особи. Номенклатура допомагає швидко знаходити необхідний документ, якщо відома видова приналежність або зміст. Якість формування, оформлення номенклатури справ визначає, наскільки оперативно буде можливо працювати з документацією в стінах установи. В даний час факт наявності номенклатури встановлений як обов’язковий для будь-якої юридичної особи, будь то установа чи організація, підприємство.

На державному рівні прийнято ЕГСД – це така система, яка розписує правила ведення документації. В додатках до неї можна знайти актуальне в даний час зразок номенклатури справ. Крім того, такий єдиний державний систематизований джерело інформації зібрав у собі всі положення, якими необхідно керуватися при розробці і впровадженні номенклатури справ на рік в установі, підприємстві.

Особливості питання

В даний час в діловодстві номенклатура являє собою складне поняття, що включає кілька типів і груп документації. Прийнято говорити про типовий, примірно, конкретної номенклатури. Окремі прийнято вводити на рівні установи в цілому і деякого окремого структурного підрозділу.

Типова, примірна номенклатура покликані об’єднувати документацію, схожу за своїм характером, складом. Типова також регламентує конкретну систему індексації, яка використовується в межах певного відомства. Застосовувати такий перелік найменування справ необхідно в обов’язковому порядку. А ось приблизна носить рекомендаційний характер, хоча в загальному випадку дотримуватися її розумно і зручно, так як вона допомагає впорядкувати весь обсяг офіційних паперів, яке утворюється в компанії.

Система як основа порядку

Будь-яке сучасне підприємство потребує систематизації присутньої документації, і саме номенклатура являє собою такий класифікаційний довідник, який може вирішити проблеми організації. Це документ, де порядково вказані найменування всіх справ підприємства, які можна завести. Одночасно з цим чітко прописано, як довго потрібно зберігати папір. Номенклатуру справ бухгалтерії, кадрової служби, підприємства в цілому необхідно затверджувати у його керівника.

Основні цілі введення номенклатури

Така офіційна папір спрощує систематизацію внутрішнього документообігу. Фактично вона являє собою такий план, в якому чітко прописано, за якими алгоритмами необхідно розподіляти виконані документи, в які справи їх потрібно помістити. Це формує архівну систему підприємства і робить простіше орієнтацію серед накопичених паперових ресурсів.

Одночасно з цим номенклатура справ кадрів, бухгалтерія, а також загальна по підприємству містить чітке визначення часових проміжків стосовно різним категоріям документації. У структурованій системі прописано, скільки саме часу зберігати документи, скомпоновані у конкретну справу. При створенні справи з використанням виконаних документів необхідно відразу припустити, наскільки тривалим буде термін зберігання. Цей етап прийнято називати первинною експертизою, що дозволяє виявити цінність документації.

Індекс, система і базова інформація

Номенклатура справ офіційно декларує, за якою системою необхідно індексувати справи. Ця інформація актуальна при реєстраційному обліку, так як встановлений номенклатурою індекс є елементом реєстраційного номера, який присвоюється кожному окремому документі на підприємстві. Номенклатура являє собою інформативний довідник, що дозволяє швидко проаналізувати особливості структурної організації конкретної юридичної особи.

Документація використовується, коли необхідно сформувати опис справ. Це актуально для зберігання паперів, яким за законом встановлені строки понад десятиліття, в тому числі постійне зберігання. Це робить номенклатуру справ головним обліковим документом, застосовуваним у відділах, відповідальних за діловодство на підприємстві.

Облік і подальша розробка

Нерідко номенклатура справ являє собою найбільш зручний документ, через який реалізується на підприємстві облікова система, що дозволяє тримати під контролем тимчасові справи, тобто призначені для зберігання в межах десятиліття.

Ще одне важливе призначення номенклатури справ – це її застосування при формуванні довідкової картотеки, необхідної для підтримки актуальної інформації про виконаної документації. Класифікаційна система, застосована при формуванні номенклатури, стає базою для створення картотеки, що надає відомості про документообіг всередині організації.

Як це виглядає?

Зразок номенклатури справ може виглядати наступним чином.

При оформленні документації необхідно вказувати найменування підприємства, відділів, для яких номенклатура вводиться, а також актуальні дати.

Це важливо!

Іноді підприємцю здається, що при відносно маленькому документообіг введення номенклатури – це лише морока, зайве «бумагомарательство», яке не принесе реальної користі. Такий підхід до питання категорично невірний. Необхідно впровадити коректну, відповідну, що враховує особливості конкретної організації номенклатуру у будь-якої сучасної компанії. Розробляючи документ, необхідно проконтролювати, щоб він охоплював весь обсяг документообігу підприємства, у тому числі етапи створення. Необхідно, щоб всі галузі діяльності, процеси та активність компанії були відображені в номенклатурі.

Прочитати загальноприйняті вимоги до складання такого нормативного документа можна прийнятих на державному рівні правових актах. Цьому присвячені введені для архівів компаній правила роботи, типові інструкції, що регламентують документообіг підприємств. В 1988 році була розроблена державна система документаційного забезпечення, яка й досі актуальна. Регулярно прийняті на державному рівні документи доопрацьовуються з урахуванням реалій наших днів, у тому числі застосування електронно-обчислювальної техніки, в той же час базові теорії систематизації і класифікації залишаються колишніми.

Форми номенклатури

У класичному варіанті цей документ складають таблицю. Індекси, класифікації стають базою для реєстраційних процесів документації, що формується всередині підприємства, витікаючої з неї зовнішнім адресатам і прийнятої для обробки зовнішніх джерел. Добре складена номенклатура є зручним інструментом для формування інших класифікаторів, обов’язково супроводжують процес діловодства будь-якої сучасної компанії. Так, попередній розгляд документації нерідко вимагає наявності класифікатора питань, ділянок для обговорення. Також спеціальні класифікатори потрібні для виконаної документації. При впровадженні електронної системи необхідна розробка навігаторів, уявлень, що відображають різні структурних підрозділів і виконавців. Додатково на підставі номенклатури справ можна розробити систему, що дозволяє впорядкувати документацію, що підлягає спеціальному контролю, а також інші типи.

Номенклатура належить до категорії планової документації. У ній можна знайти заголовки справ, передбачувані для планування, обліку в різних напрямках активності, господарської діяльності підприємства. З номенклатури видно функції, покладені на компанію. Документ складається на наступний рік, тому в нього необхідно закладати не тільки наявні можливості і потреби документообігу, але і плануються в найближчому майбутньому. Бажано, щоб при складанні номенклатури вдалося досить точно спрогнозувати потреби системи документообігу на підприємстві на найближчу п’ятирічку, хоча таке у нинішніх складних економічних умовах, що змушують підприємства підлаштовуватися, не завжди здійсненно.

Реальність і план

У практичному застосуванні найчастіше номенклатуру справ розглядають як облікову документацію, що обумовлено наявністю номера, індексу у кожного заголовка, внесеного в список. Підсумкова номенклатурна запис, підводить результати року, дозволяє робити висновок про кількість, категорії справ, заведених за минулий період. Також можна підрахувати, не докладаючи особливих зусиль та не втрачаючи часу дарма, кількість справ, томів, заведених за минулий час. Це дає кількісну характеристику документального фонду, системи документообігу. Необхідність такого аналізу виникає як в рамках окремого структурного підрозділу, так і організації в цілому.

Номенклатура, яка виступає в якості облікової документації, може використовуватися, коли справи передають в архів. Це справедливо в першу чергу для призначених на тимчасове зберігання – не більше десятиліття. Номенклатура також представляє зручну базу формування опису, в яку включають справи, призначені для зберігання на постійній основі або тимчасової, якщо строк перевищує десятиліття. Номенклатура зручна, коли формується опис справ, що містять документацію по персоналу компанії, а також актів, що фіксують знищення документів, виділення паперів, які не потрібно або не можна зберігати.

Специфіка деяких типів організацій

Обов’язковим заходом буде складання номенклатури для будь-якої державної установи. Цей документ повинен бути присутнім в муніципальних, підвідомчих територіальних юридичних осіб. Обумовлений такий обов’язковий порядок фактом передачі документації, що формується в організаціях, установах, на зберігання в архіви муніципалітету або федерального рівня.

Якщо мова йде про приватної організації, тоді формування номенклатури також обов’язково, але вимоги, які пред’являються до неї, набагато менш суворі. З одного боку, документ так само багатофункціональний – це не залежить від участі держави в роботі компанії. Рекомендовано розробляти номенклатуру в момент, коли юридична особа ще тільки створюється. При поглинання, злиття потрібно заново сформувати таку систему класифікації документообігу, якщо при цьому формується нову юрособу. За правилами розробка номенклатури – це виключно пріоритетне завдання, і над нею необхідно працювати ще до формування інструкції, що описує правила документообігу.