Що таке номенклатура справ і для чого вона призначена? Діловодство

Основні цілі введення номенклатури

Така офіційна папір спрощує систематизацію внутрішнього документообігу. Фактично вона являє собою такий план, в якому чітко прописано, за якими алгоритмами необхідно розподіляти виконані документи, в які справи їх потрібно помістити. Це формує архівну систему підприємства і робить простіше орієнтацію серед накопичених паперових ресурсів.

Одночасно з цим номенклатура справ кадрів, бухгалтерія, а також загальна по підприємству містить чітке визначення часових проміжків стосовно різним категоріям документації. У структурованій системі прописано, скільки саме часу зберігати документи, скомпоновані у конкретну справу. При створенні справи з використанням виконаних документів необхідно відразу припустити, наскільки тривалим буде термін зберігання. Цей етап прийнято називати первинною експертизою, що дозволяє виявити цінність документації.

Індекс, система і базова інформація

Номенклатура справ офіційно декларує, за якою системою необхідно індексувати справи. Ця інформація актуальна при реєстраційному обліку, так як встановлений номенклатурою індекс є елементом реєстраційного номера, який присвоюється кожному окремому документі на підприємстві. Номенклатура являє собою інформативний довідник, що дозволяє швидко проаналізувати особливості структурної організації конкретної юридичної особи.

Документація використовується, коли необхідно сформувати опис справ. Це актуально для зберігання паперів, яким за законом встановлені строки понад десятиліття, в тому числі постійне зберігання. Це робить номенклатуру справ головним обліковим документом, застосовуваним у відділах, відповідальних за діловодство на підприємстві.