Що таке номенклатура справ і для чого вона призначена? Діловодство

Форми номенклатури

У класичному варіанті цей документ складають таблицю. Індекси, класифікації стають базою для реєстраційних процесів документації, що формується всередині підприємства, витікаючої з неї зовнішнім адресатам і прийнятої для обробки зовнішніх джерел. Добре складена номенклатура є зручним інструментом для формування інших класифікаторів, обов’язково супроводжують процес діловодства будь-якої сучасної компанії. Так, попередній розгляд документації нерідко вимагає наявності класифікатора питань, ділянок для обговорення. Також спеціальні класифікатори потрібні для виконаної документації. При впровадженні електронної системи необхідна розробка навігаторів, уявлень, що відображають різні структурних підрозділів і виконавців. Додатково на підставі номенклатури справ можна розробити систему, що дозволяє впорядкувати документацію, що підлягає спеціальному контролю, а також інші типи.

Номенклатура належить до категорії планової документації. У ній можна знайти заголовки справ, передбачувані для планування, обліку в різних напрямках активності, господарської діяльності підприємства. З номенклатури видно функції, покладені на компанію. Документ складається на наступний рік, тому в нього необхідно закладати не тільки наявні можливості і потреби документообігу, але і плануються в найближчому майбутньому. Бажано, щоб при складанні номенклатури вдалося досить точно спрогнозувати потреби системи документообігу на підприємстві на найближчу п’ятирічку, хоча таке у нинішніх складних економічних умовах, що змушують підприємства підлаштовуватися, не завжди здійсненно.