Що таке номенклатура справ і для чого вона призначена? Діловодство

Особливості питання

В даний час в діловодстві номенклатура являє собою складне поняття, що включає кілька типів і груп документації. Прийнято говорити про типовий, примірно, конкретної номенклатури. Окремі прийнято вводити на рівні установи в цілому і деякого окремого структурного підрозділу.

Типова, примірна номенклатура покликані об’єднувати документацію, схожу за своїм характером, складом. Типова також регламентує конкретну систему індексації, яка використовується в межах певного відомства. Застосовувати такий перелік найменування справ необхідно в обов’язковому порядку. А ось приблизна носить рекомендаційний характер, хоча в загальному випадку дотримуватися її розумно і зручно, так як вона допомагає впорядкувати весь обсяг офіційних паперів, яке утворюється в компанії.

Система як основа порядку

Будь-яке сучасне підприємство потребує систематизації присутньої документації, і саме номенклатура являє собою такий класифікаційний довідник, який може вирішити проблеми організації. Це документ, де порядково вказані найменування всіх справ підприємства, які можна завести. Одночасно з цим чітко прописано, як довго потрібно зберігати папір. Номенклатуру справ бухгалтерії, кадрової служби, підприємства в цілому необхідно затверджувати у його керівника.