Що таке номенклатура справ і для чого вона призначена? Діловодство
Облік і подальша розробка
Нерідко номенклатура справ являє собою найбільш зручний документ, через який реалізується на підприємстві облікова система, що дозволяє тримати під контролем тимчасові справи, тобто призначені для зберігання в межах десятиліття.
Ще одне важливе призначення номенклатури справ – це її застосування при формуванні довідкової картотеки, необхідної для підтримки актуальної інформації про виконаної документації. Класифікаційна система, застосована при формуванні номенклатури, стає базою для створення картотеки, що надає відомості про документообіг всередині організації.
Як це виглядає?
Зразок номенклатури справ може виглядати наступним чином.
При оформленні документації необхідно вказувати найменування підприємства, відділів, для яких номенклатура вводиться, а також актуальні дати.
Це важливо!
Іноді підприємцю здається, що при відносно маленькому документообіг введення номенклатури – це лише морока, зайве «бумагомарательство», яке не принесе реальної користі. Такий підхід до питання категорично невірний. Необхідно впровадити коректну, відповідну, що враховує особливості конкретної організації номенклатуру у будь-якої сучасної компанії. Розробляючи документ, необхідно проконтролювати, щоб він охоплював весь обсяг документообігу підприємства, у тому числі етапи створення. Необхідно, щоб всі галузі діяльності, процеси та активність компанії були відображені в номенклатурі.
Прочитати загальноприйняті вимоги до складання такого нормативного документа можна прийнятих на державному рівні правових актах. Цьому присвячені введені для архівів компаній правила роботи, типові інструкції, що регламентують документообіг підприємств. В 1988 році була розроблена державна система документаційного забезпечення, яка й досі актуальна. Регулярно прийняті на державному рівні документи доопрацьовуються з урахуванням реалій наших днів, у тому числі застосування електронно-обчислювальної техніки, в той же час базові теорії систематизації і класифікації залишаються колишніми.
