Що таке номенклатура справ і для чого вона призначена? Діловодство

Реальність і план

У практичному застосуванні найчастіше номенклатуру справ розглядають як облікову документацію, що обумовлено наявністю номера, індексу у кожного заголовка, внесеного в список. Підсумкова номенклатурна запис, підводить результати року, дозволяє робити висновок про кількість, категорії справ, заведених за минулий період. Також можна підрахувати, не докладаючи особливих зусиль та не втрачаючи часу дарма, кількість справ, томів, заведених за минулий час. Це дає кількісну характеристику документального фонду, системи документообігу. Необхідність такого аналізу виникає як в рамках окремого структурного підрозділу, так і організації в цілому.

Номенклатура, яка виступає в якості облікової документації, може використовуватися, коли справи передають в архів. Це справедливо в першу чергу для призначених на тимчасове зберігання – не більше десятиліття. Номенклатура також представляє зручну базу формування опису, в яку включають справи, призначені для зберігання на постійній основі або тимчасової, якщо строк перевищує десятиліття. Номенклатура зручна, коли формується опис справ, що містять документацію по персоналу компанії, а також актів, що фіксують знищення документів, виділення паперів, які не потрібно або не можна зберігати.