Що таке номенклатура справ і для чого вона призначена? Діловодство

Як оформляти справи в папки? Навіщо потрібна номенклатура і що взагалі прийнято розуміти під цим терміном? Як зберігати справи, папки і яким ще чином можна організовувати документацію на підприємстві? В даний час діловодство – це такий комплекс завдань, який вимагає систематичного підходу і граничної акуратності. Про те, що таке номенклатура справ і для чого вона призначена, повинні знати не тільки працівники, відповідальні за документообіг всередині компанії, але і весь керівний персонал, зацікавлений у підтримці контролю над робочими процесами організації.

Загальна термінологія

Розглядаючи, що таке номенклатура справ, необхідно в першу чергу зазначити, що цим терміном прийнято позначати такий метод систематизації, який передбачає формування переліку заведених всередині підприємства, установи справ. Для кожного з них чітко прописуються терміни зберігання, при цьому орієнтуються на правила, введені в силу чинними законами нашої країни.

Теорія і повсякденність

Що таке номенклатура справ практичному використанні? Це така розподільна схема, яка допомагає групувати виконану документацію, створюючи таким чином справи. Для цього на підприємстві затверджується схема, класифікація, застосовувана потім на практиці. Також вводиться покажчик індексів для справ, документів. Необхідно задати тривалість зберігання і визначити схему побудови картотеки, що використовується як довідковий матеріал і застосовуваної для пошуку документації з числа невиконаної. Відповідаючи на питання, що таке номенклатура справ, необхідно відзначити, що терміном прийнято позначати такий обліковий документ, яким регламентують роботу відділів, відповідальних за діловодство, архіви. У номенклатурі чітко прописані всі ті справи, тривалість зберігання – в межах десятиліття, тобто належать до числа документації тимчасового зберігання.