Що таке ЕДО? Електронний документообіг: поняття, застосування, функції

В ході відповіді на питання: “Що таке ЕДО?” дано короткий екскурс в історію документообігу, визначено види та призначення внутрішнього та зовнішнього обороту документів організації. Розкрито фактори успіху впровадження систем ЕДО на підприємстві та роль електронного документообігу як засобу оптимізації закупівель. Електронний підпис, що засвідчують центри та оператори розглянуті в якості ключових компонентів ЕДО. Організація документообігу з державними органами представлена як засіб зниження витрат часу і витрат. Система ЕДО Уряду Москви наведено як приклад впровадження безпаперового документообігу в масштабах мегаполісу.

Що таке ЕДО

Документообіг — рух документів організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення; комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання та повторне використання документації, довідкова робота. Поняття електронного документообігу зафіксовано в державному стандарті. Він дає суворе, але вузьке визначення:

Електронний документообіг (ЕДО) — це єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».

(ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Документообіг: від глиняних табличок до Індустрії 4.0

Перші системи документообігу з’явилися з винайденням писемності, а точніше – знакового письма. Глава сімейства зазначав резами на дерев’яній бирці кількість зібраних мішків зерна і народжених ягнят. Це можна вважати початком внутрішнього документообігу масштабу підприємства.

Ассірійські жерці і чиновники стародавніх китайських царств, отримавши писемність від винахідників, негайно пристосували її до справи державного управління – збирання податків, кодифікації законів, посилці наказів намісникам і дипломатії. Такий документообіг був більш або менш формалізований.

Це вже був внутрішньодержавний і навіть міждержавний документообіг.

З розвитком цивілізації правила обміну інформацією, записаною на носії, ускладнювалися. Перша революція в документообіг сталася з винаходом доступною папери. Писарі, що записують найважливіше на сувоях пергаменту, помножилися числом і утворили маси чиновників нижчого рангу – не приймають рішення, а переписывающих чужі документи, знімають копії, що видають довідки, які пишуть запити, що враховують плодяться документи в журнали і доставляють важливі папери в інший департамент.

І в ту ж хвилину по вулицях кур’єри, кур’єри, кур’єри… можете уявити собі, тридцять п’ять тисяч одних кур’єрів!

Грибоєдов А.

Бюрократія як технологія управління отримала в свої руки інструмент величезної сили. Часом вона позначалася під себе і держава, і економіку, і суспільство.

Друга революція сталася з винаходом друкарських машинок. Технологія управління не змінилася, зросла продуктивність праці бюрократів та їх влада.

Третя – з приходом комп’ютерів і електронної пошти. На першому етапі, що закінчується в наші дні, змінилися технології виробництва та доставки документів. Технології управління залишилися практично без змін. Бюрократія переварила і цю революцію. Саме на цьому етапі і з’явилося поняття ЕДО. Електронний документообіг спочатку скрупульозно відтворював всі управлінські процеси, процедури і маршрути традиційного обігу документів.

Четверта – гряде і стукає в двері. Суть її в тому, що програми та пристрої починають обмінюватися даними і приймати рішення без участі людини. Холодильник замовляє доставку продуктів, система класу RTE (підприємство реального часу) отримує замовлення, закуповує сировину, перенастроює виробничу лінію і відвантажує продукцію клієнту. На цьому етапі людство отримує шанс позбутися від армій клерків, які не приймають рішення і не виробляють доданої вартості. Передові підприємства і держави вже роблять це.

Місце систем ЕДО серед інформаційних систем

Залежно від ступеня зрілості інформаційної системи на підприємстві або в установі, система ЕДО може являти собою:

• Окремо впроваджений програмний продукт, епізодично обмінюється даними з іншими підсистемами через інтерфейси або вручну.
• Окреме, глибоко інтегрований з системою управління підприємством, обмін даних організований в режимі онлайн або по настанні заданого події.
• Модуль великої системи управління підприємством (класу ERP або PLM).

Серед систем, представлених на світовому ринку, системи ЕДО займають місце між системами організації потоків інформації (Workflow systems) і системами управління записами (Record Management systems).

Пряме впровадження електронного документообігу на базі західних систем на російському підприємстві (організації) рідко буває успішним. Занадто великі світоглядні та етичні відмінності між бізнес-моделями і моделями послуг. Серйозна перешкода представляє також зворушлива російська любов до бюрократії не як до технології та засобу, а як до самодостатньої цілі клерка або чиновника.

Електронний документообіг: види та призначення

Обіг документів підприємства або організації підрозділяється на два основних види – зовнішній і внутрішній. Історично спочатку розвивалася автоматизація внутрішнього документообігу.

У добре побудованої інформаційної середовищі підприємства або організації всі підсистеми документообігу взаємопов’язані, взаємодіють між собою і забезпечені системою перехресних посилань. Так, наприклад, остаточно узгоджений текст договору доступний логістики для формування заявок на оплату, фінансистам для контролю, технологам і конструкторам – в частині технічного завдання і т. п.

Основне призначення системи внутрішнього ЕДО – надати учасникам системи інформацію, необхідну для їх роботи і прийняття управлінських, технічних, фінансових і кадрових рішень. Організувати контроль виконання прийнятих рішень – одна з найважливіших функцій ЕДО. Електронний документообіг також є засобом організації електронного архіву.

На зовнішньому ЕДО лежать додаткові функції – він дозволяє організаціям обмінюватися по каналах зв’язку юридично і фінансово значущими документами. Важливу роль тут відіграє електронний підпис, що дозволяє ідентифікувати відправника навіть надійніше, ніж звичні підпису і печатки на традиційних документах.

Автоматизація документообігу всередині підприємства

До моменту прийняття рішення про автоматизації на підприємстві існує система паперового документообігу. Співробітники створюють документи в різних програмах, розсилають їх один одному по електронній пошті. Вона володіє певним рівнем зрілості і відображена у нормативній документації: регламентах, інструкціях, положеннях.

Команда, якій належить займатися автоматизацією, повинна обов’язково вивчити комплекс цих документів, зрозуміти, наскільки вони відображають реально склалися в організації бізнес-процеси. У системі електронного документообігу кожен інформаційний потік повинен відображати реальний потік:

• матеріальний;
• фінансовий;
• трудовий.

І обслуговувати конкретний бізнес-процес.

Створена на базі такого аналізу бізнес-модель повинна бути не тільки реалізована в інформаційній системі, але і отримати своє відображення у актуалізованої нормативної документації.

Співробітники організації створюють більшу частину документів в електронному вигляді у різних програмах, розсилають їх один одному по електронній пошті. Форма документів регламентована, однак правила таких розсилок, терміни і зміст реакції мало формалізовані. Це вже можна назвати системою ЕДО на зародковому рівні розвитку. Тепер можна говорити про автоматизації електронного документообігу – побудові системи створення, заповнення, обробки, маршрутизації ЕД. Важливим доповненням до системи буде підсистема контролю виконання та звітності.

Якщо зрілість процесів на підприємстві достатня, є всі шанси, що перехід на електронний документообіг пройде успішно. Головний фактор успіху при впровадженні – це працівники підприємства. Вони ж складають і головний ризик.

В ході організації систем електронного документообігу команді впровадження доводиться коригувати не тільки бланки документів і стандартні маршрути погоджень, але часто – і базову логіку функціонування системи. Інакше неможливо задовольнити вимоги замовника, переконаного в тому, що історично склалися в їх організації бізнес-процеси не підлягають поліпшенню і чіпати їх ні в якому разі не можна.

Такий компроміс веде до подорожчання як самого впровадження, так і підтримки системи – кожна установка оновлень від вендора перетворюється на впровадження в мініатюрі. Якість системи при цьому знижується.

Як показали дослідження Gartner Group, дійсно унікальних бізнес – процесів, таких, які дають підприємству конкурентні переваги, навіть на підприємствах-лідерах галузей буває не більше 1-5 %. Інші процеси без шкоди для організації можуть (і повинні) бути замінені на стандартні, з базової конфігурації системи.

Власне, базова конфігурація і являє собою узагальнений досвід найбільш успішних підприємств галузі. Перехід на стандартні бізнес-процеси веде до зниження операційних витрат і зростання загальної ефективності бізнесу. Управління електронним документообігом стане легким і зручним. Це повністю окупить одноразові зусилля по організаційним змінам, коригування нормативної документації і навчання співробітників. В ході навчання необхідно терпляче і послідовно роз’яснювати людям, що таке ЕДО, як він змінить їх життя і життя всього підприємства на краще.

ЕДО між підприємствами. Екосистеми документообігу

Системи EDI (Electronic Data Interchange) з’явилися на Заході в 70-ті роки XX століття.

Вони здійснювали електронний документообіг між організаціями, дозволяли підприємствам розміщувати і отримувати замовлення на ринку, оформляти відвантаження виготовленої продукції замовнику і формувати відповідні логістичні та фінансові документи в електронному вигляді.

Паперові документи при необхідності оформлялися в кінці місяця або кварталу, їх формування, доставка, акцептування, доставка назад не гальмувала комерційний і виробничий процес. Тоді ж сформувався і стандарт обміну даними EDI, що дожив до впровадження XML.

Підключення до електронного документообігу системи EDI дозволило значно прискорити комерційну і виробничу діяльність підприємств.

ЕДО з державними органами

Також зародився на Заході. Суб’єкти фінансово-господарської діяльності отримали можливість подавати декларацію про доходи в електронному вигляді в кінці минулого століття. У ХХ столітті таку можливість отримали і російські суб’єкти. В останні роки подача інформації в податкову інспекцію, пенсійний фонд (ПФР), інспекції з охорони праці в електронному вигляді стала обов’язковою, спочатку великі, потім для середніх, і на останніх етапах – і для дрібних підприємств і організацій.

Підприємства зобов’язані укласти угоду з ПФР про електронний документообіг. Громадяни також отримали можливість перевести своє спілкування з податковою інспекцією в електронний формат. З кожним роком популярність таких послуг зростає серед населення.

Елементи систем зовнішнього ЕДО

Клієнт – організація або приватна особа, що приймає участь в ЕДО і має електронний підпис. Оператор ЕДО надає своїм клієнтам платформу для обміну документами.

Електронний підпис (ЕП) – спеціальним чином сформований набір даних, що дозволяє однозначно ідентифікувати учасника ЕДО. Цей набір приєднується до електронного документа та засвідчує його автентичність.

Електронний підпис – інформація в електронній формі, яка приєднана до іншої інформації в електронній формі (підписаній інформації) або іншим чином пов’язана з такою інформацією і використовується для визначення підписує інформацію.(Федеральний закон від 06 квітня 2011 року №63-ФЗ “Про електронний підпис”)

У РФ прийняті три класи електронного підпису. Вони розрізняються рівнем захисту і призначенням.

• Простий підпис – засвідчує, що документ відправлений конкретною особою – власником цього підпису. Застосовується для підтвердження особи відправника e-mail на адресу офіційних установ різного рівня або конкретних посадових осіб.
• Посилена некваліфікована підпис – як засвідчує відправлення електронного документа конкретною особою, так і те, що документ не вносилися зміни з моменту підписання. Застосовується при посвідченні документів, для яких необов’язкова друк. Ця підпис формується із застосуванням засобів шифрування, допускаються сертифікати, випущені і неаккредитованным засвідчувальним центром.
• Посилена кваліфікований електронний підпис (КЕП) – формується із застосуванням програмних засобів шифрування, сертифікованих ФСБ. КЕП використовує сертифікат від акредитованого засвідчувального центру, який виступає гарантом достовірності підпису. ЕД, підписаний КЕП, має рівні права з документом на папері, завірену особистим підписом. Опротестувати КЕП можна тільки за рішенням суду. КЕП застосовується для взаємодії держорганів з використанням державних інформаційних систем

Засвідчувальний центр (УЦ) – державна або громадська організація, що видає електронні підписи (сертифікати).

Репутація УЦ приймається незаперечною усіма учасниками обігу електронних документів. УЦ випускає сертифікати для організацій і приватних осіб – учасників обороту. В ході транзакцій УЦ підтверджує справжність тієї чи іншої електронного підпису.

Акредитований засвідчує центр знаходиться в договірних відносинах з кореневим УЦ і зобов’язаний виконувати всі вимоги законодавства країни перебування.

Оператор ЕДО – комерційна організація, що надає учасникам технологічну платформу для здійснення ЕДО. Надання здійснюється на комерційній основі з укладенням договору. Оператор ЕДО проходить обов’язкову сертифікацію в державних органах

Електронна торговельна площадка (ЕТП) – це комплекс комунікаційних каналів, програмних і апаратних засобів, призначений для організації торгівлі між комерційними та державними організаціями, а також приватними особами.

Електронна торговельна площадка об’єднує в єдиному інформаційному середовищі продавців і покупців різних продуктів і сервісів, надаючи їм ряд супутніх послуг. Безліч ресурсів глобальної мережі пропонують послуги з відома разом постачальників і споживачів, допомагають їм укласти угоду і виступають більшою чи меншою мірою гарантом такої угоди.

Щоб мінімізувати свої витрати, покупці можуть організовувати електронні торги у вигляді прямих і зворотних аукціонів, конкурсних закупівель, запити котирувань і пропозицій, — оптимізуючи витрати. Продавці отримують легкий, оперативний і зручний доступ до ринку і зручний майданчик для просування своїх продуктів.

• ЕТП для розміщення державного замовлення— це ЕТП, відібрані Мінекономрозвитку РФ і ФАС РФ для відкритих аукціонів в електронній формі.
• ЕТП з продажу майна боржників (банкрутів). Ними стали всі електронні майданчики, які провадять державні закупівлі.
• ЕТП для розміщення замовлень з 223-ФЗ.
• ЕТП для комерційних замовників — тут здійснюють торги комерційні підприємства за більш гнучким правилами.
• Комерційні спеціалізовані ЕТП, створені для конкретної корпорації. Наприклад: майданчик Газпрому з продажу нафтопродуктів.
• Комерційні багатопрофільні електронні торгові майданчики з універсальним набором продуктів і сервісів.

Широко відомі такі ЕТП, як Aliexpress та E-bay.

На них права споживача захищаються правилами функціонування майданчиків, так і системою рейтингу – кожен покупець оцінює продавця.

Держпослуги

Сайт «Держпослуги» інтегрує інтернет-портали безлічі державних установ і служб у єдиний зведений портал. Був створений у розвиток державної концепції «Одного вікна» з метою спростити для громадян спілкування з державними інстанціями. Авторизувавшись раз за допомогою кваліфікованої електронного підпису, громадянин РФ може отримати відомості про своїх:

• Майно.
• Податки.
• Освіти.
• Пенсійному забезпеченню.
• Транспорту.
• Документами.

І багатьох інших важливих моментів.

Можна перевірити і сплатити податки, штрафи та державні збори. Громадянин також має можливість запросити випуск будь-якого офіційного документа, довідки, паспорти, візи, свідоцтва тощо Для цього йому не потрібно їхати в саму установу, ні навіть в багатофункціональний центр – заява подається в електронному вигляді, в такому ж вигляді надаються копії необхідних документів.

Після підготовки запитаного документа достатньо одного візиту в МФЦ, де буде проведена звірка документів, запис біометричних параметрів (якщо необхідно) і видача необхідного документа. Такий вид електронного документообігу економить багато часу як громадянам, так і співробітникам установ – їм не треба витрачати час на первинний прийом громадян та документів, для доповнень і виправлень також не потрібна особиста присутність.

Система електронного документообігу Уряду Москви р.

У столиці сформована і з 2011 року успішно діє система МосЭДО. Електронний документообіг з її допомогою проводять між собою державні органи, служби, комерційні і громадські організації. Система добре зарекомендувала себе і користується заслуженим визнанням серед москвичів.

Система впроваджена і підтримується ВАТ «Електронна Москва» і об’єднує понад 78 000 користувачів з 3 000 організацій. Діловодство, організаційно-розпорядчий та управлінський документообіг Уряду Москви повністю переведені на систему МосЭДО. Електронний документообіг уряду найбільшого міста є відмінним доказом перспективності та спроможності систем ЕДО в органах державної влади.

З розвитком технологій електронний документообіг буде витісняти традиційний протягом найближчих років. Головні аргументи на користь ЕДО – це забезпечувані їм:

• Швидкість.
• Низькі витрати.
• Зручність для всіх учасників.
• Висока захищеність.
• Ефективний контроль.

Вже зараз велика частина закупівель в країні проводиться з використанням ЕДО. Традиційна документація оформляється слідом зроблених операціях. Незабаром паперові документи будуть видаватися тільки в найбільш важливих, у виключних випадках, і питання “Що таке ЕДО?” остаточно втратить свою актуальність.