Що таке ЕДО? Електронний документообіг: поняття, застосування, функції

Документообіг: від глиняних табличок до Індустрії 4.0

Перші системи документообігу з’явилися з винайденням писемності, а точніше – знакового письма. Глава сімейства зазначав резами на дерев’яній бирці кількість зібраних мішків зерна і народжених ягнят. Це можна вважати початком внутрішнього документообігу масштабу підприємства.

Ассірійські жерці і чиновники стародавніх китайських царств, отримавши писемність від винахідників, негайно пристосували її до справи державного управління – збирання податків, кодифікації законів, посилці наказів намісникам і дипломатії. Такий документообіг був більш або менш формалізований.

Це вже був внутрішньодержавний і навіть міждержавний документообіг.

З розвитком цивілізації правила обміну інформацією, записаною на носії, ускладнювалися. Перша революція в документообіг сталася з винаходом доступною папери. Писарі, що записують найважливіше на сувоях пергаменту, помножилися числом і утворили маси чиновників нижчого рангу – не приймають рішення, а переписывающих чужі документи, знімають копії, що видають довідки, які пишуть запити, що враховують плодяться документи в журнали і доставляють важливі папери в інший департамент.

І в ту ж хвилину по вулицях кур’єри, кур’єри, кур’єри… можете уявити собі, тридцять п’ять тисяч одних кур’єрів!

Грибоєдов А.

Бюрократія як технологія управління отримала в свої руки інструмент величезної сили. Часом вона позначалася під себе і держава, і економіку, і суспільство.

Друга революція сталася з винаходом друкарських машинок. Технологія управління не змінилася, зросла продуктивність праці бюрократів та їх влада.

Третя – з приходом комп’ютерів і електронної пошти. На першому етапі, що закінчується в наші дні, змінилися технології виробництва та доставки документів. Технології управління залишилися практично без змін. Бюрократія переварила і цю революцію. Саме на цьому етапі і з’явилося поняття ЕДО. Електронний документообіг спочатку скрупульозно відтворював всі управлінські процеси, процедури і маршрути традиційного обігу документів.

Четверта – гряде і стукає в двері. Суть її в тому, що програми та пристрої починають обмінюватися даними і приймати рішення без участі людини. Холодильник замовляє доставку продуктів, система класу RTE (підприємство реального часу) отримує замовлення, закуповує сировину, перенастроює виробничу лінію і відвантажує продукцію клієнту. На цьому етапі людство отримує шанс позбутися від армій клерків, які не приймають рішення і не виробляють доданої вартості. Передові підприємства і держави вже роблять це.