Що таке ЕДО? Електронний документообіг: поняття, застосування, функції

Електронний документообіг: види та призначення

Обіг документів підприємства або організації підрозділяється на два основних види – зовнішній і внутрішній. Історично спочатку розвивалася автоматизація внутрішнього документообігу.

У добре побудованої інформаційної середовищі підприємства або організації всі підсистеми документообігу взаємопов’язані, взаємодіють між собою і забезпечені системою перехресних посилань. Так, наприклад, остаточно узгоджений текст договору доступний логістики для формування заявок на оплату, фінансистам для контролю, технологам і конструкторам – в частині технічного завдання і т. п.

Основне призначення системи внутрішнього ЕДО – надати учасникам системи інформацію, необхідну для їх роботи і прийняття управлінських, технічних, фінансових і кадрових рішень. Організувати контроль виконання прийнятих рішень – одна з найважливіших функцій ЕДО. Електронний документообіг також є засобом організації електронного архіву.

На зовнішньому ЕДО лежать додаткові функції – він дозволяє організаціям обмінюватися по каналах зв’язку юридично і фінансово значущими документами. Важливу роль тут відіграє електронний підпис, що дозволяє ідентифікувати відправника навіть надійніше, ніж звичні підпису і печатки на традиційних документах.