Що таке ЕДО? Електронний документообіг: поняття, застосування, функції

Автоматизація документообігу всередині підприємства

До моменту прийняття рішення про автоматизації на підприємстві існує система паперового документообігу. Співробітники створюють документи в різних програмах, розсилають їх один одному по електронній пошті. Вона володіє певним рівнем зрілості і відображена у нормативній документації: регламентах, інструкціях, положеннях.

Команда, якій належить займатися автоматизацією, повинна обов’язково вивчити комплекс цих документів, зрозуміти, наскільки вони відображають реально склалися в організації бізнес-процеси. У системі електронного документообігу кожен інформаційний потік повинен відображати реальний потік:

• матеріальний;
• фінансовий;
• трудовий.

І обслуговувати конкретний бізнес-процес.

Створена на базі такого аналізу бізнес-модель повинна бути не тільки реалізована в інформаційній системі, але і отримати своє відображення у актуалізованої нормативної документації.

Співробітники організації створюють більшу частину документів в електронному вигляді у різних програмах, розсилають їх один одному по електронній пошті. Форма документів регламентована, однак правила таких розсилок, терміни і зміст реакції мало формалізовані. Це вже можна назвати системою ЕДО на зародковому рівні розвитку. Тепер можна говорити про автоматизації електронного документообігу – побудові системи створення, заповнення, обробки, маршрутизації ЕД. Важливим доповненням до системи буде підсистема контролю виконання та звітності.

Якщо зрілість процесів на підприємстві достатня, є всі шанси, що перехід на електронний документообіг пройде успішно. Головний фактор успіху при впровадженні – це працівники підприємства. Вони ж складають і головний ризик.

В ході організації систем електронного документообігу команді впровадження доводиться коригувати не тільки бланки документів і стандартні маршрути погоджень, але часто – і базову логіку функціонування системи. Інакше неможливо задовольнити вимоги замовника, переконаного в тому, що історично склалися в їх організації бізнес-процеси не підлягають поліпшенню і чіпати їх ні в якому разі не можна.

Такий компроміс веде до подорожчання як самого впровадження, так і підтримки системи – кожна установка оновлень від вендора перетворюється на впровадження в мініатюрі. Якість системи при цьому знижується.

Як показали дослідження Gartner Group, дійсно унікальних бізнес – процесів, таких, які дають підприємству конкурентні переваги, навіть на підприємствах-лідерах галузей буває не більше 1-5 %. Інші процеси без шкоди для організації можуть (і повинні) бути замінені на стандартні, з базової конфігурації системи.

Власне, базова конфігурація і являє собою узагальнений досвід найбільш успішних підприємств галузі. Перехід на стандартні бізнес-процеси веде до зниження операційних витрат і зростання загальної ефективності бізнесу. Управління електронним документообігом стане легким і зручним. Це повністю окупить одноразові зусилля по організаційним змінам, коригування нормативної документації і навчання співробітників. В ході навчання необхідно терпляче і послідовно роз’яснювати людям, що таке ЕДО, як він змінить їх життя і життя всього підприємства на краще.