Посадова інструкція: розділи, правила складання і використання

Віктор Кузьмін

1 minute

Науково-технічний прогрес сьогодення знаходить своє відображення у всіх сферах послуг не випадково. На благо суспільства працює кожен його представник допомогою виконання конкретної трудової діяльності в різних структурах. Заводи, фірми, підприємства, установи, всілякі організації використовують певні послуги трудового штату, який зобов’язується виконувати запропоновані до дії завдання за відповідну платню. Але справа в тому, що жодна трудова діяльність, жоден трудовий колектив і жодна офіційна трудова взаємозв’язок не здійснюється без набору регламентують подібні відносини розділів посадових інструкцій. Чим же обумовлена необхідність даного інструменту правовідносин та управління співробітниками? І в чому полягає суть основних розділів посадової інструкції працівника компанії?

Посадова інструкція: сутність і поняття

Напевно, якщо б на одному підприємстві поголовно всі штатні одиниці виконували перелік однакових функціональних обов’язків, навряд чи б воно довго проіснувала на ринку праці як повноцінний суб’єкт господарювання.

Посади і посади, займані працівниками на різних рівнях ієрархії кадрового штату, тому і відрізняються один від одного, що наділені різним ступенем відповідальності, прав і функцій. Саме для цього і розробляються розділи посадових інструкцій фахівців різних рівнів кваліфікації. Саме в цьому і полягає їх сутність у розрізі документальної організаційно-правової бази трудової діяльності працівників різного роду установ. Але що вона собою являє і з яких розділів складається посадова інструкція?

Посадовий інструкцією називають офіційний документ підприємства, який регламентує правовідносини та розмежування трудових обов’язків співробітників з встановленням їх професійних прав, сфери діяльності, функцій та взаємозв’язків з іншими відділами конкретного підприємства. Іншими словами, даний документ дає працівнику можливість бути введеним в курс справи стосовно завдань, які він зобов’язується взяти до виконання, і його власних можливостей, і організаційних свобод, які узгоджені з його безпосереднім керівництвом.

У чому полягає необхідність розробки посадової інструкції

Чому в сучасному суспільстві так важливо розмежовувати і документально визначати функціональне навантаження кожного працівника і розробляти для кожної нової посади конкретну посадову інструкцію? Основні розділи кожного такого документа дають можливість офіційно закріпити ступінь відповідальності, перелік покладених на працівника завдань і його власні права і свободи у ході виконання його трудової діяльності. Які головні цілі досягаються роботодавцем, який розробляє для своїх підлеглих подібного роду інструкції? Серед них:

Раціональний розподіл функціональних обов’язків – інструкція визначає характер діяльності співробітника в розрізі вимог до його праці.
Визначення порогових меж у часовому проміжку, відданій на виконання розпоряджень.
Підвищення рівня надійності призначених до виконання завдань.
Покращення соціально-психологічної атмосфери в колективі та ліквідація загроз конфліктності.
Чітке розмежування функціональних зв’язків співробітника і його взаємовідносин з іншими працівниками.
Конкретика в правових свободи людини, як штатної одиниці певного підприємства.
Підвищення особистої та колективної відповідальності.
Спонукання і стимуляція працівника до ефективної праці за допомогою матеріальних винагород.
Організація рівномірного розподілу обсягу праці на всіх працівників.

Структура посадової інструкції

Знайомство працівника з його головним організаційно-правовим документом у його новому місці працевлаштування відбувається у перший день, коли працівник приступає до своїх обов’язків. Законодавством передбачено, що розділи посадової інструкції РФ на сьогоднішній день повинні бути в обов’язковому порядку закріплені за кожною посадою, затверджені директором підприємства та надані до ознайомлення з ними конкретного співробітника, що претендує на цю посаду. Кожна інструкція супроводжується відбитком печатки конкретної установи. Візуально даний документ являє собою один або кілька друкованих аркушів стандартного формату «А4» з шапкою у вигляді назви документа, кутовий візою утвердителя, а саме – директора, в правій верхній його частині переліку основних розділів посадової інструкції і згоди ознайомлений з її змістом співробітника в нижньому лівому куті з датою підписання.

Сама структура даного організаційно правового документа представлена кількома смисловими підпунктами. Це розділи посадової інструкції. Деякі з них є обов’язковими, деякі можуть впроваджуватися керівником підприємства додатково в його корпоративних цілях. В основному, стандартна посадова інструкція складається з таких розділів:

загальні положення;
функції;
посадові обов’язки;
права;
відповідальність;
зв’язки за посадою.

Розділ про загальні положення

Починається документ про регламентації трудової діяльності працівника на конкретному підприємстві з його назви і зазначення посади штатного працівника в родовому відмінку. Потім іде текст розділу посадової інструкції про загальні положення у вигляді їх подпунктного перерахування. Тут концентрується узагальнена інформація про найменування підлягає зайняттю посади, із зазначенням її кадрової категорії і дислокационного розміщення, тобто ієрархічного підпорядкування в конкретному підрозділі. Перший обов’язковий розділ посадової інструкції включає в себе дані про:

найменування службового поста в розрізі штатного розкладу з розшифровкою основних про нього відомостей: тут перераховується назва конкретного відділу, приналежність до нього працівника і рівень підпорядкованості, а також категорія персоналу – головний, старший або рядовий виконавець;
порядок визначення на посаду та зняття з нього;
порядку заміщення вакантного місця під час відсутності працівника через відпустки, декрету, відрядження;
вимоги до профпідготовці – тут розкривається конкретика про необхідному рівні освіти і досвід роботи; також сюди включаються дані про необхідні для заняття цієї посади навичках роботи і уміннях;
ряді внутрішньої трудової документації, яка безпосереднім чином регламентує діяльність співробітника: сюди відносяться директорські накази, розпорядження, вказівки.

Розділ про функції

Після перерахованих допомогою підпунктів загальних положень йде наступна обов’язкова частина: друга. В даному розділі посадової інструкції мова йде про перелік тих функцій, які працівник повинен виконувати зважаючи займаного ним службового поста з профільної спеціальності. Потрібно відзначити, що більшість обов’язків схожих посад на різних фірмах збігаються. Наприклад, функції рядового бухгалтера одного торгового підприємства дуже схожі з функціями такого ж працівника бухгалтерії іншої компанії, що здійснює свою діяльність у сфері торгівлі, і так далі. Вони обидва бухгалтера, вони обидва працюють з реалізацією товарів або послуг, вони обидва здійснюють одні і ті ж проводки в рамках встановленого законодавства РФ. І все ж, всіляких варіацій, що входять до функціональний апарат працівника на займаній службовому посту, існує величезна безліч. Що входить у зміст розділу посадової інструкції про функції працівника, можна дізнатися на прикладі посадової інструкції касира:

твір операцій з грошовими коштами;
здійснення діяльності по операціям з цінними паперами;
ведення касової книги;
складання касової звітності, тощо.

Розділ про посадові обов’язки

Говорячи про третьому блоці організаційно-правового документа працівника підприємства, який називається «Обов’язки», його не можна плутати з другим. Розділ обов’язків посадової інструкції дає більш докладний перелік тих справ на порядку денному, які повинні бути опрацьовані виконавцем. І якщо функціонально на різних підприємствах може бути приблизно однакова схема роботи для стандартних підрозділів – відділ бухгалтерії, відділ логістики, складської відділ, щодо обов’язків на різних фірмах одна і та ж посада може розбиватися в ключі виконання різних завдань. При всьому при цьому, обов’язки і функції не можуть бути принципово різними. Але розділ посадової інструкції про обов’язки регламентує більш профільну діяльність саме на даному конкретному підприємстві. Згідно з ним, співробітник зобов’язаний дотримуватися:

правила внутрішнього розпорядку організаційно-правової діяльності на підприємстві;
терміни підготовки та подачі документів на перевірку (аналіз);
етичні норми взаємовідносин і комунікацій між відділами і підрозділами в колективі;
конфіденційність службових даних та комерційної таємниці фірми.

Якщо продовжувати наводити приклад посадової інструкції все того ж касира, можна виділити наступні його обов’язки:

прийом, облік, видача, зберігання грошових коштів;
робота з цінними паперами;
отримання грошових коштів і цінних паперів для виплати робітникам і службовцям платні у вигляді заробітної плати, преміальних, відрядження, авансові, інших витрат;
ведення реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів в касовій книзі;
звірка фактичних сум з даними касової книги;
опис старих купюр і валюти;
передача грошових коштів у встановленому порядку інкасаторам;
ведення касової звітності.

Словом, у розділі про обов’язки інформація подається більш конкретна, більш точна, притаманна певному підприємству в умови реальних обставин його існування та ведення ним господарської діяльності.

Розділ про права

Наступним після переліку обов’язків, що входять в обов’язковий розпорядок дня співробітника, йде розділ про права в посадовій інструкції. Це і не дивно: в ряді вимог, завдань, конкретних умов здійснення трудової діяльності працівника повинна бути хоч якась інформація про те, що може вимагати від підприємства, а не тільки те, що вимагає від нього останнім. Тут працівник, що претендує на конкретну вакантну посаду, може ознайомитися зі своїми свободами і діями, якими він може офіційно оперувати під час здійснення своєї трудової діяльності. В розділі визначаються і наводяться делеговані працівникові повноваження, завдяки реалізації яких він може забезпечити собі виконання покладених на нього завдань та обов’язків. Які моменти сюди можна віднести? Наприклад:

можливість вносити корективи і пропозиції в хід вирішення певних питань;
право приймати рішення на своєму рівні кваліфікації;
узгодження проектних документів;
прийняття участі в нарадах;
отримання необхідної для виконання своєї роботи інформації від інших відділів на рівні спеціаліста у своїй сфері діяльності;
право візування конкретного переліку документації;
право на контроль певної діяльності працівників конкретного відділу.

Формулювання свобод та повноважень працівника дає можливість визначити рівень його відповідальності, пункти якої виділяються в окремий розділ.

Розділ про відповідальність

Розділ посадової інструкції про відповідальність зумовлює конкретну залежність виконання певних завдань від виконавця в особі співробітника, що займає цю саму посаду. За невиконання тих чи інших обов’язків працівник в обов’язковому порядку несе посадова покарання. За виконання неякісної роботи він також несе відповідальність за свою діяльність. За недотримання відведених йому для роботи і операцій термінів співробітник підлягає також розгляду в ракурсі відповідальної особи за невиконання своїх обов’язків в той період, до якого це вимагає дана поставлена задача.

В даному розділі відображається інформація про форми відповідальності посадової особи за ефективність і наслідки його трудової діяльності. Вона може встановлюватися як дисциплінарне стягнення – догану, або матеріальне – депреміювання. Але це відбувається, в будь-якому випадку, у рамках чинного законодавства з урахуванням специфіки організаційного процесу на підприємстві з його конкретної профільної господарською діяльністю.

Розділ про зв’язки за посадою

Заключний розділ, який свідчить про зв’язки працівника з посади, зумовлює його взаємини з колегами інших підрозділів і рівнів підпорядкованості. З цього розділу працівник розуміє, від кого які документи і на якому рівні він може вимагати для здійснення своєї діяльності та виконання своїх безпосередніх обов’язків.

Які правила складання посадової інструкції

Створення посадової інструкції певного характеру на конкретному підприємстві має закріплені законодавчо нормативні правила порядку її складання, а саме:

інструкція затверджується безпосереднім керівництвом підприємства в особі його директора (хоча, зазвичай, на практиці керівник делегує цю функцію начальникам підрозділів, які знають більше нюансів щодо тієї чи іншої специфіки роботи підрозділу);
одна посадова інструкція може складатися для двох або кількох працівників, які виконують ідентичні завдання (це стосується нічних бухгалтерів, операторів, диспетчерів, комірників торгового підприємства, які працюють, наприклад, позмінно – в денну зміну одні люди, в нічну інші, а коло обов’язків у них абсолютно однаковий);
у разі спірних моментів між роботодавцем і найманим працівником щодо некоректності деяких підпунктів посадової інструкції, питання вирішується найчастіше не в сторону роботодавця, тому йому завідомо при розробці інструкції необхідно радитися з фахівцями, які добре знають законодавчу базу, для того, щоб подібних казусів не виникало.