Інструкція щодо заповнення трудових книжок: короткий зміст з прикладами

Трудова книжка – документ, кілька десятків років зберігає ключову значимість з точки зору процедур оформлення людини на роботу. Багато в чому в силу його високої важливості законодавець видав відразу декілька правових актів, що регулюють те, як повинні вестися і заповнюватися книжки.

Яким чином коректно здійснювати і те, і інше? Чи має місце еволюція законодавства в цьому напрямку? Які особливості використання в поточному році офіційного документа, яким є інструкція щодо заповнення трудових книжок (2014)? Росія, як відомо, – країна з часто мінливими правовими актами в різних сферах.

Історична довідка

Інструктаж щодо заповнення книжок, у Росії видано на рівні федерального законодавства. Форма, процедури ведення і зберігання такого документа, як трудова книжка, віднесені, згідно з нормами ТК РФ, до компетенції Уряду Росії. Далі ми розглянемо сутність правових актів, виданих даним органом виконавчої влади, докладніше (власне, вони і будуть головним джерелом інформації для нас), але поки – невеликий історичний екскурс.

Трудові книжки російського, нового зразка (замінюють радянські) були введені тільки на початку 2000-х. До цього правила, за якими здійснювалося їх ведення та зберігання, були закріплені (подумати тільки!) в Постанові Ради Міністрів від 6 вересня 1973 року. Також цей документ доповнювався спеціальною інструкцією, обов’язковою до застосування на радянських підприємствах. Її видав Державний комітет по праці 20 червня 1974 року. За версією ряду дослідників, радянська спадщина простежується не тільки в Росії. Країни, де є подібна до нашої інструкція заповнення трудових книжок, Україна, Білорусь.

У 2003 році, проте, російське законодавство зазнало значні зміни. Замість джерел права, прийнятих ще за часів СРСР, уряд РФ видало нові, що відображають реалії сучасного устрою економіки акти. До того моменту оновився також і сам Трудовий кодекс.

Основне джерело права

Інструкція щодо заповнення трудових книжок, що використовуються російськими роботодавцями, має, як ми вже сказали, повністю офіційний статус. Він закріплений у відповідному документі, виданому Урядом РФ – “ПРО трудових книжках”, а також у спеціальній постанові Мінпраці РФ. Перший документ затверджено 16.04.2003 року, але після вступу в законну силу він зазнав деяку кількість змін в рамках окремих редакцій. Другий правовий акт, у якому, власне, викладається інструкція щодо заповнення трудових книжок, – від 10.10.2003, 69 ФЗ, згідно офіційного реєстру. Розглянемо основні витяги з цих законів.

Закони не мінялися?

Багато кадрові фахівці задаються питанням: “Невже за більш ніж 10 років з моменту прийняття вищевказаних правових актів нічого не змінилося в поле регулювання роботи з трудовими книжками?” Так, всі факти говорять про те, що ніяких істотних нововведень інструкція заповнення трудових книжок 2014 року, яка фігурує в новітніх випусках кадрових ЗМІ, онлайн-джерелах, не має в порівнянні з тією, що діяла в 2003-м. Деякі експерти вважають, що це пов’язано з відносною простотою і логічністю приписів, викладених Урядом на початку 2000-х.

Рік, який дав експертам привід говорити про деякі коригування в такому документі, як інструкція щодо заповнення трудових книжок, 2013 – й. Справа в тому, що з 1 вересня цього року вступив в силу новий ФЗ “Про освіту”. Відповідно до нього, істотно змінилися форми навчання в деяких вузах і середніх навчальних закладах. Були, зокрема, законодавчо закріплені такі поняття, як “бакалавр” і “магістр”.

Тільки в той рік, коли минуло 10 років після того, як з’явилася інструкція щодо заповнення трудових книжок (2013), зразок заповнення головного кадрового документа зазнав зміни. Необхідно, таким чином, у розділі “Про освіту” вписувати коректні найменування відповідних форм навчання.

Але в цілому і в минулому, і в поточному році (подумати тільки, скільки років вже діє інструкція заповнення трудових книжок!), 2014-му, робота HR-менеджерів і кадровиків йде фактично в повному дотриманні приписів, встановленими ще у 2003-м.

Що наказує Постанову “Про трудових книжках”

Відповідно до першого з двох названих вище правових актів, робота з трудовими книжками зводиться до дотримання роботодавцями ряду загальних положень. Також в Постанові відображається алгоритм коректного ведення документа, використовуваного при офіційному працевлаштуванні.

Серед корисних витягів даного правового акта:

• трудова книжка – основний офіційний документ для найманих працівників;

• компанія-наймач зобов’язана вести книжку для кожного співробітника, який працює в ній більше п’яти днів (за умови, що це основне місце здійснення людиною трудової діяльності);

• в документ, про який йде мова, записуються відомості про працівника, характер функцій, які він виконує у фірмі, інформація про переміщення між організаціями, звільнення, нагородження;

• трудова книжка може вестися російською або, якщо її використовує роботодавець, зареєстрований в одній з національних республік, на другому державною мовою суб’єкта Федерації;

• роботодавець повинен за фактом письмового звернення працівника протягом трьох днів надіслати копію трудової книжки або витяг з неї, яка коректним чином завірена.

В акті “Про трудових книжках”, виданому Урядом, як ми вже сказали, в подробицях викладені алгоритми ведення цього документа. Однак нас у даному випадку цікавить інструкція щодо заповнення трудових книжок, затверджена Постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003. 69 – його порядковий номер. Згідно з цим нормативним актом, роботодавець отримує керівництво, згідно з яким він зобов’язаний заповнювати книжки, вкладиші до них, а також дублікати даного роду документа.

Як і що писати

Офіційна інструкція щодо заповнення трудових книжок вимагає від компанії-наймача проводити запис дат ручкою (гелевого типу або ж пір’яний, ролером, кульковою). Слова в документі повинні бути повними, без скорочень. Не можна, наприклад, писати “розп.” як скорочення від “розпорядження”.

Якщо мова йде про такому розділі, де вказується інформація про місця роботи людини, то закреслювати або виправляти будь-які дані (якщо вони, приміром, були внесені неправильно) не можна. Якщо в написаному треба щось поміняти, то все, що необхідно зробити – внизу сторінки ввести нову сходинку з порядковим номером і датою, на яку вписати (в графі 3-й): “Запис за номером (вказуємо його) недійсна”.

Потім тут же додати коректне формулювання, що відображає прийняття людини на посаду, а в графі 4-й – підстави для внесення поправок (це може бути, наприклад, дата і номер наказу роботодавця). Аналогічним способом здійснюється коригування невірних відомостей про звільнення, переміщення між компаніями-наймачами.

Інструкція щодо заповнення трудових книжок також пропонує роботодавцям видавати співробітникам за письмовим запитом дублікат відповідного документа, в якому недостовірні відомості будуть відсутні. Правда, в цьому випадку трудова книжка буде містити напис “дублікат” на першій сторінці.

“Легальна копія документа, до речі, так само, як і оригінал, володіє власним серійним номером.

Внесення в книжку персональних даних

Розглянемо те, як інструкція щодо заповнення трудових книжок пропонує роботодавцям вносити у відповідний документ дані про найманих працівників.

Що стосується ПІБ, то вони в обов’язковому порядку фіксуються повністю, без будь-яких скорочень і використання ініціалів.

Вписувати відомості про отриманий працівником освіту (будь-якого типу навчальному закладі – школі, технікумі, вузі) можна, тільки якщо є оригінал чи належним чином завірена копія диплома, атестата (або іншого аналогічного документа).

Якщо новий співробітник вчився десь, але не закінчив установа, то відповідний запис можна вносити, якщо буде показаний якийсь документ, що свідчить про етапи проходження навчання (студентський квиток або, наприклад, “заліковка”, або їх копії).

Схожі правила щодо професії, спеціальності, кваліфікації. Все повинно бути підтверджено документами в оригіналі або у вигляді належним чином засвідчених копій.

Не забуваємо, зрозуміло, про те, в якому році були внесені зміни до ФЗ “Про освіту”, згідно з якими на практиці трохи змінилася інструкція щодо заповнення трудових книжок (2013). Виправлення або нові дані, внесені кадровиками, якщо в дипломі нового співробітника сказано “бакалаврат” або ж “магістратура”, повинні бути коректні співвідносно формулювань профільного правового акта.

Зміна ПІБ (наприклад, після вступу працівника до шлюбу) фіксується на першій сторінці трудової книжки. Колишні відомості можна закреслювати однією лінією і відразу вписувати коректні дані. При цьому на обкладинці книжки (внутрішній її стороні) потрібно вказати, на основі яких документів вносяться зміни.

Заповнюємо відомості про роботу

Якого роду приписи щодо внесення записів до розділу “Відомості про роботу” містить інструкція щодо заповнення трудових книжок від 10.10.2003 (69 Положення Мінпраці)?

Важливо, щоб в 3-й графі завжди вказувалося повна назва фірми-роботодавця (а якщо є – то і скорочена). Праворуч від цієї запису вказується дата, коли чоловік вийшов на роботу на новому місці, ліворуч – порядковий номер рядка.

Якщо співробітник у процесі здійснення діяльності в організації переходив з однієї посади на іншу, то це також треба фіксувати в даному розділі. У цьому випадку в 3-й графі вказується назва відділу чи іншої структури в рамках компанії-роботодавця, а також те, як звучить посаду або нова професія.

В обох випадках, що зазначені вище, необхідно вказувати підставу для внесення відповідних записів, щоразу – в графі 4-й. Як правило, пишеться дата і номер розпорядження чи наказу, за яким людина приймається на роботу (або переходить з однієї посади на іншу).

Фіксуємо роботу за сумісництвом

Згідно з приписами, які містить інструкція щодо заповнення трудових книжок (і вкладишів до них, до речі кажучи), відомості про інших місцях роботи людини вносяться у відповідний документ за його бажанням. Потрібно тільки показати основної компанії-наймачеві папір, що підтверджує виконання трудових функцій за сумісництвом.

Інформація фіксується в “Відомості про роботу”. Ставиться новий порядковий номер рядка, у 2-й графі фіксується дата, коли людина стала працювати за сумісництвом, в 3-й – запис про те, в якій компанії він став працювати, посаду. У 4-й графі відображаються посилання на документи, що дають підстави вносити інформацію про додатковому місці виконання людиною трудових функцій.

Варто відзначити, що сумісництво та суміщення – не одне і те ж. Перша передбачає, що людина працює на компанію-наймача, що являє собою, по-перше, інша юридична особа, а по-друге, виконує свої трудові функції в іншому офісі (така найбільш поширена трактування терміна “сумісництво” в середовищі російських юристів). У свою чергу, суміщення – це робота на двох і більше посадах в одній компанії. Тому кадрових фахівців, заповнюючи трудової книжки найманого працівника, слід мати на увазі, що є такий нюанс.

Нагорода – офіційно

Цікавий той факт, що відомості про нагородження працівника (наприклад, грамотами) також повинні відображатися у трудовій книжці. Для цього є особливий розділ. Він так і називається – “Відомості про нагородження”. Його структура також представлена 4 графами. Принцип заповнення кожної з них аналогічний алгоритмів для “Відомості про роботу” – спочатку порядковий номер, потім – дата нагородження, після – опис нагороди і назва документа, що дає підстави робити відповідний запис у книжці.

Звільнитися по букві закону

Якщо людина звільняється, то цей факт також необхідно коректно зафіксувати у трудовій книжці. Для цього потрібно зробити відповідний запис у документі, що відображає, як правило, припинення дії договору між працівником і компанією-наймачем. Алгоритм її внесення напевно здасться нам знайомим – він також складається з послідовної роботи з графами 4. У першій пишеться порядковий номер рядка, другий – дата звільнення, а у третьої вказується причина припинення дії трудового договору, а у четвертій зазначаються відомості про документи, що дають підставу робити відповідний запис у трудкнижке (як правило, це наказ керівника).

За яких підстав можна звільняти найманих працівників? Досить часто співробітники російських компаній звільняються від займаної посади, виходячи з такого формального підстави, як “скорочення штату”. Цей термін, проте, мав широку популярність вже у 2003 році, коли були видані ті самі правові акти, що регулюють роботу з книжками.

Разом з тим правила залишилися актуальними і для року, знаменовавшего собою десятиліття реформ в трудовому законодавстві, коли з’явилися акти, в яких містилася інструкція щодо заповнення трудових книжок (2013). З прикладами звільнень за скороченням штатів російські кадровики мають справу і зараз, незважаючи на “прогресивність” законодавства у багатьох областях.

Не втрачає актуальності звільнення “за згодою сторін”. Що в 2003 році, що зараз ця формулювання використовувалося кадровиками регулярно. Однак і сьогодні, і, наприклад, у році, який знаменував собою десятиліття прийняття Постанови, в якому викладається інструкція щодо заповнення трудових книжок (2013), короткий зміст інструктажу щодо коректного оформлення звільнення – дуже потрібний джерело. Тому ми викладемо те, як потрібно вписувати відповідні дані в книжці за двома зазначеними підставами припинення діяльності.

Якщо мова йде про “скорочення штату”, то в графі номер 2 ми пишемо останній відпрацьований звільненим співробітником день в компанії. У третьому стовпчику буде незмінною формулювання: “звільнений за скороченням штату”. Вона повинна бути доповнено фразою: “пункт 2 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації”.

“Звільнення за скороченням штату” – актуальний і для 2003-го, і для року, знаменовавшего 10 років з моменту, коли була прийнята інструкція щодо заповнення трудових книжок (2013), зразок формулювання. Не потрібно побоюватися, вважають експерти, дотримання інструкцій десятирічної давності. Термін “скорочення штату” і тоді розумівся, і зараз розуміється зовсім однаково.

Якщо ж людина звільняється за угодою сторін, то пишемо наступне: “звільнений за угодою сторін”, посилаючись на той самий пункт 1 статті 77-й ТК РФ. До речі, є інший варіант, він цілком коректний і часто практикується. А саме: “звільнений за власним бажанням”. Це підстава, у свою чергу, пишемо з посиланням на 3-й пункт ст. 77.

Робота з дублікатом, вкладишем

Як ми вже сказали вище, в деяких випадках найманий працівник може запросити у кадровиків дублікат трудової книжки. Це правило було встановлено у 2003-му, не зникло воно в році, що знаменував собою 10 років, що минули з тих пір, як з’явилася “федеральна” інструкція щодо заповнення трудових книжок (2013). Вкладиш до трудової книжки, до речі, – ще один важливий і затребуваний, поряд з дублікатом, додатковий документ. Те, як працювати з ним, ми сьогодні вивчимо.

Спочатку про те, як правильно заповнювати дублікат.

Якщо найманий працівник вже має досвід роботи, то необхідно якось зафіксувати тривалість наявного у нього трудового стажу. Це робиться у графі 3-го розділу, де вказуються відомості про роботу. Тривалість стажу фіксується сумарно в роках, місяцях, а також днями роботи, але без вказівки компаній-наймачів і посад. Однак “розшифрувати” дані все ж потрібно, маючи при цьому документи, що підтверджують роботу там-то. У кожній новій рядку вказується найменування попередніх фірм-наймачів, посади, терміни виконання трудових функцій.

Тепер про вкладиші. Цей елемент додається в трудову книжку, якщо всі сторінки в якомусь з розділів заповнені. Структура вкладиша абсолютно ідентична основного документу. Правила заповнення абсолютно ті ж. Важливо знати, що без трудової книжки він недійсний. Вкладиш, між тим, – такий самий офіційний документ. Він виготовляється на спеціальному бланку, що володіє елементами захисту від підробок. На роботодавців законом покладено обов’язок мати в наявності достатню кількість бланків (так само як і порожніх зразків трудових книжок).

Двомовний офіціоз

Вище ми сказали про те, що при оформленні співробітників роботодавцями, прописаними в національних республіках, дані в книжках вказуються не тільки російською, але так само і на мові суб’єкта Федерації. Головна вимога тут – однаковість зовнішнього вигляду (стилю заповнення, кольору чорнила і т. д.) записів. Смисловий зміст інформації на російській і на національному мові республік має повністю збігатися. Деякі юристи говорять про необхідність заповнення відомостей на обох говірками одним кадровим фахівцем, щоб почерк був однаковий.

Приблизно така структура і основні правила роботи з таким документом, як інструкція заповнення трудової книжки. 2013 – рік, коли викладений у ній алгоритм внесення записів був доповнений формулюваннями з суміжних джерел федерального законодавства. Однак у цілому правила, встановлені Урядом РФ в 2003-му, залишаються актуальними дотепер.

Звичайно, перед нами не стояло завдання відобразити еволюцію законів, що стосуються роботи з трудовими книжками, результати якої мали б місце у році, обозначившем 10 років з моменту появи такого джерела права, як інструкція щодо заповнення трудових книжок (2013). В малюнках і схемах його ключові положення, як це вимагається при вивченні багатьох інших законодавчих актів, відображати, ймовірно, також недоцільно. Але ми переконалися в простоті і логічності приписів, викладених у Постановах Уряду РФ і підконтрольних йому відомств. І тому в сучасних кадровиків не повинно бути труднощів в роботі з трудовими книжками.