Звільнення головного бухгалтера: передача справ і зразок наказу. Відповідальність головного бухгалтера після звільнення

Віктор Кузьмін
1 minute

Трудовий кодекс закріплює підстави, згідно з якими припиняються відносини між наймачем і працівником. За встановленими в ТК правилами, здійснюється в тому числі і звільнення головного бухгалтера. Передача справ від колишнього співробітника новим при цьому ніяк не регламентується. А між тим, цей працівник вважається одним з найбільш важливих в штаті підприємства. Тому, якщо відбувається звільнення головного бухгалтера, передача справ, наказ про припинення трудових відносин повинні бути грамотно оформлені. Розглянемо далі детальніше всі ці процедури.

Загальні відомості

Звільнення головного бухгалтера, крім загальних підстав, може здійснюватися у зв’язку з:

  • Необґрунтованим рішенням, прийнятим працівником, що спричинило майнову шкоду підприємству або загрозу виникнення такої шкоди. Це підстава закріплено у частині 9 статті 81 ТК.
  • Зміною власника. Дане підставу передбачено 4 частини статті 81 ТК.

    • Якщо відбувається звільнення головного бухгалтера за власним бажанням, то він здає всю документацію працівнику, прийнятому на його посаду. При цьому новий співробітник зобов’язаний перевірити стан звітності. Цей момент дуже важливий, оскільки відповідальність головного бухгалтера після звільнення без кваліфікованого юриста буде довести досить складно.

    Розпорядження керівника

    У відповідності з ним здійснюється призначення та звільнення головного бухгалтера, передача справ. Зразок наказу не має уніфікованої форми. Підприємство розробляє його самостійно. Однак при цьому розпорядження оформлюється у відповідності з загальними вимогами, встановленими для локальних документів. У ньому позначаються строки, в які має бути проведено звільнення головного бухгалтера, передача справ, перевірка звітності. На думку експертів, цей період не повинен перевищувати двухх тижнів, закріплених у ТК. У розпорядженні має бути присутня інформація про співробітника, призначуваного на посаду вибуваючого працівника. Якщо керівник вирішить залучити до процесу аудиторську компанію або комісію, інформація про них також наводиться в документі. Як правило, директора завжди намагаються перестрахуватися, оскільки, як вище вже говорилося, відповідальність головного бухгалтера після звільнення труднодоказуема. На це доведеться витратити багато сил, коштів і часу, особливо, якщо фахівець опинився нечистий на руку.

    Залучення аудиторів

    В даний час існує досить багато спеціалізованих компаній, що надають послуги з перевірки звітності. Безсумнівним плюсом у залученні аудиторської фірми є те, що експерти складають акт передачі справ при звільненні головного бухгалтера. Зрозуміло, така послуга платна. Однак юристи рекомендують все-таки не пошкодувати коштів на роботу аудитора. Акт передачі при звільненні головного бухгалтера підприємство може розробити і оформити самостійно. Однак аудиторська компанія спочатку проведе ревізію всієї звітності, на підставі якої сформує висновок. У відповідності з ним вже буде складено акт передачі головного бухгалтера при звільненні (зразок документа представлений в статті).

    Проблеми перевірки

    Якщо новому співробітнику доведеться виконувати ревізію самостійно, йому необхідно вжити заходів, щоб запобігти відповідальність за помилки попереднього бухгалтера. Безумовно, всю документацію перевірити неможливо. Наприклад, папери, складені більше трьох, але не менше п’яти років, переглядати зовсім не обов’язково. Потрібно тільки перевірити наявність такої документації або факт її здачі в архів. Згідно ФЗ № 129, зберігання первинних паперів здійснюється протягом не менше 5 років. У статті 23 НК цей термін зменшений на рік. Однак фахівці рекомендують керуватися ФЗ. Більш того, архівне законодавство також закріплює мінімальний п’ятирічний термін. Що стосується документації, оформленої менше 3-х років тому, то їх доведеться перевірити. Згідно статті 87 НК, контрольні органи вправі проінспектувати діяльність підприємства за минулі 3 роки. Якщо за цей час на фірмі проводилася податкова перевірка, новому головному бухгалтеру необхідно вивчити складений за її результатами акт. В цьому випадку співробітник може перевірити тільки ту документацію, яка оформлялася після інспектування.

    Передача справ при звільненні головного бухгалтера

    Зразок документа, що оформляється при здачі документації колишнім співробітником, може бути аналогічним опису. Однак, на думку експертів, цього недостатньо для подальшої роботи нового співробітника. До акта слід включити відомості про всі залишки за рахунками, виявлених при інвентаризації. При цьому питання про необхідність її виконання залишається спірним. Деякі співробітники проводять тільки ревізію фінансів. Зокрема, перевіряються залишки по рахунках і по касі, кредиторська та дебіторська заборгованості. Інші бухгалтери вважають необхідною інвентаризацію і основних коштів, а також матеріально-виробничих запасів.

    Нормативні приписи

    З одного боку, у відповідності з вимогами, передбаченими Мінфіном, звільнення головного бухгалтера повинно супроводжуватися інвентаризацією в обов’язковому порядку. Відповідне розпорядження закріплено в листі міністерства № 49 від 1995 р., а також у Положенні ведення звітності. Але сьогодні бухгалтери майже ніколи не підписують договір про повну матеріальну відповідальність. Разом з тим, керівники, у відповідності зі статтею 243 ТК, вправі покладати її на співробітника. Якщо відповідний пункт присутній у трудовому договорі, працівник повинен провести інвентаризацію. Якщо відповідальність не закріплена, а часу на здачу документації мало, то інформації про ОС і МПЗ, відображеної в річному балансі за останній звітний рік можна повірити. Однак у такому випадку доцільно переглянути результати нещодавньої інвентаризації, а також картки по основним засобам. Ці відомості слід зіставити з даними, які містяться в річному звіті. У деяких випадках нові працівники наполягають на формуванні передавального балансу. Однак ця ідея далеко не завжди реалізується йдуть працівниками. Відповідно, на практиці нові працівники приймають документацію по останньому балансу.

    Нюанси

    Підсумки перевірки включаються в акт передачі справ. Експерти рекомендують новим співробітникам не заносити до нього відомості, які не були проінспектовані. Простіше кажучи, якщо фахівець перевірив залишки, наприклад, за рах. 50, 01, 02, 62, 70, 51, саме їх і слід відображати в документі. Всі порушення, які були виявлені, також описуються в акті. В документі в обов’язковому порядку відображаються відомості про зникнення будь-яких паперів або журналів.

    Примірна форма документа

    В акт передачі можна включити наступні розділи:

  • Загальні положення.
  • Основну частину.
  • Висновок.

    • У загальних положеннях відображаються відомості щодо:

  • Касі та обліку грошей. В описі вказується, хто здійснює фінансові операції (підзвітний співробітник або касир), відобразити умови зберігання готівки, стан записів у Книзі, залишок коштів, наявність інших цінностей.
  • Обліку розрахунків. В описі вказується реальність дебіторської і кредиторської заборгованостей, наявність безнадійних і прострочених зобов’язань, актів звірки, а також сум, не відрахованих своєчасно у бюджет.
  • Дотримання термінів подання звітності.
  • Обліку матеріальних активів, ОС, НМА. У цій частині наводяться терміни та результати останньої інвентаризації, зазначаються в якому стані знаходяться описи, картки, книги, Ф. В. О. і посади відповідальних осіб.
  • Оформлення і зберігання документації. В описі вказується термін, протягом якого папери знаходяться на підприємства, а також конкретний відділ (архів, бухгалтерія). Тут також слід зазначити, пронумеровані і підшиті папери в папках.
  • Штатним розкладом, фонду зарплати, наявності та заповнення податкових карток по ЕСН, ПДФО, персоніфікованого обліку.

    • Також окремо можна навести відомості про загальну організації діяльності бухгалтерії. Тут описується характер розподілу обов’язків між працівниками, наявність бланків звітності, посадових інструкцій тощо В основному розділі наводиться перелік первинної бухгалтерської документації за описом, а також зазначаються залишки на перевірених рахунках. У висновку ставляться підписи колишнього співробітника і нового працівника, а також керівника фірми.

    Додатково

    Крім старого і нового співробітників, складену опис повинен підписати керівник підприємства, а також члени комісії (якщо вона була сформована). Після цього проводиться заміна банківської карти. Варто сказати, що до самого останнього дня своєї роботи всі документи колишній співробітник підписує під контролем нового. Звільнення головного бухгалтера не повинно залишитися в таємниці від податкового органу та контрагентів. У ФНС і партнерам надсилається повідомлення про проведену процедуру.

    Реальна ситуація

    На жаль, в більшості випадків наведений вище алгоритм дій рідко реалізується на практиці. Пов’язано це, як правило, виключно з людським фактором. Звільнення головного бухгалтера – це проблема для підприємства. Процедура ускладнюється специфічним статусом працівника. При цьому не має значення, як відбувається звільнення головного бухгалтера – за власним волевиявленням або з інших причин. У будь-якому разі перевірки документації не уникнути. Як показує практика, нові співробітники практично не отримують допомоги від попереднього працівника. У кращому випадку колишній фахівець здасть всі документи керівнику, в гіршому – новачкові доведеться розгрібати завали справ.

    Звільнення головного бухгалтера за власним бажанням: відпрацювання

    Незважаючи на те, що ТК не передбачається якийсь особливий порядок розірвання договору з таким працівником, в процедурі є свої нюанси. Звернемося спочатку до загальними правилами. Якщо відбувається звільнення головного бухгалтера за власним бажанням, відпрацювання становить 2 тижні. Це означає, що співробітник за 14 днів повідомляє керівника про прийняте рішення у письмовій формі. Простіше кажучи, працівник передає директору заяву. Керівник може відмовитися підписати папір. Тоді головний бухгалтер може залишити заяву в канцелярії або в секретаря. Якщо не допомогло і це, фахівець має право надіслати документ поштою листом (рекомендованим з повідомленням). Після закінчення передбаченого законом двотижневого періоду працівник може більше не виходити на роботу. В останній день керівник повинен підписати наказ, видати зарплату та інші суми, належні по ТК, віддати трудову книжку.

    Спеціальний порядок

    Із загальних правил звільнення є ряд винятків. Розірвання договору пов’язано з неможливістю продовження професійною діяльністю, у зв’язку з:

  • Вступом до навчального закладу.
  • Переведенням чоловіка/дружини на нове місце роботи в інший регіон/країну.
  • Виходом на пенсію.
  • Іншими поважними причинами.

    • При зазначених обставинах керівник зобов’язаний звільнити працівника у той же день, в який було подано заяву. Якщо співробітник вирішує не продовжувати трудову діяльність у період випробувального терміну, то він повинен повідомити наймача за три дні, а не 2 тижні.

    Санкції

    При виявленні збитків керівник підприємства, відповідно до положень статті 238 ТК, має право вимагати від звільняється головного бухгалтера його відшкодування. Наприклад, санкції можуть застосовуватися, якщо податковий орган накладе штраф на компанію за неправильне складання документації. У цьому випадку може висунути регресну вимогу. Простіше кажучи, стягнутий з керівника штраф можна утримати з зарплати головного бухгалтера. При цьому величина відшкодування не повинна бути вище середньомісячної з/п. Крім того, при виявленні порушень до головного бухгалтера може бути застосовано адміністративне покарання. Суворі санкції передбачені в КК. Відповідно до статті 199 Кодексу, за рішенням суду головному бухгалтеру може бути заборонено займати цю посаду до 5 років. Крім цього, передбачений арешт і тюремне ув’язнення. Такі санкції можуть звинувачують головному бухгалтеру при виявленні факту ухилення від виконання бюджетних зобов’язань шляхом включення в документацію завідомо неправдивих або перекручених відомостей про витрати/доходи або іншим шляхом. Слід урахувати, що кримінальне покарання призначається за діяння, вчинені працівником у великому розмірі. Ним визнається сума, що перевищує 100 тис. р. КК містить і інші статті, за якими головний бухгалтер залучається до відповідальності. Наприклад, покарання передбачені за заподіяння шкоди підприємству шляхом обману, зловживання повноваженнями, у зв’язку з халатністю або внаслідок підробки документації.

    Висновок

    Звільнення головного бухгалтера – процедура малоприємна для всіх сторін. У зв’язку з тим, що в нормативних документах не закріплений чіткий порядок її, на практиці виникає чимало складнощів. В першу чергу вони пов’язані з необхідністю перевірок новим співробітником стану справ у бухгалтерії. Тут все буде залежати від порядності попереднього спеціаліста. Важливе значення, зрозуміло, мають і причини звільнення. На фахівця, з яким розривається договір, лежать певні обов’язки. Зокрема, він повинен привести всі документи в порядок не стільки для того, щоб полегшити роботу новачка, скільки з метою убезпечити себе від конфліктів з колишнім роботодавцем. При наявності кваліфікованого юриста на підприємстві керівнику не складе великих труднощів довести вину працівника в тому чи іншому порушенні. Немає сенсу доводити справу до суду. Новому співробітнику, у свою чергу, не слід відразу встановлювати свої правила. Для початку доцільно вивчити обстановку. Без перевірки документації, зрозуміло, не обійтися. Але робити її потрібно так, щоб вона не виглядала як жорсткий нагляд. Доцільно спробувати встановити доброзичливі стосунки з звільняються співробітником. Це допоможе швидше розібратися з ситуацією.