Як оформляти у трудовій книжці виправлення: зразок

Головним документом при підрахунку трудового стажу та нарахування пенсії вважається трудова книжка. Тому всі записи, які вносяться в бланк, не повинні містити помилок. Але що робити, якщо помилка виявлена? Як внести виправлення у трудовій книжці і при цьому не зіпсувати документ?

Загальні правила

Для початку розглянемо загальні правила, коли йде заповнення трудової книжки. До них відносять:

Відомості про працівника повинні бути внесені повністю, без скорочень. Дата народження пишеться арабськими цифрами, при цьому перед цифрами від 1 до 9 ставиться нуль.

Головна станиця (титульник) повинна містити печатки, підписи і основні запису про працівника (теж без скорочень).

Назви посад, а також професій повинні відповідати ЗКППТР.

Запис про прийняття або звільнення включає в себе повну назву організації, відповідне відтиску печатки даної компанії. Якщо була проведена реорганізація, ці відомості також вносяться в трудову з опорою на необхідний документ.

Чим керуватися

Оформлення записів у трудовій книжці має відповідати наступним нормативним документам:

ТК РФ (ті положення, де регламентуються вносяться фрази та формулювання).

Правила заповнення та зберігання трудових, затверджені Урядом РФ. Тут вказані основні умови оформлення і зберігання бланків, а також їх виготовлення і забезпечення ними організацій.

Інструкція щодо правил заповнення бланків трудових, затверджена Мінпраці РФ.

Помилковий запис

Якщо громадянином була виявлена невірний запис у трудовій книжці, то виправити її можна декількома способами:

Виправлення вносить уповноважений співробітник на новому місці роботи. Для цього співробітник зобов’язаний представити документ, що підтверджує факт помилки і правильні відомості.

Виправлення вноситься компанією, з якою громадянин звільнився. Уповноважений працівник під записом про звільнення співробітника повинен написати найменування організації, вказати поточну дату на момент виправлення і вписати, яка саме запис визнається недійсною. Далі зазначаються правильні відомості й прописується, на підставі якого документа було внесено запис. Ставляться підписи працівника відділу кадрів і колишнього співробітника, а також печатка організації.

Як правильно внести запис в трудову книжку при виправленні невірної запису, можна подивитися нижче.

Титульний аркуш

Перша сторінка трудовий містить у собі інформацію про працівників, тому важливо правильно і чітко вносити всі наявні відомості.

Як виправити запис в трудовій книжці, якщо змінилися прізвище, ім’я чи по батькові?

Для цього:

• стару інформацію закреслюють однією рискою;
• вносяться нові дані;
• на обкладинці бланка трудової зазначається інформація про документ, на який посилалися при виправленні (новий паспорт, свідоцтво про шлюб тощо), а також ставляться підпис уповноваженої особи та печатка організації.

При цьому, якщо помилка на титульному аркуші була зроблена при первинному заповненні документа, то після складання спеціального акта зіпсований бланк знищується. Якщо ж невірний запис була виявлена пізніше, то самим оптимальним виходом буде звернення в судову інстанцію для доказу приналежності бланка конкретного господаря.

У випадку, коли запис недійсна у трудовій книжці, можна внести виправлення і на новій роботі (з наданням необхідних документів від роботодавця, який зробив помилку), але будь-уповноважена особа повинна розуміти, що виправлення запису без рішення суду може виявитися небезпечним і розглядатися як недотримання правил оформлення трудових.

А що робити, якщо співробітник ще не закінчив навчальний заклад? В даному випадку на титульному аркуші необхідно прописати «незакінчена вища». При пред’явленні диплома вносяться правки з посиланням на відповідний документ. Тієї ж схеми потрібно дотримуватися, якщо працівник отримав нову професію або спеціальність. Таким чином, трудова буде містити доповнення, а не виправлення, тобто попередні записи не закреслюються.

Невірна дата або номер

Неуважність працівника, заповнює трудову книжку, в подальшому може принести чимало проблем з пенсійним фондом, при нарахуванні пенсії, тому в інтересах громадянина перевіряти всю інформацію, яка вноситься у бланк.

Якщо в документі помилка в написанні дат, то дати виправлення у трудовій книжці має бути зроблено якомога швидше. При виявленні помилки:

• працівник пише заяву з проханням виправити неправильний запис;
• необхідно видати наказ, яким присвоюється номер, про внесення виправлення;
• уповноважена особа письмово підтверджує недійсність раніше внесених даних;
• вказується дата вірна і реквізити документа, який є підставою для правки, а також реквізити спеціаліста та печатка організації.

При наявності невірної запису в даті народження співробітника ця інформація повністю закреслюється, а зверху прописується вірна. На обкладинці трудової необхідно вказати дані паспорта, на підставі якого відбулися виправлення.

Якщо в записах все вірно, а порядковий номер збився і виставлений неправильно, цей факт також підлягає виправленню. У законодавстві не сказано конкретно, що робити, але тим не менш таку помилку не можна залишати без уваги. Алгоритм виправлення буде наступним:

Ставиться номер по порядку.

Прописується фраза «помилково Вважати пронумеровану запис номер…недійсною». Але можуть бути випадки, коли і помилковий запис, і запис про недійсність йдуть під одним порядковим номером. Тут всередині пропозиції про помилковій фразі повинна бути приведена сама невірна фраза.

Вказується дата виправлення, ставляться підписи і печатку.

Робиться запис під вірним порядковим номером, ставляться дата і підпис.

Заповнення трудової книжки – процес делікатний, тому уважним повинен бути не тільки уповноважений співробітник, але й сам працівник, предъявляющий документи.

Невірні реквізити

Іноді трапляється й так, що помилка відбувається в одній з найбільш значущих граф – у відомостях про документ, який є підставою для виправлення записів у трудовій. В основі своїй це дані наказу. Алгоритм внесення відомостей про наказі (найменування документа, дата та його номер) встановлений законодавчо, тому міняти його категорично забороняється. Щоб виправити помилку у невірно вказаних реквізитах наказу, потрібно переписати всю запис, яка внесена до відомостей про роботу, а потім у четвертій графі вказати правильну інформацію про наказ.

Якщо ж у самому документі зроблена помилка, то в четвертій графі вказуються реквізити скасовує наказу.

Зразок виправлення запису в трудовій книжці при невірно внесеної запису про наказ представлений нижче.

Відомості про нагородження

Є в трудовий особливий розділ, в який вноситься інформація про нагородженнях за певні заслуги перед організацією. Даний розділ заповнюється досить рідко, особливо в нинішній час. Кадрові працівники можуть заповнювати цей розділ (хоча і не повинні цього робити) майже перед самим звільненням співробітника. Так мало що запис вноситься несвоєчасно, вона ще може містити помилки.

Як в інших розділах документа, виправлення запису в трудовій книжці, яка визнана неправильною, має відбуватися за загальними правилами. Тобто ніяких закреслень бути не повинно. На поточну дату ставиться відмітка про недійсність запису, що вноситься правильна інформація та підтверджується документом-підставою.

Переведення або звільнення

Запис недійсна у трудовій книжці, якщо припинення трудової діяльності або переведення з однієї компанії в іншу були визнані судовою інстанцією, самим роботодавцем або трудовою інспекцією незаконними, а також якщо визначення причини звільнення змінюється.

Отже, у разі, коли працівника поновили на посаді після незаконного звільнення, під невірної записом ставиться номер по порядку і наступна фраза пишеться: «Запис за номером… недійсний, поновлений на попередній роботі (посаді)».

У випадку, коли змінюється фраза про причини відходу, запис виглядає наступним чином: «Запис за номером… недійсний, звільнений (тут повинна бути вписана справжня причина звільнення)».

Далі у четвертій графі повинна бути вказана інформація про документ, який є підставою для правки.

У трудовій книжці виправлення не кожному сподобається, тому працівник має право зажадати зробити дублікат бланка без вказівки невірної запису і виправлень (даний факт визнається законним, якщо за фактом невірної запису про звільнення було винесено відповідне судове рішення).

Неправильно внесено два записи поспіль

Нерідкі в законодавчій практиці і такі випадки, коли в трудовій книжці знаходять дві помилкові записи, які слідують один за одним. Даний факт не можна ігнорувати, тому кожна з невірних записів повинна бути виправлена в установленому порядку. Як виправити запис в трудовій книжці, якщо вона не одна? Якщо запис з нового місця роботи, то вона виправляється співробітником відділу кадрів і тут же посвідчується. Якщо записи були зроблені помилково на попередній роботі, вони можуть бути виправлені лише на підставі підтверджуючих документів, взятих з минулої роботи.

Отже, алгоритм виправлення двох наступних один за одним записів наступний;

Потрібно написати номер по порядку.

Записується: «Запис за номером… недійсний».

Дана формулювання завіряється підписом, і ставиться поточна дата.

Ставиться наступний порядковий номер.

Прописується фраза про другий невірній запис: «Запис за номером… недійсний».

Також проставляються дата та підпис.

Категорично заборонено об’єднувати невірні записи в одній формулюванні. Хоч цей факт і є спірним, все-таки робити цього не рекомендується щоб уникнути подальших проблем з пенсійними розрахунками і правильним обчисленням стажу.

У трудовій книжці виправлення не рідкість, але все ж таки потрібно ставитися більш уважно до документа, який надалі повинен вирішити долю пенсійних нарахувань.

Дані про компанії або співробітника. Вкладиш до трудової

Якщо в організації відбулася зміна організаційно-правової форми, то цей факт повинен бути зафіксований у трудовій книжці. У третій графі, де вносяться відомості про роботу, потрібно вказати цю інформацію, при цьому запис не нумерується.

При переході працівника на іншу посаду чи на інше відділення тієї організації, де він значиться, нова запис повинна бути пронумерована.

Якщо відбулися зміни у назві посади працівника, то в розділ про роботу необхідно внести відповідні відомості без порядкового номера, а також інформацію про документ, на підставі якого відбулася зміна.

У разі, коли в трудовій книжці виправлення пов’язані з найменуванням організації, в якій працює громадянин, то їх потрібно проводити у відповідності з загальними правилами. Природно, якщо помилка не знайдена самим роботодавцем, запис правиться на місці. Якщо помилка залишилася від попереднього роботодавця, то слід взяти з минулої роботи необхідні підтверджуючі документи і на підставі них внести виправлення.

Зміни повинні виглядати наступним чином:

Вказується неправильна назва організації, яке було прописано раніше.

Робиться запис про те, що найменування компанії прописано неправильно і слід читати… (тут необхідно вказати правильне найменування організації).

Якщо громадянин часто змінює трудову діяльність, розділ, де міститься інформація про місця роботи і будь-якому кар’єрному русі, може закінчитися. Для того щоб продовжити вписувати інформацію про трудовий стаж, до трудової книжки додається вкладиш. Цей документ несе в собі таку саму правову силу, як і сама трудова.

Відповідно, ведення, зберігання та заповнення бланка вкладиша має відповідати всім законодавчим нормам. А саме:

• У разі, коли помилковий запис у вкладиші зроблена на титульному аркуші, документ підлягає знищенню після складання відповідного акта.
• Якщо на зворотному боці обкладинки бланка проставлені реквізити зіпсованого вкладиша, вони повинні бути виправлені на реквізити нового бланка вкладиша до трудової книжки.
• Якщо в самому вкладиші в розділі про роботі були виявлені недоліки або внесені помилкові записи, вони повинні бути виправлені в загальному порядку. Слід поставити наступний порядковий номер, внести поточну дату на момент виправлення, вписати текст про факт виправлення і вказати документ, який є підставою для виправлень.

Таким чином, до внесення інформації в трудову потрібно підходити з особливою увагою. Перевіряти істинність внесених даних повинен не тільки співробітник кадрової служби або уповноважена на це особа, але також і сам власник бланка такого документа. Адже виправлення помилок у трудовій книжці – справа досить клопітка (особливо, якщо виявлена неточність у відомостях з минулої роботи), а ось запобігти появі помилок набагато простіше.