Внесення змін у посадову інструкцію: порядок внесення, підстави, зразок наказу

Віктор Кузьмін

1 minute

Посадова інструкція, представлена спеціальним документом, що містить відомості про те, які обов’язки повинні виконуватися працівниками компанії. При працевлаштуванні будь-якої людини полягає з керівником трудовий договір. На підставі нього надається конкретна посада громадянину у відповідності зі штатним розкладом. У посадовій інструкції прописуються всі трудові функції, якими наділяється фахівець. Нерідко виникає необхідність додати або змінити дані функції. За таких умов відбувається внесення змін у посадову інструкцію керівництвом підприємства. Процедура повинна відбуватися тільки при наявності згоди працівника.

Що таке посадова інструкція?

У ТК відсутня офіційна інформація про те, що являє собою даний документ. Він вважається локальним нормативним актом, що мають відношення до трудової діяльності працівників. З його допомогою регулюються виникають відносини між роботодавцем і працівниками підприємства.

В інструкції перераховуються всі посадові обов’язки, якими наділяється співробітник підприємства. Для цього враховується кваліфікація найманого фахівця.

Які виконуються функції документом?

На підприємстві документ виконує відразу кілька функцій:

закріплюється кадрова розстановка в компанії;
між усіма працівниками розподіляються трудові обов’язки;
контролюється трудова дисципліна на підприємстві;
запобігає появі численних скарг або претензій при отриманні різної зарплати громадянами, які займають однакові посади.

Але основним призначенням документа виступає визначення обов’язків, якими наділяється працівник підприємства. Додатково в ньому перераховуються права громадянина. Так як документ вважається значущим і важливим, то повинні бути суттєві причини для його зміни.

Коли допускаються зміни?

Необхідність внесення змін у посадову інструкцію працівника може виникнути з різних причин. В законодавстві відсутня інформація про те, як правильно виконується даний процес, тому кожна компанія повинна самостійно закріплювати правила локальної нормативної документації.

Підстави внесення змін у посадову інструкцію зазвичай представлені такими ситуаціями:

впроваджуються у виробництво якісь унікальні технології, за рахунок чого працівники повинні виконувати нові задачі;
переходить компанія на нову модель управління;
потрібно внести деякі корективи у зв’язку з перекваліфікацією або підвищенням кваліфікації конкретного працівника;
розширюються обов’язки працівника з одночасним збільшенням його заробітної плати.

Процедура внесення змін у посадову інструкцію повинна проводитися тільки з попереднього схвалення самого працівника.

Нерідко інструкція виступає певним додатком до трудовою угодою. За таких умов допускається вносити зміни тільки складанням додаткової угоди. Якщо ж інструкція є окремим документом, то для внесення нових відомостей формується новий документ, який включає всі зміни. Додатково може формуватися нова посадова інструкція.

Правила внесення коригувань

Внесення змін у посадову інструкцію повинно здійснюватися при врахуванні правил:

про нововведення повідомляється всі співробітники;
працівники повинні дати згоду на проведення процедури;
на зміненому документі обов’язково повинна стояти підпис спеціаліста;
допускається внесення нововведень в односторонньому порядку роботодавцем, якщо такі зміни не мають відносини до основних умов трудової угоди.

Нерідко працівники не погоджуються з коригуваннями. В такому випадку потрібно знайти компроміс, але при цьому роботодавець не може прийняти рішення самостійно.

Що робити при відмові працівника?

Порядок внесення змін у посадову інструкцію працівника передбачає згоду спеціаліста на цей процес. Але часто працівники не бажають, щоб додавалися якісь додаткові трудові функції, тому відмовляються погоджуватися на нововведення.

Вимогу про необхідність згоди з боку працівника зумовлено тим, що якщо змінюються його трудові функції, то коригування повинна піддаватися не тільки сама інструкція, але і трудовий договір. На цей процес потрібно згода фахівця.

Якщо ж інструкція є окремим внутрішнім актом підприємства, внесення коригувань не призведе до зміни трудового договору. У цьому випадку роботодавець може змінити текст документа без згоди працівника.

Процедура зміни документа в односторонньому порядку

Процес залежить від того, чи будуть вноситися корективи в трудовий договір чи ні. Якщо інструкція представлена окремим документом, то її зміст не має відношення до трудовою угодою. Порядок внесення змін у посадову інструкцію при таких умовах передбачає виконання послідовних дій:

формується нова редакція документа;
нова документація затверджується керівництвом компанії, для чого видається відповідний наказ;
співробітник вивчає нову інструкцію, після чого підписує її.

Зазвичай такий спосіб використовується, якщо доручаються фахівця деякі обов’язки, що відповідають його посади і кваліфікації. При таких умовах трудові функції спеціаліста не змінюються, тому не потрібно згоду на внесення коригувань.

Зміна інструкції з внесенням коригувань в трудовий договір

Нерідко потрібно наділити працівника абсолютно новими обов’язками та повноваженнями, тому потрібно його згоду на внесення змін у посадову інструкцію. Прикладом може бути ситуація, коли поєднуються одним фахівцем різні посади. В цьому випадку процедура ділиться на етапи:

спочатку готується нова редакція документа, що містить відомості про те, які коригування будуть внесені в трудову функцію конкретного працівника підприємства;
співробітник компанії сповіщається про те, що будуть змінені його трудові обов’язки;
потрібно отримати дозвіл від фахівця на внесення коригувань, так як він повинен погодитися з тим, що йому доведеться справлятися зі своїми обов’язками на роботі при врахуванні нових умов;
формується додаткова угода до наявного трудовим контрактом;
роботодавцем видається наказ, на підставі якого затверджується нова редакція посадової інструкції;
наказ передається працівникові для ознайомлення, після чого громадянин ставить на документі свій підпис.

При таких умовах формується інструкція у формі окремого документа. Багато уваги приділяється правильному повідомленням співробітників і складання наказу про внесення змін у посадову інструкцію. Ці документи повинні зберігатися в компанії не менше п’яти років, щоб у роботодавця були докази того, що всі коригування були внесені з урахуванням вимог законодавства.

Правила складання наказу

При внесення коригувань у значимі документи, що мають відношення до працівникам підприємства, обов’язково потрібно роботодавцю видавати наказ. Зразок наказу про внесення змін у посадову інструкцію міститься нижче.

При складанні цього документа обов’язково вносяться до нього відомості:

номер наказу на підприємстві;
найменування документації та самої компанії, що випускає наказ;
дата складання документа;
реквізити підприємства;
інформація про самої посадової інструкції, в яку потрібно внести коригування;
перераховуються всі вносяться зміни, наприклад, вказується, які пункти втрачають чинність, а які відомості є новими для цього документа;
прописується дата, коли коригування вступлять в силу, причому зазвичай цей процес відбувається з того моменту, коли відомості про зміни передаються працівнику підприємства, а також може призначатися для цього будь-яка конкретна дата;
на працівника кадрового відділу компанії покладається обов’язок щодо передачі інформації про зміни працівникам підприємства.

Без наказу про внесення змін у посадову інструкцію додавання нових пунктів в цей документ не буде вважатися законним. Тому при таких умовах працівник підприємства може звернутися з скаргою в трудову інструкцію.

Як обліковується і зберігається наказ?

Наказ вважається основним документом для кожної організації, тому важливо грамотно його зберігати в компанії. Він потрібен і при внесенні змін у посадову інструкцію. Зразок даного документа дозволяє грамотно скласти його будь-якому керівнику компанії.

Після видання наказу, слід ознайомити з ним працівників. Після цього інформація про документ вноситься в спеціальний журнал обліку. Тут повинні міститися дані про дату його видання, а також прописується його номер.

Готовий документ, підписаний усіма зацікавленими особами, підшивається в журнал обліку. Він повинен зберігатися в компанії не менше п’яти років, хоча деякі організації зберігають такі важливі документи протягом більшого періоду часу.

Інформація про терміни зберігання різних документів на підприємстві зазвичай міститься у внутрішній документації компанії.

Як складається повідомлення?

Якщо потрібно внести зміни, які зачіпають трудові функції працівника, то неодмінно співробітник повинен повідомлятися про таке рішення роботодавця. Додатково від нього потрібно отримати дозвіл на такі коригування, а інакше не допускається внесення змін у посадову інструкцію. Повідомлення має складатися заздалегідь, причому у нього включаються наступні дані:

прописуються всі коригування, що вносяться в посадову інструкцію;
наводиться обґрунтування такого рішення керівництва організації;
зазначаються позитивні моменти для самого працівника, які можуть бути представлені його підвищенням або збільшенням зарплати.

З цим повідомленням працівник повинен ознайомитися, а якщо він згоден на коригування, то ставить на документі підпис. Додатково йому доведеться розписатися на наказі.

Зміна функцій працівника за угодою сторін

Зміна умов договору може здійснюватися не тільки за ініціативою роботодавця, але і за угодою сторін. Для цього використовуються правила, що містяться в ст. 72 ТК. У цьому випадку формується додаткова угода, яка прикладається до трудовим договором. В нього включаються всі коригування трудових функцій працівника підприємства.

Основні відомості про те, за якими правилами повинні вноситися зміни в інструкцію, що містяться у ст. 62 ТК. Якщо роботодавець з різних підстав змінює відомості в цьому документі, без погодження з працівником, що призводить до значної зміни трудових функцій спеціаліста, то громадянин може звернутися із скаргою до трудової інспекції або суду. Тому кожен роботодавець повинен відповідально підходити до своїх обов’язків.

Висновок

Внесення змін у посадову інструкцію може знадобитися з різних причин. Процедура залежить від того, чи відносяться ці коригування до безпосередніх трудових обов’язків працівника чи ні. Якщо потрібно змінити деякі пункти в трудовому договорі, то згоду працівника є обов’язковим. Якщо ж коригування не зачіпають зміст угоди, то вони можуть вноситись роботодавцем в односторонньому порядку.

Якщо керівник компанії порушує своїми діями права працівників, то він може притягуватися до адміністративної відповідальності, представленої великими штрафами. Додатково суд може визнати внесені зміни недійсними.