Утримання за невідпрацьовані дні відпустки при звільненні: бухгалтерська проводка, розрахунок відпускних

Відносини працівника і роботодавця – це досить складний процес. Саме тому його і регламентують правові акти, а також, зрозуміло, Трудовий кодекс країни. Безліч суперечок і питань виникає при звільненні співробітника. Тим більше, якщо роботодавець збирається проводити які-небудь утримання. До них можна віднести і утримання за невідпрацьовані дні відпустки при звільненні. Тут є свої нюанси, які необхідно знати як представнику роботодавця, так і працівника. Першому необхідно захистити свої інтереси, але не порушити чинне законодавство, а другого просто необхідно впевнитися, що його права не були порушені. Обидві сторони не повинні втрачати гроші. Тому в статті представлені найбільш часто задаються питання і розкриті типові ситуації.

Види відпусток. Адміністративний та учнівський

В першу чергу необхідно визначитися, які відпустки надаються працівникові. Їх існує декілька, в залежності від того, на якій роботі зайнятий працівник або ж по мети використання.

До останніх можна віднести адміністративний та учнівський відпустку. Перший являє собою дні, за які працівник не отримує оплату. Але при цьому йому не ставлять в табелі прогулу, так як неявка узгоджена з роботодавцем, і цей факт підтверджений наказом. Адміністративний відпустку зазвичай оформляється у непередбачених ситуаціях, наприклад, якщо необхідно з’їздити до рідних або ж сталося якесь нещастя. Так як адміністративний відпустку не оплачується, то і утримувати його ніхто не може.

Учнівський відпустку належить працівникові, який отримує першу вищу або середню освіту паралельно з роботою. Згідно із законодавством, роботодавець зобов’язаний надати дні учнівського відпустки при пред’явленні довідки-виклику, яке видає навчальний заклад. При цьому на кожному курсі є свій кількість днів для сесії та підсумкової атестації, які можуть бути сплачені. Тобто, на першому і другому курсах це сорок календарних днів, а на третьому і наступних – по п’ятдесят. Варто відзначити, що маються на увазі саме календарні дні відпустки. Продовження учнівського відпустки на дні свят не практикуються.

Якщо ж працівник отримує другу вищу освіту, то оплачувана учнівський відпустку йому не покладено. Отримати таку відпустку авансом не надається можливим, так як оплата проводиться після закінчення місяця, тобто відпускні не виписуються до терміну, як це відбувається з черговою відпусткою. Відповідно, утримання за невідпрацьовані дні відпустки при звільненні стосовного учнівського відпустки провадиться не можуть.

Черговий відпустку. Що говорить законодавство

Кожен співробітник має право отримати оплачувану відпустку, його також називають щорічним. Трудовий кодекс пояснює, які категорії працівників можуть розраховувати на оформлення відпустки. До них відносяться:

• Працівники, для яких це місце роботи є основним.
• Сумісники.
• Які працюють на дому або дистанційно.
• Співробітники, що виконують обов’язки протягом неповного робочого дня.

Цей список включає практично всіх, хто бере участь у трудовій діяльності на підприємстві. Таким чином, кожен працівник має право на відпустку в обумовлені строки і на певну кількість днів.

Яка тривалість щорічної основної оплачуваної відпустки на підприємстві? Стандартний відпустка для більшості організацій становить двадцять вісім календарних днів. Якщо говорити конкретніше, то стаття 115 Трудового кодексу підкреслює, що працівник не може отримати менше двадцяти восьми календарних днів щорічної відпустки в році. Однак є й інші категорії осіб, які мають право на більш тривалий період відпочинку, у зв’язку зі складністю роботи, а також працівники, які отримують додаткову відпустку, наприклад по шкідливості, або ж інваліди другої групи.

Додаткові відпустки. Аванс

Додаткові відпустки можуть надаватися ряду працівників. До них можна віднести тих, хто працює на Крайній Півночі, є інвалідом другої групи або працює у шкідливих умовах праці.

У всіх цих випадках законодавством передбачено додаткові дні відпочинку, які оплачує роботодавець. Цікавий той факт, що кожен з них, за винятком додаткової відпустки за шкідливість, може бути взятий співробітником авансом, тобто за ще не відпрацьований час. Таким чином, ці види відпусток також підлягають утриманню.

А от у випадку відпустки, яка надається тим, хто задіяний на підприємствах з шкідливими умовами праці, додаткові дні надаються строго за відпрацьований час. Тому і такого поняття, як «взяти відпустку авансом» для даного виду не існує. Тобто і утримувати їх немає можливості.

За який період можна дати відпустку?

Чому ж виникає ситуація, що необхідно зробити утримання за невідпрацьовані дні відпустки при звільненні? Здавалося б, що кожен має право на певну кількість днів відпочинку в році, і ніяких переизбытков бути не повинно. На практиці все виглядає інакше.

Трудовий кодекс, до якого і звертається роботодавець, стверджує, що перший відпустку працівник може отримати після того, як відпрацювали на підприємстві не менше шести місяців. При цьому може бути оформлено щорічну відпустку на чотирнадцять календарних днів, тобто рівно половина від запланованого.

Усі інші роки співробітник може брати встановлені дні відпочинку в будь-якому місяці, погодивши це з робочим графіком і графіком відпусток. Здавалося б, що працівник, який прийшов у листопаді і відпрацював кілька років, повинен брати відпустку після відпрацьованого роки, тобто не раніше листопада наступного року. Однак на практиці він може взяти його в будь-який час, наприклад, влітку. Якщо відпустка оформлений в червні, то співробітник «недопрацював» ще кілька місяців: липень, серпень, вересень і жовтень. Тобто за ці місяці йому ще й не покладався відпустку, саме таку ситуацію називають «відпустку авансом».

Розрахунок днів відпустки. Робота кадрів

У більшості компаній працівник може оформити відпустку на особисте прохання.

Як проводиться розрахунок днів? Якщо за календарний рік працівник має право на двадцять вісім днів відпустки, то це означає, що кожен місяць йому належить 2,33 дня. Так, якщо працівник, який влаштувався в листопаді, хоче взяти відпустку в червні, він може оформити його на 16 або 17 днів. В такому випадку, якщо співробітник зважиться на звільнення, він нічого не буде винен підприємству. Відповідно, і утримання за невідпрацьовані дні відпустки проводитися не буде. При цьому для розрахунку береться, як повний місяць, так і той, який був відпрацьований працівником більше ніж на половину.

На скільки днів можна оформити відпустку?

Що стосується прав працівника, то варто нагадати про статті 122 Трудового кодексу. Тут говориться, що громадянин має право оформити свою відпустку на будь-який час, повідомивши роботодавця за два тижні. Також це заздалегідь прописується в графіку відпусток на наступний рік. Так що працівник має право на отримання повної відпустки у зручний час.

Що стосується поділу визначених днів, то і тут підказку дає Трудовий кодекс. У ньому говориться, що можна брати відпустку по частинах. Проте варто відзначити, що одна частина повинна бути не менше 14 календарних днів. А от розмір подальших не регламентований. Однак не кожен роботодавець готовий оформляти відпустки по два або три дні. Тому співробітнику слід домовлятися з роботодавцем або з працівниками відділу кадрів.

Приблизна схема оформлення відпусток

У більшості організацій оформлення відпустки – справа проста. Якщо співробітник йде за графіком, який був складений в попередньому році, то не потрібно ніяких особистих заяв. За два тижні співробітники відділу кадрів складають наказ, в якому розписується керівник підприємства або структурного підрозділу, а також сам працівник. Слід бути уважними, так як саме в наказі прописані дати відпустки, а також кількість днів відпочинку. Підписуючи документ, працівник дає свою згоду на ці дати і конкретну кількість днів.

Якщо ж відпустку необхідно перенести або взяти дні за минуле час, то слід написати заяву, яка розглядає роботодавець. Після підписи керівних осіб також оформляється наказ. На підставі наказу складається записка-розрахунок, яка і відправляється в бухгалтерію.

Якщо працівник вирішив звільнитися

Однак спірні моменти починають виникати, якщо працівник, який оформив відпустку за невідпрацьований період, вирішив звільнитися. Відразу варто відзначити, що утримати його на підприємстві роботодавець не може. Відмовлятися віддавати трудову книжку співробітники відділу кадрів також не повинні, так як це буде незаконним.

Існує два способи мирного врегулювання. У першому випадку роботодавець просто утримує суму, яка була виписана за невідпрацьований час. Ця ситуація можлива, коли звільнення відбувається в кінці місяця, в якому були відпрацьовані всі дні. У цьому випадку вистачить коштів на погашення усієї суми. Другий варіант полягає в погашенні боргу, але вже готівкою в касу підприємства.

Варто відзначити, що деякі помилково вважають, що роботодавець не може утримати більше двадцяти відсотків від нарахованої оплати. В даному випадку посилаються на статтю 138 Трудового кодексу. Але слід розуміти, що тут мова йде саме про зарплату. Утримання ж за невідпрацьований період регламентується статтею 137. Тому роботодавець може утримати всю суму заробітної плати після вираховування податку.

Варто зазначити, що розрахунок днів відпустки може бути округлений тільки в бік працівника. Тобто роботодавець не може виробляти утримання за три дні замість 2,33. А за цілих два дні – може. Це закріплено в Трудовому кодексі.

Чи може роботодавець подати в суд?

Може виникнути ситуація, коли розрахунок невідпрацьованих днів відпустки проведений, а суми заробітку не вистачає для погашення всього боргу. Якщо працівник відмовляється погасити суму готівкою, то роботодавець несе збитки.

У цьому випадку існує дві думки, які відрізняються один від одного. У першому варіанті посилаються на закон № 169, в якому висловлюються тези про чергових і додаткових відпустках. Згідно з цим правовим документом, роботодавець не має право на стягнення з працівника після його звільнення.

Але багато фахівці згодні з тим, що даний документ суперечить ряду статей Трудового кодексу. Тому право подати на співробітника в суд є у будь-якого роботодавця.

Винятки з правил. Коли утримати не можна

В яких випадках утримання за невідпрацьовані дні відпустки при звільненні робити не можна? Трудовий кодекс виділяє наступні ситуації:

• Скорочення штату організації.
• Ліквідація підприємства.
• Відмова працівника від переведення на іншу роботу.
• Смерть співробітника.

Всі ці ситуації об’єднує те, що працівник не може їх передбачити, тобто і перевитрата днів відпустки стався не з його вини або ініціативи. В такому випадку роботодавець несе збитки. Співробітник не може відповідати за помилки роботодавця, це закріплено законодавством.

Дії бухгалтерії. Розрахунок

Розрахунок невідпрацьованих днів відпустки при звільненні проводять співробітники відділу кадрів. Однак на цьому робота не закінчується. Вони повинні видати наказ про звільнення, а на його основі скласти записку-розрахунок.

Однак далі вступає в справу бухоблік. Утримання за невідпрацьовані дні відпустки при звільненні проводять працівники бухгалтерії.

Після отримання наказу про звільнення, в якому прописані дні, які співробітник «відгуляв» за невідпрацьований час, бухгалтерія приступає до розрахунків. Для цього необхідно брати розрахунковий період, який використовувався для розрахунку відпускних. Тобто, якщо працівник відпочивав у червні, а звільняється у вересні, для розрахунку береться дванадцять місяців з червня по травень, а не з вересня по серпень. Це справедливо, оскільки утримується та ж сума, яка і була зайво виплачена.

Розрахунок відпускних проводиться за формулою, в якій беруть участь наступні показники:

• Середня кількість днів у розмірі 29,3.
• Кількість днів, необхідних утримати.
• Кількість відпрацьованих днів у конкретному розрахунковому періоді.
• Сума заробітку, яка входить у розрахунок середньої.

У разі якщо всі місяці були відпрацьовані повністю, то повна кількість відпрацьованих днів обчислюється шляхом множення 12 місяців на 29,3. Відповідно, якщо працівник влаштувався раніше, ніж 12 місяців до звільнення, множать на кількість відпрацьованих місяців.

Утримання та податки

Працівник отримав свої відпускні за весь період, навіть за той, який ще не був відпрацьований. Але і податок на доходи фізичних осіб також був знятий з усієї суми. Тобто, раз роботодавець утримує суму виплати, він повинен повернути утриманий з співробітника податок. Цей достатньо складний момент пояснюють фахівці Мінфіну. Варто зазначити, що код утримання за невідпрацьовані дні відпустки у довідці 2-ПДФО відсутня. Однак у програмі 1С може виникнути ситуація, коли в довідці відбувається відображення даної суми за кодом 2012 як компенсація за невикористану відпустку, але з мінусом. Але так як в місяць, коли були здійснені утримання із відпускних, помилки з боку роботодавця не було, ніяких додатковий поправок вносити не потрібно.

Після розрахунку суми, яку необхідно утримати, роботодавець повинен повідомити працівника, що він може повернути частину податку, утриманого раніше. Після письмової заяви з боку співробітника, можна зменшити податок за останній відпрацьований період на дану суму.

Основні проводки. Типова ситуація

Які подальші дії бухгалтера після розрахунку суми утримання за невідпрацьовані дні відпустки? Проводки. Саме їх складання також може викликати труднощі, особливо у фахівця.

Типові проведення наведені з урахуванням того, що утримання здійснюється з працівника адміністративного апарату.

Для того щоб відобразити безпосередньо нарахування заробітної плати працівнику, використовують рахунку 26 і 70, а саме:

• Дебет рахунку 20 Кредит рахунку 70.

Відображення утримання податку з цієї суми здійснюється за допомогою рахунку 68 і 70, а саме:

• Дебет рахунку 70 Кредит рахунка 68.

Бухгалтерська проводка утримання за невідпрацьовані дні відпустки показується у вигляді Сторно, тобто відображається з мінусом чи виділяється червоним кольором. Виглядає вона таким же чином, як і перша описана проводка.

Зворотним відображення другої проводки може стати в описі операції з сторнуванню ПДФО за утримання. Тобто дана проводка також виділяється червоним або ж пишеться з мінусом.

Виплата підсумкової суми працівникові за вирахуванням всіх утримань відображається за допомогою двох рахунків:

• 50 – у разі якщо гроші отримані з каси.
• 51 – у разі якщо гроші виплачені через банк.
• Рахунок 70.

Виглядає проводка наступним чином:

• Дебет рахунку 70 Кредит рахунку 50.

Таким чином, при звільненні працівника, який отримав дні відпустки за невідпрацьований час, може виникати ряд питань. Наприклад:

• Законно чи виробляти утримання.
• Як розрахувати дні, за які були зайві нараховані відпускні.
• Який період слід брати до розрахунку при утриманні відпустки.
• Яку частину заробітної плати можна утримати працівника.

На всі ці питання допомагає знайти відповідь Трудовий кодекс РФ. Також до нього варто звернутися і працівникові, щоб зрозуміти, не обмежили його права. Трудовий кодекс допомагає розібратися в спірних питаннях і довести свою точку зору.