Уніфіковані системи документації. ГОСТ Р 6.30-2003. Вимоги до оформлення документів
Практичне застосування інформації є основою уніфікації всіх форм представлення і формалізації вихідних даних для їх фіксації, передачі і точного сприйняття адресатом.
Коли інформація представлена документом, вона конкретна, знаходиться в області загальноприйнятих і уніфікованих норм, положень законодавства та вимог соціального або виробничого процесу. Це завжди точні формулювання і певна форма вираження сенсу для досягнення чітко поставленої мети.
Створення та зміст документа
Уніфіковані системи документації не грають ніякої ролі, настільки звично створювати документи кожен день з власної ініціативи і знань або заповнювати такі за певними правилами.
Життя саме по собі — вир інформації, але в кожен момент часу людині властиво щось як-то для чого-то складати і чітко фіксувати. За неписаним звичаєм уніфіковані системи документації формуються у свідомості кожної людини ще в школі, якщо не раніше. Але на початковому етапі свого розвитку людина не надає істотного значення, яке вони заслуговують.
Документ може бути двох принципово різних видів:
- бланк;
- структура і зміст.
Формально, бланкові документи – це звичайні форми, у які записується строго певна інформація. З документами такого роду постійно доводиться мати справу (дитячий садок, школа, поліклініка, робота, паспортний стіл, …).
Реальні документи враховують сформовані вимоги до їх оформлення. В іншому випадку вони будуть неправильно зрозумілі адресатом і потрібний результат не буде отриманий.
Кожен документ повинен бути оформлений за формою, мати чітку структуру і очікуване зміст, виражене у певному стилі.
Формально можна віднести до документів твори мистецтва, статті, дипломи, дисертації, книги та інші письмово-графічні роботи, але це значно більше розмитий за структурою і змістом результат перетворення інформації в строгу форму для сприйняття певним колом споживачів (адресатів).
Сутність систем уніфікації
Інформація обширна, але навіть якщо не брати в розрахунок зовнішні джерела, то кожна державна структура, підприємство, індивідуальний підприємець і звичайна людина перебуває в умовах (вимогах) вибору конкретної з навколишнього розмаїття уніфікованих норм.
Діючі державні уніфіковані системи документації практично у всіх випадках носять рекомендаційний характер. Зокрема, за чинним положенням.
Значна частина документів «обслуговує» сферу управління. Робочі ситуації повторюються, вживаються дії аналогічні, але завжди є особливості. ГОСТ Р 6.30-2003 істотно спрощує створення документів, і не тільки для сфери управління.
На загальну думку, уніфікація – це скорочення кількості та різноманітності документів, вимог до оформлення, логікою викладу змісту і структури. До уніфікації відносять також процеси створення, обробки і виконання документів. Має значення розмір носія, якщо це паперовий документ, або формат даних, якщо це електронний документ.
Сфери документообігу та семантика документів
Управління організацією – це важлива, але не єдина сфера, до якої мають пряме відношення уніфіковані системи документації. Бухгалтерія кожного підприємства використовують не тільки бланкові форми, в числі яких є бланки суворої звітності, але і широкий спектр документів «вільного» складання при дотриманні прийнятих законодавчих та місцевих норм, положень ГОСТ.
По Загальноросійському класифікатору діють кілька тематичних систем:
- банківська сфера;
- фінансова, облікова і звітна область бюджетних установ і організацій;
- звітно-статистична сфера;
- система документації з трудових питань;
- зовнішньоторговельна сфера та ін.
Уніфіковані системи документації РФ за тематикою охоплюють всю соціально-економічну інфраструктуру країни. Вони можуть мати специфіку по регіонах, по галузях промисловості, по області компетенції компанії.
Якщо дотримуватися Загальноросійського класифікатора, можна кожному виду документів призначати восьмизначний код та вести окремий облік. У більшості організацій використовують сформовані вимоги до оформлення документів і затверджують власні нормативні акти на їх базі.
Ключові позиції
Призначення документа вимагає наявності певних реквізитів. Відсутність потрібного реквізиту може призвести до недійсності документа або неможливості його виконання. В даному випадку лояльність ГОСТ Р 6.30-2003 не має ніякого значення.
Наказ про прийом на роботу містять конкретний спектр позицій. Наказ про створення відділу – інший. Посадова інструкція складається зовсім інакше, ніж квартальний звіт фінансового відділу.
При цьому багато реквізити мають особливості застосування. Наприклад, дата може нести різний смисл: момент підписання наказу, момент звільнення працівника, момент запуску виробництва, багатостороння угода. В останньому випадку може бути передбачена не лише дата підписання угоди кожною стороною, що завжди має юридичне значення, але і спільна дата, наприклад, початок дії узгоджених положень.
Вибір слів, формулювання фраз
Документообіг будь-якого підприємства, як комп’ютерна програма, в загальному випадку суворо формалізований процес. На відміну від програми, тут працює не комп’ютер, а людина. Можливі неточні формулювання. Але загальна канва при створенні документів визначається за ГОСТ 6.30-2003 в максимально можливому наближенні до його вимог.
Відступ від загальноприйнятої практики та вимог ГОСТ тут недоречно: наказ, положення, заява, розпорядження тощо – це не художні твори, і шукати форму вираження думки немає необхідності.
Гостируется не тільки словниковий набір, але і необхідні в кожному конкретному випадку частини мови і правильний відмінок. По сформованій практиці, в документах часто зустрічаються нісенітниці, пропущені слова, пропозиції, присутні нескладності, не властиві розмовної мови. Але так прийнято, і робити по-своєму недоцільно.
Щодо малюнків, їх підписів і позначень прийнято використовувати досвід розробки конструкторської документації, коли це очевидно необхідно. Однак ніщо не заважає оформити звичайний малюнок настільки ж ретельним чином.
Щодо таблиць положення Госту також має сенс враховувати. Це практика, що склалася, а кожна таблиця в робочому документі – насамперед керівництво до дії або інформація для прийняття рішення.
Словниковий запас, структура та логіка викладу
Текст повинен бути завжди зв’язний. Фрази взаємно обумовлюють один одного або вносять уточнення. Використовуються конкретні слова і словосполучення. Щоб прийняти людину на роботу, директор пише коротку резолюцію на правильно складеному заяві.
Заява про прийом на роботу, написане працівником за встановленою формою, візується в підрозділах підприємства і проходить попередній процес узгодження. Це ще не документ, але вже підстава для прийняття керівником підприємства остаточного рішення у формі конкретної фрази “в наказ”.
Що-небудь інше написати в резолюції припустимо, це не заборонено, але в будь-якій ситуації повинно мати обґрунтоване значення. Наприклад, випускник вузу. Може бути передбачена фраза в тексті заяви або у відповідності з логікою роботи підприємства – це надано вирішувати тільки директору.
Суттєвою і традиційною особливістю багатьох документів є дві частини:
- причина (підстава, мета);
- висновок (рішення, висновок, прохання).
Це не принципово, але там, де це логічно, слід чітко розділити всі необхідні фрази на дві складові. Держстандарт, уніфіковані системи документації та локальні положення самого підприємства повинні послужити фундаментом для побудови конструкцій, в яких тематика документа визначає, як саме становити причину і висновок.
В реальній практиці такий підхід прискорює створення важливих документів, дозволяє концентрувати увагу не на всьому тексті, а тільки на змінною його частини.
Локальні документи підприємства
Уніфікація і стандартизація документів властива кожному підприємству. Одні це оформляють письмово, інші дотримуються усної практики. Все залежить від масштабів бізнесу та рівня відповідальності.
Більшість локальних положень оформляється при створенні підприємства на підставі чинного законодавства, Дсту, нормативних даних, що діють у галузі або конкретній сфері бізнесу.
Такі уніфіковані системи документації унікальні і часто є ноу-хау конкретної компанії, ґрунтуються на використовуваному програмному забезпеченні і являють собою комерційну таємницю. Вони рідко змінюються, а зміни пов’язуються з етапами зростання компанії, розширенням сфери її компетенції або рівня бізнесу.
Важливими локальними документами є виробничі плани, технічні завдання, календарні плани робіт. Тут уніфікація і стандартизація документів носять характер аналогією. Кожний новий, наприклад, календарний план робиться за подобою попереднього, а нова облікова в політиці бухгалтерії формулюється на підставі попередньої з урахуванням змін зовнішніх вимог (законодавство, податкова, органи держконтролю, …)
Інформаційні потоки
Добре налагоджений документообіг підприємства, особливо коли логіка, структура і словниковий склад уніфікованої системи документації реалізовано у вигляді програмно-технічної системи управління, дозволяє не тільки спростити бізнес і функціональність співробітників, але і керувати їх активністю в потрібному напрямку, забезпечуючи автоматизацію створення документів, контролю за їх обробкою і виконанням.
Інфраструктура підприємства, реалізована у вигляді внутрішніх і зовнішніх інформаційних потоків, розписана за часом і змістом, дозволяє перевести управління підприємством на більш високий рівень.
Багато сучасні інформаційні системи вже давно працюють на рівні завдань, забезпечуючи формулювання необхідних вихідних даних та підготовку звітів. Роль працівників в такій системі лежить в області творчості та цілей компанії, а не в контексті того, як скласти той чи інший документ.
Поведінку компанії і співробітника
ГОСТ Р 6.30-2003 та інші нормативні документи визначають форму документів, реквізити, слова і фрази, уточнюють логіку вираження і розміри паперових носіїв, відступи, поля, межі малюнків, таблиць та інші технічні деталі – все це важливо і доцільно враховувати.
Нормальна робота компанії – це звичний документообіг, в якому роль кожного співробітника регламентируема і очікувана.
У цьому контексті та у зв’язку з особливостями сучасного рівня розвитку інформаційних технологій питання поведінки співробітника стало актуальним. На тлі очікуваного варіанти розвитку тих чи інших подій, робіт, документів можна виявити відхилення.
Цей аспект не менш значущий для побудови інфраструктури компанії. Важливо не тільки організувати правильну роботу з документами, але і забезпечити контроль самого процесу роботи з документами.
