Уніфіковані системи документації. ГОСТ Р 6.30-2003. Вимоги до оформлення документів
Ключові позиції
Призначення документа вимагає наявності певних реквізитів. Відсутність потрібного реквізиту може призвести до недійсності документа або неможливості його виконання. В даному випадку лояльність ГОСТ Р 6.30-2003 не має ніякого значення.
Наказ про прийом на роботу містять конкретний спектр позицій. Наказ про створення відділу – інший. Посадова інструкція складається зовсім інакше, ніж квартальний звіт фінансового відділу.
При цьому багато реквізити мають особливості застосування. Наприклад, дата може нести різний смисл: момент підписання наказу, момент звільнення працівника, момент запуску виробництва, багатостороння угода. В останньому випадку може бути передбачена не лише дата підписання угоди кожною стороною, що завжди має юридичне значення, але і спільна дата, наприклад, початок дії узгоджених положень.
Вибір слів, формулювання фраз
Документообіг будь-якого підприємства, як комп’ютерна програма, в загальному випадку суворо формалізований процес. На відміну від програми, тут працює не комп’ютер, а людина. Можливі неточні формулювання. Але загальна канва при створенні документів визначається за ГОСТ 6.30-2003 в максимально можливому наближенні до його вимог.
Відступ від загальноприйнятої практики та вимог ГОСТ тут недоречно: наказ, положення, заява, розпорядження тощо – це не художні твори, і шукати форму вираження думки немає необхідності.
Гостируется не тільки словниковий набір, але і необхідні в кожному конкретному випадку частини мови і правильний відмінок. По сформованій практиці, в документах часто зустрічаються нісенітниці, пропущені слова, пропозиції, присутні нескладності, не властиві розмовної мови. Але так прийнято, і робити по-своєму недоцільно.
Щодо малюнків, їх підписів і позначень прийнято використовувати досвід розробки конструкторської документації, коли це очевидно необхідно. Однак ніщо не заважає оформити звичайний малюнок настільки ж ретельним чином.
Щодо таблиць положення Госту також має сенс враховувати. Це практика, що склалася, а кожна таблиця в робочому документі – насамперед керівництво до дії або інформація для прийняття рішення.
