Уніфіковані системи документації. ГОСТ Р 6.30-2003. Вимоги до оформлення документів

Словниковий запас, структура та логіка викладу

Текст повинен бути завжди зв’язний. Фрази взаємно обумовлюють один одного або вносять уточнення. Використовуються конкретні слова і словосполучення. Щоб прийняти людину на роботу, директор пише коротку резолюцію на правильно складеному заяві.

Заява про прийом на роботу, написане працівником за встановленою формою, візується в підрозділах підприємства і проходить попередній процес узгодження. Це ще не документ, але вже підстава для прийняття керівником підприємства остаточного рішення у формі конкретної фрази “в наказ”.

Що-небудь інше написати в резолюції припустимо, це не заборонено, але в будь-якій ситуації повинно мати обґрунтоване значення. Наприклад, випускник вузу. Може бути передбачена фраза в тексті заяви або у відповідності з логікою роботи підприємства – це надано вирішувати тільки директору.

Суттєвою і традиційною особливістю багатьох документів є дві частини:

• причина (підстава, мета);
• висновок (рішення, висновок, прохання).

Це не принципово, але там, де це логічно, слід чітко розділити всі необхідні фрази на дві складові. Держстандарт, уніфіковані системи документації та локальні положення самого підприємства повинні послужити фундаментом для побудови конструкцій, в яких тематика документа визначає, як саме становити причину і висновок.

В реальній практиці такий підхід прискорює створення важливих документів, дозволяє концентрувати увагу не на всьому тексті, а тільки на змінною його частини.