Стандарт підприємства: організація та порядок розробки

На території Росії діє досить складна система стандартів, що включає в себе акти від національного до локального рівня, прийнятого на конкретному підприємстві. Кіпа «папірців» потрібна, щоб як всередині окремої фірми, так і на державному рівні все було приведено до єдиної формі – це виключає непорозуміння і різні трактування. Стандарт підприємства – обов’язковий звід правил будь-якої поважаючої себе фірми.

Які стандарти є в сучасній Росії

Виділяють наступні документи:

• національні;
• міжнародні, які пройшли спеціальну реєстрацію;
• правила, рекомендації, нормативи, що регламентують стандартизацію в країні;
• класифікації, класифікатори даних;
• стандарти підприємств;
• склепіння;
• регіональні;
• попередні національні.

Федеральний закон: що про стандарти?

Розробка стандарту підприємства розглядається у першій частині статті 11 Федерального закону № 184, прийнятого 27 грудня 2002 року. Цей правовий акт свідчить, що розробка, твердження – задачі, які вирішуються юридичними особами самостійно. Попередньо фахівцями проводиться аналіз необхідності впровадження стандартів на підприємстві, і якщо його результати показують виправданість такої дії, запускається механізм підготовки та затвердження.

Згідно ФЗ, цілями можуть бути:

• удосконалення виробничого процесу;
• поширення знань;
• застосування розробок.

Також закон дає юридичним особам права самостійно встановлювати порядок, в якому приймається, змінюється, відміняється система стандартів підприємства.

Проекти в центрі уваги

Поки розробка стандарту підприємства на рівні проекту, розробник має право запропонувати цей документ на розгляд технічного комітету. Його фахівці проводять експертизу і роблять висновки про прийнятність. Результати використовуються для підготовки офіційного висновку, який, будучи зареєстрованим за правилами документообігу, надсилається розробнику.

У разі успішного результату стандарти роботи підприємства можуть стати базою для формування документа національного рівня. Тут також спершу опрацьовують проект, який потім проходить процедуру затвердження. Те, як відбувається затвердження національного стандарту, що регламентує другий параграф 16-ї статті ФЗ №184.

Стандарти: що це таке?

Стандарти організацій, підприємства являють собою офіційно затверджений перелік вимог, що пред’являються до робочого процесу і його результатами. Їх розробляють співробітники підприємства. Документ має силу тільки на тому підприємстві, де він був прийнятий. Виняток: якщо дві компанії працюють в тісній співпраці, вони можуть встановити домовленість про взаємне розповсюдження документації. Як правило, така зазвичай закріплюється документом за підписом керівників фірм.

Державні стандарти підприємств і прийняті конкретною юридичною особою повинні знаходитися у відповідності один з одним. При розробці необхідно враховувати:

• Дсту;
• технічні регламенти;
• стандарти, що діють на міжнародному рівні.

При необхідності підприємство може скасувати введений раніше в силу документ. Відповідальність за якість виготовленого продукту як при діючих стандартах, так і без оних, повністю лежить на компанії. Документи не мають обмеженого терміну дії, конкретне рішення приймає компанія, що впроваджує їх у себе. Вона ж має право в будь-який момент призупинити їх дію або ввести обмеження.

Особливості розробки

Стандарти управління підприємством починаються з думки конкретного працівника про те, як це повинно виглядати. Далі до процесу приєднуються інші колеги ініціатора і, нарешті, керуючий персонал, остаточно затверджує нормативні акти. Головне завдання стандарту – звести воєдино уявлення всього персоналу про те, яка кінцева продукція (послуга), якими властивостями вона повинна володіти і як цього домогтися. Якщо передбачається виробництво товарів масового споживання, має сенс звернутися за допомогою до інших компаній, щоб розширити інформаційну базу і дати точну відповідь на питання «Чого очікує споживач?».

У стандарті звертають увагу на такі складові виробничого процесу:

• методики;
• сировину;
• інструментарій;
• внутрішні послуги;
• комплектуючі вироблених позицій;
• внутрішні процеси.

До останніх відносять:

• управлінські;
• менеджмент;
• технічні.

Досить докладно розглядає стандарт підприємства ГОСТ Р 1.5.

Класифікація стандартів

Зверніть увагу: в документі можна згадувати будь-які сторони виробничого процесу на свій розсуд, обмежень немає. Таке розмаїття дозволило ввести класифікацію на види, які, в свою чергу, поділяються на категорії. Виділяють стандарти:

• технічних умов, які регламентують виробництво, користування продуктом;
• габаритів, параметрів;
• типів;
• конструкційних особливостей;
• марок, складу продуктів, з яких виготовляють товар;
• зберігання, перевезення, маркування;
• приймання;
• проведення випробувань;
• контролю вимірювальної техніки;
• користування, ремонту;
• типових технологій.

Державний стандарт Російської Федерації контролює, виповнюється чи прийнятий «на озброєння» міжнародний стандарт підприємства, внутрішній.

Стандарт: погляд зсередини

Припустимо, у вас в руках виявилася брошура з багатообіцяючим заголовком «Вимоги, стандарти підприємства». Чого очікувати всередині?

Як правило, зміст такого видання – це перелік вимог. Головне завдання кожного з вказаних в ньому умов – підвищити якість виробленого фірмою товару (послуги). Завдяки стандартам стає простіше дотримуватися алгоритми виготовлення.

Зазвичай стандарти організацій, підприємства розглядають повний життєвий цикл товару, описуючи вимоги до кожного з етапів. Якщо у виробничому процесі використовуються різні матеріали та інструменти, якісно оформлена документація описує вимоги до номенклатури всіх позицій без винятку.

Де можна зустріти стандарти?

В якій організації користуються такими формализующими робочий процес паперами? Практика показує – практично скрізь. Значно спрощує і оптимізує роботу введення таких документів:

• СРО;
• об’єднаннях;
• наукових спільнотах;
• громадських організаціях;
• комерційних компаніях.

Словом, не можна розробити єдиний стандарт підприємства. Зразок у кожної фірми буде свій, так як специфіка компаній надто велика. Фахівці рекомендують в кожній компанії створювати документ самостійно, беручи за основу діючий ГОСТ.

Особливий випадок

Як вище вже було вказано, документацію не обов’язково впроваджувати на підприємстві – строгих вимог до цього немає. Але є один випадок, який вимагає особливої уваги з боку всіх співробітників компанії, від рядових робітників до управлінців вищої ланки. Це стандарт безпеки підприємства. Хоча його впровадження також не є обов’язковим, експерти сходяться на думці, що розробка такого документа бажана і підвищує не тільки ефективність роботи фірми, але, що важливіше, рівень безпеки.

Безпека буває різна:

• трудова;
• інформаційна;
• промислова;
• економічна.

Для кожної категорії необхідно розробити унікальний документ, який повністю відображає її особливості. Впровадження і дотримання таких актів дозволить ефективно працювати, не побоюючись витоку комерційних і виробничих таємниць, травм на виробництві, техногенних катастроф, кризи та інших складних ситуацій.

Регулюють закони стандарти?

Технічне регулювання в нашій країні закріплено федеральним законом. У ньому зазначено, що підприємство має право розробити власні технічні та нормативні документи, які підмінять собою:

• Санпін;
• СНиП;
• ГОСТ.

Це не лише стандарт підприємства, але і технічні регламенти.

Завдання створення нормативного акта покладається на певного співробітника (відділ), і результат його праці буде власністю фірми. Це означає, що застосування для інших компаній такого продукту інтелектуальної праці неприпустимо.

184-й Федеральний закон дозволяє компаніям, що працюють на території Росії, на свій розсуд визначати порядок створення документації. Якщо при укладенні договору, контракту поставити відсилання до документа, стандарт повинні будуть враховувати не тільки всередині фірми, але й інші об’єкти господарської діяльності.

Порядок розробки

Коротко процес створення стандарту можна описати наступними кроками:

• реєстрація;
• узгодження;
• твердження.

Починається все з складання плану, що відображає, як всередині організації буде розроблятися нова і оновлюватися затверджена раніше документація. В робочому процесі беруть участь:

• автор;
• колеги;
• керівники відділів;
• керівник компанії.

Етапи розробки:

• формування проекту;
• реєстрація стандарту;
• узгодження з повним переліком зацікавлених сторін, що включає в себе первинну розсилку, отримання зворотного зв’язку, коригування документа, вторинну розсилку (цикл повторюється, поки не буде досягнутий якісний результат);
• отримання віз на остаточному проекті з аркушем погодження;
• затвердження керівником підприємства.

Проект: етапи розробки

Стандарт підприємства спершу готується у формі проекту. Визначається процес, який підлягає стандартизації, і автор докладно описує, як він реалізований у компанії в даний час. Далі документ передають помічникові керівника, де він реєструється в системі внутрішнього документообігу. Документ отримує унікальний шифр, а після затвердження буде включений в список діючих документів. Помічник керівника буде відповідальний за процес реєстрації стандарту.

Для коректної реєстрації стандарт підприємства отримує унікальне позначення. У ньому відображені:

• індекс («СТО»);
• індекс компанії;
• порядковий номер, отриманий при реєстрації;
• порядковий номер поточної версії;
• рік затвердження у форматі 4 цифр.

Для стандартів у компанії вводять окрему нумерацію, і кожен наступний отримує наступний за попереднім номер, без пропусків. Для спрощення контролю вводять журнал реєстрації. Якщо в майбутньому деякий стандарт скасовується, номер за ним зберігається, присвоювати його іншим документом неприпустимо.

Погодження проекту

Список осіб, що погоджують документ, який формується автором стандарту або особою, якій доручено внесення змін в діючий документ. По мірі готовності першої редакції кожному адресату надсилається копія для вивчення. В сучасних компаніях для цього користуються комп’ютерною технікою – для «чорнових» варіантів наявність друкованої версії необов’язково. Якщо в організації є посада «директор з правових питань», він – найголовніше особа в списку узгоджувальних.

Коли документація отримує унікальний номер, проект можна розіслати керівникам відділів. Кожен з них має право підготувати пропозиції, зауваження, у встановлені терміни (до трьох робочих днів направляється автору стандарту. Якщо той чи інший відділ не відповів вчасно, відповідальний за стандарт фахівець звертається до керівника відділу та інформує свого безпосереднього начальника або начальника того відділу, який ініціював створення документа.

Далі автор аналізує надійшли йому коригування та вносить зміни. Якщо фахівець вважає, що пропозиції некоректні, звертаються до вищого чину (директор з правових питань), який приймає рішення: вносити правки чи ні. Коли зміни завершені, нова версія знову направляється на узгодження змін списком адрес. Первинне узгодження автор отримує електронно, після чого готує проект наказу про підготовку нового акта до впровадження і погоджує проект в паперовій формі. Коли зацікавлені особи офіційно висловили схвалення, можна направити новоспечений стандарт на підпис керівнику компанії.

Вимоги до стандартів

Щоб коректно формувати і приймати документацію на підприємстві, необхідно попередньо затвердити «Методику побудови стандартів». Ще один нормативний документ, який спростить формування та затвердження шуканих актів – «Правила оформлення стандартів». Прописавши такі раз і затвердивши у керівника, тим самим компанія прискорює формування окремо взятих стандартів і зменшує необхідність правок і ризик виникнення конфліктних ситуацій, коли у одного співробітника є одне бачення оформлення документа, у другого – інше, що може спровокувати хвилю службових записок і розтягування строків.

Коректний документообіг передбачає стандартизацію реєстрації розроблюваних проектів і затверджених документів. Для цього зручно вести спеціальний журнал. Бланки можна купити готовими в канцелярських магазинах, а можна оформляти від руки в звичайному зошиті. Якщо компанія відрізняється великою кількістю стандартів, додатковий журнал можна ввести для обліку тих документів, які знаходяться на перевірці.

Важливі нюанси

Стандартний термін узгодження проекту документа – три робочих дні.

Стандартний термін погодження змін до стандарту – три робочих дні.

Щоб стандарт почали враховувати в роботі фірми, його потрібно ввести в дію, випустивши внутрішній наказ і ознайомивши з ним усіх зацікавлених осіб.

Автор стандарту готує проект наказу про заходах, пов’язаних з введенням стандарту в дію.

Стандарти: правила зберігання

Якщо в компанії налагоджений документообіг на паперових носіях, тоді наказом по компанії призначають особа, відповідальна за зберігання стандартів. Йому інкримінуються зобов’язання забезпечити:

• умови для тривалого зберігання паперів без нанесення їм шкоди;
• наявність документації у місцях, відведених для її зберігання.

Умови зберігання припускають:

• місця, доступ до яких є у обмеженого числа осіб;
• адекватні атмосферні умови (вологість до 80%, температура 15-25°C, відсутність шкідливих факторів).

Зберігання стандартів включають в посадові обов’язки таких осіб:

• автор документа;
• керівник відділу;
• особа, призначена відповідальною.

Порядок зберігання:

• затверджений оригінал документа передається відповідальному за правові питання керівнику;
• призначений відповідальним за зберігання документів співробітник робить позначку «Контрольний примірник» на титульному аркуші;
• оригінал підшивається в архів, включається до реєстру;
• начальники відділів, які отримали на руки копії документації, підшивають їх у папки, що зберігаються в їх підрозділах.

А якщо треба прибрати?

Вилучення втратив чинність стандарту проводиться на підставі спеціального наказу, що видається по підприємству. Для цього скликають нараду, протоколюють його і формують проект наказу. На нараді повинні бути присутні начальники всіх відділів, в роботі яких стандарт застосовувався. Автор стандарту призначається відповідальним за організацію заходу. Він же готує проект наказу та погоджує його із зацікавленими посадовими особами, а потім передає разом з аркушем погодження на підпис першої особи фірми. Всі зміни щодо стандарту вписуються в журнал реєстрації.