Штатна чисельність працівників – це що таке? Як її розрахувати?

Штатна чисельність працівників – це та кількість необхідних працівників, з допомогою яких ви зможете досягати поставлених цілей і розвивати компанію. У бізнесменів-початківців, особливо на ранніх етапах, виникає безліч питань, пов’язаних з цим поняттям. Як розрахувати штатну чисельність, які фахівці необхідні в першу чергу. Не розібравшись у цих питаннях, не вдасться запустити навіть саме невелике виробництво або компанію.

Для чого потрібно визначати штатну чисельність?

Штатна чисельність працівників – це те, без чого не обходиться жодне успішне та ефективне підприємство. Враховувати та стежити за цим показником важливо, так як від нього залежить кінцевий успіх вашого бізнесу.

Необхідно, щоб керівник і начальник відділу кадрів не забували контролювати ці параметри, постійно оновлювали статистичні дані, надаючи актуальні відомості. Дані щодо штатної чисельності працівників необхідно регулярно заносити звітні документи. Їх складання регламентовано відповідними законодавчими актами та вимогами.

Визначення штатної чисельності персоналу

У широкому сенсі штатна чисельність працівників – це кількість співробітників компанії або підприємства, що входять у його штат. Або це число, яке значиться в затвердженому керівником (це обов’язкова вимога), штатному розкладі.

Окремо варто зазначити, що сезонні працівники або працівники, з якими ви укладаєте тимчасові трудові договори, загальне штатний розклад не входять. Тому враховувати їх не потрібно.

Вживання даного поняття стало особливо поширене в бізнес-плануванні при визначенні значення чисельності персоналу. Також воно досить часто зустрічається при обговоренні найбільш ефективних управлінських рішень питань, пов’язаних з розвитком підприємства чи компанії.

Як документально зафіксувати кількість співробітників?

Для того щоб кількість співробітників було офіційно зафіксовано і до вас не було претензій з боку податкових органів, ні від трудової інспекції, необхідно ретельно і скрупульозно вести відповідну документацію.

Штатна чисельність працівників – це показник, який бажано прописати в статуті компанії. Однак це необов’язкове вимогу. Зазвичай даний показник розраховується на великих підприємствах, переважно державних. За цим там строго стежать. Навпаки, у комерційних структурах йому приділяють менше значення, що не завжди виправдано. Більшість фахівців схиляються до того, що проводити даний облік необхідно, навіть незважаючи на те, що зробити це найчастіше досить складно.

Сезонні працівники

За фактом керівники підприємств часто стикаються з ситуацією, коли чисельність працівників за штатним розкладом істотно менше запланованої спочатку. Це пов’язано з тим, що підприємствам набагато вигідніше наймати сезонних або тимчасових співробітників, ніж укладати офіційні договору і включати працівника в штат.

В останньому випадку за нього необхідно платити всі відповідні податки і страхові виплати – до фонду обов’язкового медичного страхування, пенсійний фонд Росії. Якщо ж працівник працює на тимчасовій основі, то на цьому можна заощадити. На це часто і йдуть керівники зазвичай невеликих фірм і компаній.

До того ж, коли структура і штатна чисельність працівників невисока, простіше вести їх облік. А якщо потреби в послугах конкретного співробітника виникають нерегулярно, то йому не треба щомісяця платити заробітну плату, а можна обмежитися виплатами за фактом за обсяг безпосередньо виконаної роботи.

До речі, зручна система найму на тимчасову або сезонну роботу поширена в багатьох країнах світу. Цим займаються спеціалізовані агентства, які вам підшукують необхідних працівників на заздалегідь визначений часовий період.

Часто такі агентства набирають собі в штат працівників, які потім за лізинговими операціями переходять з однієї компанії в іншу. Так ви можете здійснювати повноцінне функціонування компанії, не змінюючи при цьому середньоспискову чисельність штатних працівників. Як правило, це відноситься до виробничих і господарських спеціальностями. Наприклад, співробітникам клінінгових компаній, охоронцям, ремонтним працівникам.

Розрахунок штатної чисельності працівників

В даний час розроблено декілька методик, з допомогою яких можна проводити необхідні розрахунки штатної чисельності ваших співробітників. Але є методи, які поширені більше інших, їх успішно застосовують більшість компаній і організацій.

Розрахунок штатної чисельності працівників, в основу якого покладено поняття трудових норм, що представляється найбільш перспективним і ефективним. При такому способі необхідно проводити ретельний облік невиходів працівників з різних причин, в тому числі і поважних, який, в кінцевому рахунку повинен відповідати затвердженим планом. Всі ці розрахунки включаються до річну і квартальну бухгалтерську звітність.

При цьому не варто забувати, що кожне підприємство, яким би невеликим воно не було, має законне право самостійно розробляти нормативи і приймати методичні рекомендації штатної чисельності працівників. Надалі воно може дотримуватися їх при здійсненні розрахунків скільки завгодно часу.

Кількість штату співробітників

Рекомендації щодо визначення штатної чисельності працівників тісно пов’язані з таким поняттям, як кількість штату. По суті, це твір значення нормативної чисельності працівників та відповідного коефіцієнта, який повинен враховувати плановий невихід персоналу на роботу. Природно, невихід враховує тільки поважні причини, такі як хвороби, декретні відпустки, відрядження, обставини термінового сімейного характеру. Таким чином визначається кількість працівників, яку необхідно вашому підприємству, для повноцінного функціонування, враховуючи всі можливі життєві обставини.

Розраховується це так. Плановий коефіцієнт невиходу працівників складається з відсотком невиходів, який, у свою чергу, переводять в частки, шляхом планомірного ділення на 100. Така методика визначення штатної чисельності працівників вважається однією з найбільш перспективних.

Звітність щодо штатної чисельності працівників

Нерідко на підприємствах керівництво вимагає офіційного документального обліку штатної чисельності співробітників. Для цього складаються спискові дані, в яких враховуються нормативи для визначення розміру штату компанії.

Дані, внесені до цих списків, повинні відповідати кількості працівників, які включені в табель. Так можна ефективно і без зайвих трудовитрат фіксувати відвідуваність.

Також не варто забувати, що при визначенні штатної чисельності працівників рекомендації, розроблені трудовою інспекцією, необхідно дотримуватися. Адже від цього безпосередньо залежатиме правильність розрахунків.

Зокрема, в штатний розклад необхідно заносити всіх співробітників, без винятків, з якими укладені офіційні довгострокові трудові договори. Також необхідно проводити ретельний облік осіб, яким офіційно нараховується грошову винагороду на виконання ними своїх обов’язків.

Цікавий момент, в табель необхідно вносити всіх співробітників, навіть у тих випадках, коли вони не є на своє робоче місце. Причому неважливо, з яких причин – поважних чи ні. Кінцеві дані, наявні в таблиці, повинні суворо відповідати даним, які є в табелі.

Норми обліку трудового часу

Так як розрахувати штатну чисельність працівників нелегко, необхідно враховувати норми обліку трудового часу. Це суттєво полегшить роботу спеціалістам відділу кадрів. Цей показник фіксує загальні витрати робочого часу, що керівник підприємства або відповідного відділу встановлює конкретного працівника або групи працівників. Робочий час, необхідний на виконання завдання, необхідно закладати на етапі визначення технічних і організаційних умов, згідно з якими буде виконуватися поставлена задача.

Важливо при цьому пам’ятати, що самі працівники повинні строго відповідати тому рівню кваліфікації, який необхідний для виконання визначеної задачі. В іншому разі норми обліку трудового часу доведеться коригувати. Причому, якщо працівники менш кваліфіковані, ніж потрібно, то в більшу сторону, що призведе до того, що кінцева мета буде досягнута набагато пізніше, ніж планувалося.

Всі роботи на підприємстві повинні бути охоплені цими тимчасовими нормами. Тільки в цьому випадку виробництво буде функціонувати чітко і безперебійно. До того ж, завдяки врахуванню трудового часу, ви отримаєте об’єктивні дані щодо необхідної чисельності персоналу. На даному етапі можливий перегляд кількості співробітників у бік збільшення або скорочення штатної чисельності працівників.

Розрахунок тимчасових норм

Також обов’язковим для відділу кадрів вважається розрахунок тимчасових норм. Їх також відносять до тимчасових витрат. До них належать дослідження положень нормативно-правових документів, оформлення та надсилання відповідних запитів, вивчення та аналіз матеріалів і даних, що відносяться до конкретної галузі, в якій здійснює свою діяльність ваша компанія. Також важливо контролювати реалізацію намічених програм і планів.

Також в норми часу включаються ті витрати, які необхідні для реалізації заходів, без яких виконання поставлених завдань виявиться неможливим, а також годинник, які підуть на підготовку підсумкової фінансової звітності.

Визначаються дані норми виходячи з установленої штатної чисельності персоналу. Відповідні цифри включаються в табель.

Дані показники, як правило, у всіх фірмах встановлюються за один фінансовий рік. При цьому чисельність працівників повинна відповідати нормативам, сукупним трудових витрат, які необхідні, щоб виконати конкретне завдання.

Визначаючи кінцеву штатну чисельність, важливо врахувати і правильно розрахувати коефіцієнт невиходу. У нього необхідно включити час, який співробітники проводять у планових відпустках, дні, які в середньому будуть присвячені підвищенню кваліфікації, навчання і перенавчання, врахувати тимчасову непрацездатність.

Не варто забувати і про поправочних коефіцієнтах. До них відносять час, який працівник витрачає на особисті потреби або відпочинок в процесі роботи. Наприклад, до них варто віднести перекури. Про них не можна забувати, так як в противному разі цифри на виході будуть невірними, і ви не отримаєте той результат, на який розраховували.

Планування часових показників

Ще один важливий момент, заради якого ведуть облік штатної чисельності працівників, оцінка їх праці і потенціалу. У кінцевому рахунку, це один з ключових показників. У це число входять всі працівники, незалежно від того, яка на конкретному підприємстві структура організації. Варто лише не забувати вчасно вносити нових співробітників і виключати звільнених.

Щоб розрахувати штатну чисельність, відділом кадрів формується баланс часу, в який заносяться тимчасові робочі показники кожного співробітника.

Основу складає календарний фонд робочого часу. З нього варто відняти тільки в святкові дні, вихідні, а також планові та додаткові відпустки, які надаються працівникам відповідно до статуту вашого підприємства.

Не варто забувати про відпустки, що надаються працівникам державою. В першу чергу, мова йде про декреті. Обчислення невиходів через хворобу виробляється у відповідності зі середньостатистичними показниками.

Також в даний план необхідно внести кількість неявок, які можуть статися, а також тривалість робочого дня кожного окремого співробітника.

У тимчасовому фонді існують три розділу. Це календарний, номінальний ефективний і фонди.

Підсумкові значення календарного збігаються з плановими показниками. Якщо виробництво працює з періодичного типу, то з календарного фонду слід відняти вихідні і святкові дні. Так ви отримаєте номінальне значення.

І, нарешті, ефективний фонд являє собою номінальний, в якому не враховані неявки працівників по хворобі, громадських доручень і планових відпусток.

У підсумку штатна чисельність персоналу вашої організації визначається, виходячи з безлічі різних параметрів, основними з яких є заданий кількість працівників, які потрібні для обслуговування усіх робочих місць, наявних на виробництві.