Матеріальна допомога працівнику і порядок її виплати

Один з найбільш відомих видів гарантій соціального порядку – виділення підприємством працівникові так званої матеріальної допомоги. Досить часто вона є складовою частиною пропонованого наймачем «соціального пакету». Але на практиці її отримання майже завжди супроводжується безліччю заплутаних питань у процедурі самої виплати та супутнього оподаткуванню.

Давайте визначимося з термінами

Питання заохочення, преміювання працівників, а також різноманітної матеріальної допомоги зустрічаються повсюдно і часом зовсім не прості. Розібратися з ними допоможе Трудовий кодекс.

До поняття “винагорода за працю” (ст. 129 ТК) відноситься не тільки зарплата, але і компенсаційні, стимулюючі виплати, премії та інші види заохочень. Система розрахунків регламентується трудовим договором, відповідно до законодавства, і практикуються роботодавцем видом оплати праці.

Розміри встановлених окладів (тарифних ставок), компенсацій і стимулюючих надбавок, порядок преміювання містяться в колективному договорі та інших локальних документах.

Крім цього, роботодавець має можливість заохочення сумлінних працівників шляхом видачі позапланової премії, оголошення подяки, нагородження грамотою або подарунком.

Що таке премії і стимулюючі виплати

До них відносяться деякі доплати, надбавки та інші види матеріального заохочення. Вони, на відміну від компенсаційних, не виробляються за працю в особливих умовах (наприклад, з шкідливими речовинами) і не обмежені законодавчо в розмірах.

Якщо в трудовому договорі йдеться про нарахування премій з певною періодичністю, і немає інших умов їх видачі, отже, вони розглядаються як частина трудового заробітку і підлягають обов’язковій виплаті.

Припустимо, при прийомі на роботу договором передбачений пункт про видачу матеріальної допомоги до відпустки із зазначенням суми. Тоді без додаткових документів роботодавець зобов’язаний цю виплату зробити. Якщо розмір її не вказано, буде потрібно посилання на локальний акт (положення про преміювання), з яким працівника ознайомлюють під розпис.

Для премій разового характеру достатньо наказу керівника з зазначенням підстави і розміру виплати.

Допомога трудящому: у чому її нюанси?

Поняття “матеріальна допомога працівнику” стоїть дещо окремо в системі нарахувань.

Давайте розберемося, що це таке. Вже з визначення видно, що одноразова матеріальна допомога – різновид трудових гарантій, яка носить соціальний характер. Її не можна виплатити за сумлінну працю або професійну майстерність. Її цільове призначення – підтримати працівника у ситуації несприятливої фінансової ситуації.

Підстави, за якими призначається одноразова матеріальна допомога, – це, як правило, непередбачені обставини, передбачають серйозні грошові витрати. Це може бути заподіяння фізичної або матеріальної шкоди, події, що вимагають значних витрат (весілля, народження дітей, на поховання).

Отже, матеріальна допомога ніяк не залежить від результатів виробництва або самого працівника. Вона має строго індивідуальний характер і виплачується тільки за особистою заявою працівника з додатком підтверджують особливі обставини документів. Також вона не може бути регулярною і служити компенсацією за понесені витрати.

Надання матеріальної допомоги має на меті вирішення виниклих проблем співробітників. Посилання на можливість її отримання найчастіше включаються в локальні нормативні акти підприємства.

Але наявність такої можливості не передбачає автоматичної обов’язки роботодавця видавати допомогу всім і на постійній основі, перетворюючи її в різновид премії.

“Материалка” до відпустки

Це найбільш частий варіант. Але щоб не розцінювати її як преміювання і не пов’язувати з результатами праці, повинні виконуватися такі умови:

• Причина виплати названої суми – виникнення подій чи обставин (можливо, надзвичайного характеру), не пов’язаних з регулярними результатами праці працівника.
• Виплата матеріальної допомоги відбувається за заявою адресата з обов’язковим додатком свідоцтв та інших підтвердних документів.
• Величина її з заробітною платою ніяк не пов’язана.
• Періодичності надання такого роду допомоги не існує.

Деколи ці умови важко логічно “прив’язати” до щорічної відпустки. Роботодавцям доводиться йти на всілякі хитрощі.

Якщо всі пункти дотримані, така виплата може розцінюватися як матеріальна допомога і не обкладатися ПДФО (за умови, що сума не перевищує 4000 руб. за календарний рік).

Що не відноситься до даного поняття

В нормативних актах може обумовлюватися можливість виплати допомоги працівнику в разі форс-мажорної ситуації. Якщо ж виплата позначена в якості регулярної, незалежно від обставин, віднести саме до матеріальної допомоги її не вийде. Це вже елемент оплати праці, що підлягає оподаткуванню. Як відомо, виплати соціального характеру, визначені в колективному договорі, не звільняються від податків.

Якщо, на думку керівника, причина, зазначена в заяві працівника, є обставиною непередбаченого характеру, він видає наказ із зазначенням суми допомоги та терміну її виплати. На цілі і періодичність звільняється від податків допомогою законодавчо обмежень не встановлено, це питання – на розсуд роботодавця.

А що каже закон?

Згідно з законодавством, під поняття матеріальної допомоги потрапляє будь-яка передача як грошей, так і ліків, продуктів, одягу або взуття, транспорту та інших матеріальних ресурсів нужденним особам. Це трактування Національного стандарту РФ (ГОСТ Р 52495-2005) у частині соціального обслуговування.

Стосується це передусім осіб, постраждалих від терактів або стихійних лих. Але чіткого трактування надання її рядовим працівникам в законодавстві немає. У загальному випадку під це визначення потрапляє нанесення шкоди здоров’ю (не з вини підприємства), фінансових неприємностей в особливо великому розмірі і, як було згадано вище, знаменна подія, наприклад, поява дитини.

Нагадуємо, що закон навіть у цих випадках не зобов’язує роботодавця надавати допомогу працівникові, тобто це абсолютно добровільна справа.

Будьте конкретні

У положенні про матеріальну допомогу організації всі обставини її виплати повинні бути прописані максимально точно, невизначені формулювання типу “в цілях соціального захисту” неприпустимі. Інакше податкова служба запідозрить керівництво у спробах знизити розмір податкової бази.

На великому підприємстві порядок виплати її у філіях повинен строго відповідати тому ж, що і в центральному офісі. Вольності в трактуванні наказу головного неприпустимі.

Наказ про виплату допомоги видається у разі, коли керівник, ознайомившись з заявою працівника та перевіривши документи, виражає згоду. Про що ще варто знати?

В наказі по підприємству повинна фігурувати точна сума і строк виплати, а також ПІБ одержувача допомоги, підстава та посилання на нормативний документ, що регламентує систему матеріальної допомоги в організації.

Також обов’язкове зазначення джерел (наприклад, за рахунок прибутку поточного або минулих років).

Бухгалтерський облік допомоги

Вона може бути перерахована за безготівковим розрахунком на вказаний працівником рахунок, може бути видана готівкою з каси підприємства. У цьому випадку допустимо її нарахування спільно з зарплатою і внесення у відомість, або ж має місце окрема видача за касовим ордером.

В системі бухобліку матеріальна допомога працівнику проходить за кредитом рахунку 73, що іменується як «розрахунки з персоналом по іншим операціям». Інша справа – коли мова йде про сторонніх осіб.

Матеріальна допомога родичам працівника або колишньому співробітнику (на похорон або дороге лікування) обліковується за рахунком 76 («розрахунки з різними дебіторами і кредиторами»).

Дебет залежить від джерела виплати:

• дебет рахунку 84 – якщо виплата за рахунок сум прибутку минулих років;
• дебет рахунку 91 – коли виплачується за рахунок поточної прибутку.

Внески до обов’язкових соціальних фондів

Згідно листів і інструкцій Мінздоровсоцрозвитку Росії, тільки та допомога передбачає нарахування страхових внесків, яка здійснюється в рамках трудових відносин організації і її співробітника. Звільняється від внесків та, яка виявляється:

• колишньому співробітнику (після дати звільнення);
• співробітникові з нагоди смерті родича;
• матеріальна допомога в зв’язку зі стихійними лихами та іншими надзвичайними обставинами.

Також не підлягають нарахуванню внески на суми, виплачені матері і батькові (причому роздільно, якщо обидва працюють на підприємстві) на народження дитини, надана до настання однорічного віку малюка. Розмір при цьому не повинен перевищувати 50 000 рублів.

Як було сказано вище, не обкладається податком і внесками допомога, не перевищує 4000 руб. на одну людину за календарний рік.

Як нараховується ПДФО

Чи оподатковується матеріальна допомога ПДФО? Йому не підлягають такі її різновиди:

• “материалка” на народження дитини (якщо виплата здійснюється в перший рік життя, і сума – в межах 50 000 руб.);
• допомога, надана звільненому по інвалідності, який вийшов на пенсію (у даному випадку вона також не повинна бути більше 4000 рублів);
• фінансова підтримка у разі дорогого лікування, у зв’язку з відпусткою, навчанням або важким сімейним фінансовим становищем. У всіх цих випадках верхня межа неоподатковуваної суми – ті ж чотири тисячі рублів протягом року;
• матеріальна допомога працівнику у зв’язку зі смертю члена сім’ї або родичам померлого колеги (в документах організації потрібно чітко вказати допустиму ступінь споріднення).

Сума підтримки того, хто звільнений на загальних підставах, обкладається ПДФО.

Матеріальна допомога: оподаткування

Правильним буде нараховувати податок на прибуток, коли справа стосується матеріальної допомоги? Ст. 270 Податкового кодексу РФ розцінює її як соціальну виплату, не потрапляє під категорію витрат на оплату праці. Саме тому вона не враховується при нарахуванні цього податку.

Але якщо регулярні виплати до відпустки підприємство буде позиціонувати як матеріальну допомогу, їх віднесуть до системи оплати, включать витрати і врахують при розрахунку податку.

Береться з матдопомоги ЕСН…

Об’єкт оподаткування в даному випадку – винагороди та виплати за договорами (цивільно-правовим і трудовим) на виконання робіт або надання послуг. Розглянуте в даній статті поняття матеріальної допомоги не відноситься ні до однієї із згаданих категорій, т. к. не пов’язане з виконанням трудової обов’язки працівником, ні з діяльністю організації. Суми її не можна враховувати при визначенні прибутку.

Таким чином, об’єкт обкладення ЕСН відсутня. Більш детально підстави даного твердження викладені в ст. 238 НК РФ.

Щодо внесків в ПФР. Вони також не будуть нараховуватися на підставі ст. 10 ФЗ N 167-ФЗ від 15.12.01 р. Дана стаття встановлює базу оподаткування пенсійними внесками ідентично податкової бази по ЕСН. Такий порядок прийнятий, виходячи з принципу пенсійного страхування – пенсія формується за рахунок виплат трудового характеру.

…та інші внески?

При нарахуванні внесків від профзахворювань і нещасних випадків слід керуватися насамперед законом № 125-ФЗ від 24.07.98 р. (в редакції від 01.12.04 р.), визначає порядок і правила нарахування таких внесків, та переліком виплат, від яких вони звільнені. Згідно цим документам, що підлягає оподаткуванню бази цілком і повністю виключаються виплати тим, хто не перебуває в трудових відносинах з організацією (наприклад, родичам або колишнім працівникам).

Видається ж співробітникам допомога не підлягає обліку, згідно зі списком ситуацій-причин її виплати. Це, наприклад, пожежа, стихійне лихо, крадіжка, каліцтво, смерть близького родича або самого працівника і ряд інших.

Теоретично на інші (не входять у перелік) види страхових випадків внески повинні нараховуватися, на чому наполягають фахівці ФСС. Мотивують вони це тим, що список “звільнень” закритий і містить кінцеве число пунктів. Але таке твердження входить в явне протиріччя з положенням про облік виключно сум трудових доходів.

Як правило, остаточний висновок по даній темі потрібно приймати щоразу на місцях. Деколи такі спори доводиться врегулювати в залі суду.

Аналогічний перелік не підлягають оподаткуванню доходів містить стаття 217 НК РФ.

Буває, що працівник, який потребує допомоги, не знає, в якій формі її правильно попросити. І навіть коли питання попередньо узгоджений з начальством, залишаються неясності. Як грамотно скласти заяву на матеріальну допомогу працівнику? Ми постараємося привести типовий зразок. Він буде лише приблизними, так як кожен випадок індивідуальний.

Заява-зразок на матеріальну допомогу

Насамперед цей документ, як будь-яку заяву, зобов’язаний мати в “шапці” відомості, кому і від кого він адресований. Для чого у верхньому правому куті вказується посада, Ф. В. О. керівника, повне найменування підприємства (організації), нижче – Ф. В. О. заявника та його посаду.

По центру далі – заголовок (Заяву).

Текст, як правило, починається зі слів “Прошу надати матеріальну допомогу…”, а потім слідують докладні причини звернення. Виклад їх має бути стислим, лаконічним, без художніх приукрашиваний і емоцій, що відображає суть справи.

Якщо є документи, що підтверджують подія-причину звернення, вони повинні бути перераховані по порядку з додатком копій. Наприклад, у разі народження дитини або смерті родича потрібні відповідні свідоцтва.

Внизу заяви проставляється дата за підписом заявника.

На що можна претендувати?

У тексті дозволяється вказувати бажану грошову суму. Але це зовсім не означає, що роботодавець зобов’язаний виплатити саме її. Названа цифра послужить йому орієнтиром, а остаточний розмір матеріальної допомоги визначить він сам.

Якщо начальник прийме позитивне рішення (погодиться задовольнити прохання), їм буде видано наказ з точним зазначенням суми. На підставі чого працівник має право отримати ці гроші в касі організації.