Серйозне і поширена помилка – думати, що бізнес-процеси обов’язково повинні бути прибутковими. Це вірно, якщо процес пов’язаний, наприклад, з прямими продажами. Не можна говорити про прибуток в інших процесах – формування кадрової звітності або проміжної відвантаження товару. Додавання цінності – не є отримання прибутку.
Не потрібно писати величезні простирадла з дуже докладних деталями. На такі «шедеври» навіть дивитися страшно, не кажучи про вивчення або оптимізації. Лаконічність і простота – основні вимоги до оформлення бізнес-процесів.
Не можна плутати корпоративні бізнес-процеси і IT процеси, які не мають нічого спільного один з одним, крім назв. Вважайте IT процеси просто повними тезками, не більше того.
Немає сенсу винаходити свої авторські способи зображення процесів. Краще всього використовувати готові системи, наприклад BPMN2.0 або IDEF3, які мінімізують помилки і допоможуть стандартизувати ваші процеси, щоб вони були зрозумілими самої широкої аудиторії користувачів.
Часта помилка – описати бізнес-процеси «як є» і на цьому заспокоїтися. В результаті виходить «опис заради опису». Виконавці забувають, що створення графічних процесів – лише інструмент для досягнення головної мети: поліпшень, оптимізацій, зниження витрат, збільшення прибутковості і т. д. Прописати бізнес-процеси – тільки початок. Найцікавіше починається пізніше.
При аналізі та коригуванні бізнес-процесів в жодному разі не можна ігнорувати зовнішній контекст, особливо у сучасному мінливому світі. Контрагенти, конкуренти, кризи, зміни в податках – у зовнішньому середовищі дрібниць немає.
Стереотипи, пов’язані з японськими «легендами» про ощадливому виробництві, принципи виробництва в Тойоті, системі «кайдзен» і т. д. Не маючи поняття про суть японського менеджменту якості, консультанти або самі співробітники намагаються підігнати свою нову систему бізнес-процесів під японський трафарет. Чужі трафарети ніколи і нікому не допомагали, особливо це стосується японських розробок, які пов’язані, насамперед, з особливостями культури і менталітету.
Занадто багато уваги приділяється другорядним деталям: докладний опис процесу замовлення корпоративних обідів навряд чи зіграє якусь роль в підвищенні ефективності роботи компанії. Описувати та оптимізувати потрібно всі дії в усіх відділах, але пріоритети потрібно знати і дотримуватися.
