Етикет ділового листа. Приклади фраз ділового листа. Загальні правила складання ділових листів

Інформативність

Формат, структура, обсяг, мова – все це стосується коректної роботи з інформацією. Особливість і характер подачі її – теж інструмент, показник бажання вести листування і здібності скласти грамотний текст листа – шанобливо і максимально коректно по відношенню до адресата. Текст краще сприймається в тому обсязі, який поміщається на одному екрані, тобто формат аркуша А4. Вкладення, що надсилаються з листом, не повинні перевищувати трьох мегабайт, тому що їх може не пропустити поштовий сервер адресата. Файли, що пересилаються, не будуть створювати проблем адресату, якщо використовуються універсальні кодування rar або Zip. Текст відповіді повинен поміщатися вгорі, а не внизу, тобто на початку листа, що позбавить адресата від пошуків.

Відповідь, як вже було згадано вище, не можна писати як новий лист, потрібно зберігати історію листування, щоб адресат не шукав початкове повідомлення. Мова ділового листа повинен бути максимально простий і зрозумілий, з мінімумом використання внутрішньокорпоративної, професійної лексики, сленгу, англіцизмів, скорочень і абревіатур. Втім, усередині компанії при листуванні застосовувати все це можна, оскільки таким чином і ефективність, і швидкість спілкування значно підвищується, а тому вважається допустимим і цілком етичним. Внутрішня переписка зазвичай скорочень та сленгу складається практично повністю. А от у спілкуванні з зовнішніми партнерами або діловими клієнтами такі випадки майже ніколи не зустрічаються.